I. Tổng quan
Tính năng này sử dụng công nghệ AI để tự động nhận diện và trích xuất các thông tin quan trọng (như số hiệu, ngày ban hành, trích yếu,…) từ tệp văn bản được tải lên. Việc này giúp anh/chị tiết kiệm thời gian nhập liệu và đảm bảo tính chính xác khi thêm mới văn bản đến hoặc văn bản đi. Tính năng được thiết kế cho cán bộ văn thư hoặc người dùng được phân quyền xử lý văn bản.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Trên menu chức năng bên trái, chọn Quản lý văn bản.
2. Chuyển sang tab quản lý loại văn bản muốn thêm (Văn bản đến/Văn bản đi/Văn bản nội bộ).
3. Nhấn nút Thêm mới ở góc trên bên phải màn hình.
4. Tại mục Tệp văn bản, anh/chị kéo thả hoặc nhấn vào để tải tệp từ máy tính lên.
5. Ngay sau khi tải tệp lên, một cửa sổ mới sẽ hiện ra. Hệ thống sẽ tự động trích xuất thông tin từ tệp và hiển thị ở khung bên phải để anh/chị kiểm tra.
6. Nhấn Lưu tệp và thông tin trích xuất để hệ thống tự động điền các thông tin vừa trích xuất vào biểu mẫu thêm mới.
III. Lưu ý
- Nếu anh/chị chỉ muốn đính kèm tệp mà không điền thông tin tự động, hãy chọn Lưu tệp.
- Anh/chị có thể tải lên nhiều tệp văn bản trong một lần.
- Sau khi lưu, danh sách các tệp đã tải lên sẽ hiển thị tại mục Tệp văn bản. Anh/chị có thể nhấn vào nút Xóa bên cạnh tệp để gỡ bỏ nếu cần.
