1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng thiết lập quy tắc tự động đánh số văn bản trên AMIS Văn thư, giúp đảm bảo tính nhất quán trong quản lý số văn bản, hạn chế sai sót và hỗ trợ tra cứu, lưu trữ dễ dàng hơn.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập bộ đánh số tự động
- Áp dụng khi thêm văn bản
2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Truy cập vào phân hệ Thiết lập\ Quy tắc đánh số văn bản đi.
Bước 2: Quy tắc đánh số: nhập chữ, ký tự và trường trộn.
- Bắt đầu từ số: là số bắt đầu đánh cho văn bản khi áp dụng bộ đánh số này.
Ví dụ: trước khi áp dụng bộ đánh số này, đơn vị đã có 4 văn bản thì thiết lập cho bộ đánh số này bắt đầu từ số 5.
- Đánh số:
- Theo các năm: bắt đầu lại khi sang năm mới
- Liên tiếp các năm: tiếp nối số từ năm trước
- Cho phép chỉnh sửa số văn bản: nếu tích chọn lựa chọn này, nhân viên văn thư có thể chỉnh sửa số khi thêm văn bản.
Bước 3: Áp dụng quy tắc đánh số này cho:
- Loại văn bản: tích chọn Tất cả các loại văn bản, hoặc một số loại văn bản
- Sổ văn bản: tích chọn sổ văn bản và chọn sổ, khi văn bản được thêm cho vào sổ sẽ áp dụng quy tắc đánh số này.
- Nếu quy tắc đánh số cho văn bản không có sổ, tích chọn “Văn bản không có sổ“.
Khi thêm văn bản đi, chương trình sẽ tự động nhận diện loại văn bản, sổ văn bản và đánh số theo quy tắc tương ứng.
