Cổng ứng viên (Hướng dẫn dành cho HR)

Giúp HR thiết lập các thông tin hiển thị trên Cổng ứng viên, mang đến sự chuyên nghiệp trong công tác tuyển dụng, ứng viên được chủ động nắm bắt thông tin trong suốt quá trình.

Xem thêm: Hướng dẫn ứng viên sử dụng Cổng ứng viên xem tại đây.

Hướng dẫn chi tiết

Thiết lập Cổng ứng viên

Anh chị HR truy cập vào phân hệ Thiết lập > Cổng ứng viên. Tại đây, anh chị có thể thêm/sắp xếp các mục thông tin sẽ hiển thị trên Cổng.

Các tiện ích để thiết lập Cổng ứng viên:

  • Nhấn “Thêm liên kết” để thêm các trường thông tin hiển thị trên Cổng, kèm theo liên kết điều hướng khi ứng viên nhấn vào trường thông tin đó.
  • Di chuột đến mục thông tin để sửa/xóa.
  • Nhấn giữ và kéo thả để sắp xếp lại thứ tự của các mục thông tin.

Thông tin trên hồ sơ của ứng viên Cổng ứng viên và AMIS Tuyển dụng sẽ được đồng bộ 2 chiều:

  • Nếu ứng viên tự cập nhật hồ sơ trên Cổng, HR sẽ nhận được thông báo trên AMIS Tuyển dụng.
  • Nếu HR sửa hồ sơ trên AMIS Tuyển dụng, thông tin sẽ được cập nhật lên Cổng để ứng viên theo dõi.

Gửi email cho ứng viên kèm đường dẫn truy cập vào Cổng ứng viên

Trong quá trình triển khai tuyển dụng, khi HR cần gửi email thông báo cho ứng viên trên Tin tuyển dụng (Ví dụ: xác nhận ứng tuyển, hẹn lịch phỏng vấn, thông báo kết quả phỏng vấn,…) nội dung email sẽ có thêm nút “Theo dõi quá trình tuyển dụng“.

Ứng viên click vào nút này sẽ được chuyển sang Cổng ứng viên để thực hiện Đăng ký/Đăng nhập tài khoản theo dõi thông tin tuyển dụng.

Ngoài ra, anh chị HR có thể thiết lập thêm trên mẫu email tiện ích “Tự động gửi email cho ứng viên khi mới được thêm vào hệ thống (chưa chuyển đến tin)“. Khi đó, chỉ cần email của ứng viên được ghi nhận vào hệ thống, chương trình sẽ tự động gửi mẫu email tương ứng.

Lưu ý:

  • Chương trình căn cứ theo đơn vị áp dụng của mẫu email để gửi đến ứng viên thuộc đơn vị đó.
    • Nếu gửi mail cho ứng viên thuộc kho tiềm năng, chương trình căn cứ vào thông tin Đơn vị sử dụng.
    • Nếu ứng viên gửi mail cho ứng viên không thuộc kho tiềm năng, chương trình mặc định thuộc đơn vị cấp cao nhất.
  • Nếu có nhiều mẫu email thỏa mãn đơn vị của ứng viên, chương trình sẽ ưu tiên gửi mail theo đúng đơn vị. Ví dụ: Ứng viên thuộc khối sản xuất, có 1 email áp dụng cho KSX và 1 email áp dụng cho toàn MISA thì gửi theo mẫu của KSX.

Ngay sau khi ứng viên đã truy cập thành công vào Cổng ứng viên, trên chi tiết hồ sơ, HR có thể xem được thông tin tài khoản Cổng ứng viên.

Gửi lời mời nhận việc cho ứng viên

1. Thiết lập mẫu thư mời nhận việc

HR truy cập vào phân hệ Thiết lập > Biểu mẫu > Mẫu mời nhận việc. Nhấn “Thêm mới” và khai báo các thông tin phù hợp.

Anh chị có thể sử dụng AI để nhận được gợi ý mẫu thư mời nhận việc theo mong muốn. Trong đó, HR sử dụng các trường trộn để chương trình tự động điền thông tin của ứng viên khi gửi thư mời:

  • Thêm trường trộn [Đồng ý/từ chối nhận việc] để ứng viên tiện phản hồi quyết định cho HR nắm được.
  • Thêm trường trộn [Điền thông tin tiếp nhận] để thu nhập thông tin của ứng viên nếu ứng viên đồng ý nhận việc.

2. Gửi thư mời nhận việc

Trên giao diện chi tiết ứng viên, chọn tab Mời nhận việc > nhấn Mời ứng viên nhận việc và thực hiện theo 3 bước sau:

  • Bước 1: Nhập thông tin nhận việc

HR điền các thông tin cần thiết cho ứng viên nắm được trong ngày nhận việc.

  • Bước 2: Nhập nội dung

HR chọn nhanh từ mẫu và tùy chỉnh nếu cần.

  • Bước 3: Xem và gửi

Khi đó, chương trình sẽ gửi thông báo đến ứng viên để ứng viên truy cập vào Cổng ứng viên và xác nhận Đồng ý/Từ chối nhận việc; Điền thông tin tiếp nhận nếu đồng ý nhận việc.

Lịch sử offer sẽ được cập nhật trên Chi tiết ứng viên để HR tiện theo dõi.

Giới thiệu chung về Cổng ứng viên

Cổng ứng viên: Là nơi ứng viên được theo dõi toàn bộ quá trình tuyển dụng của mình tại doanh nghiệp. Tùy theo thiết lập của HR, ứng viên có thể theo dõi các thông tin như:

  • Thông tin chung của tin tuyển dụng mà ứng viên đã ứng tuyển.
  • Quy trình tuyển dụng: Là danh sách các vòng tuyển dụng của vị trí công việc mà ứng viên đang ứng tuyển. Chương trình sẽ cập nhật nội dung email trao đổi giữa HR – ứng viên và các file đính kèm (nếu có). Email gửi khi ứng viên đang ở vòng nào thì hiển thị tại vòng đó, được sắp xếp theo thứ tự từ mới đến cũ.
  • Xem thông tin, đánh giá về công ty đang ứng tuyển

Ứng viên có thể:

  • Tự cập nhật hồ sơ cá nhân.
  • Tương tác, theo dõi hoạt động tức thời (Sẽ đáp ứng trong phiên bản sau)

Cập nhật 18/07/2024


Bài viết này hữu ích chứ?

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS với gần 200.000 khách hàng doanh nghiệp đang sử dụng

Bài viết liên quan

Đã dùng phần mềm là đang chuyển đổi số. Bạn đã có lộ trình?
Đăng kí ngay để nhận sách "Hướng dẫn Chuyển đổi số theo ngành nghề". Giúp tăng doanh thu, giảm chi phí, mở rộng hoạt động kinh doanh hiệu quả.