Để dễ dàng quản lý số văn, bản đảm bảo tính nhất quán, dễ dàng tra cứu và lưu trữ văn bản, chương trình cho phép thiết lập sẵn quy tắc tự động đánh số văn bản, giúp văn thư không cần nhập số văn bản thủ công, tránh sai xót.
Hướng dẫn chi tiết
I. Thiết lập bộ đánh số tự động
1. Trên giao diện văn thư > vào Thiết lập > Quy tắc đánh số văn bản đi.
2. Nhấn Thêm mới, và thiết lập quy tắc với các thông tin sau:
- Quy tắc đánh số: nhập chữ, ký tự và trường trộn.
Ví dụ:
-
- Số hiệu của văn bản tại đơn vị được đánh như sau: CV/01/2023, CV/02/12/9/2023,…
- Quy tắc đánh số của văn bản trên phần mềm là: CV/[Số thứ tự]/[Ngày phát hành]/[Tháng phát hành]/[Năm phát hành]
- Bắt đầu từ số: là số bắt đầu đánh cho văn bản khi áp dụng bộ đánh số này.
Ví dụ: trước khi áp dụng bộ đánh số này, đơn vị đã có 4 văn bản thì thiết lập cho bộ đánh số này bắt đầu từ số 5.
- Đánh số:
- Theo các năm: bắt đầu lại khi sang năm mới
- Liên tiếp các năm: tiếp nối số từ năm trước
- Cho phép chỉnh sửa số văn bản: nếu tích chọn lựa chọn này, nhân viên văn thư có thể chỉnh sửa số khi thêm văn bản.
3. Áp dụng quy tắc đánh số này cho:
- Loại văn bản: tích chọn Tất cả các loại văn bản, hoặc một số loại văn bản
- Sổ văn bản: tích chọn sổ văn bản và chọn sổ, khi văn bản được thêm cho vào sổ sẽ áp dụng quy tắc đánh số này.
- Nếu quy tắc đánh số cho văn bản không có sổ, anh/chị tích chọn “Văn bản không có sổ“.
2. Thêm văn bản
Khi thêm văn bản đi, chương trình sẽ tự động nhận diện loại văn bản, sổ văn bản và đánh số theo quy tắc tương ứng.
