1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng tạo và quản lý sổ văn bản đến – đi trên AMIS Văn thư, giúp đơn vị lưu trữ, quản lý các loại văn bản một cách khoa học, thống nhất và thuận tiện cho việc tra cứu khi cần.
Nội dung bài viết gồm:
- Tạo sổ văn bản đến – đi
- Các tiện ích quản lý sổ văn bản
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Tạo sổ văn bản đến – đi
Bước 1: Tại phân hệ Quản lý sổ văn bản, chọn Sổ văn bản đến hoặc Sổ văn bản đi\ nhấn Thêm mới
Bước 2: Tại cửa sổ thêm sổ văn bản:
- Tên sổ: thông thường nên đặt tên sổ theo tính chất chung của các văn bản trong sổ để tiện theo dõi.
- Người quản lý: chọn 1 hoặc nhiều quản lý, quản lý có quyền Xem, Chỉnh sửa, Xóa sổ
- Đơn vị: chọn bộ phận/phòng ban được quyền xem sổ (chỉ được chọn 1 bộ phận/phòng ban)
- Người xem sổ: chọn 1 hoặc nhiều người xem sổ thuộc đơn vị đã chọn
- Trạng thái: phần mềm mặc định sẵn trạng thái Đang hoạt động, chỉ có thể Ngừng hoạt động khi trong sổ không chứa văn bản nào
Bước 3: Điền xong thông tin, nhấn Lưu
2.2. Các tiện ích tại Quản lý sổ văn bản
- Sửa sổ văn bản
- Xóa sổ văn bản (chỉ xóa được những sổ chưa có văn bản và người quản lý sổ mới có quyền thực hiện chức năng này)
- Tìm kiếm sổ văn bản theo tên sổ văn bản, tên đơn vị, phong ban hoặc có liên quan đến user
- Tùy chỉnh cột hiển thị tại danh sách sổ để phù hợp với nhu cầu theo dõi
