I. Tổng quan lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Mục đích: Bài viết giới thiệu quy trình lập, phát hành và các thao tác liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Nội dung bài viết gồm: Lập chứng từ, phát hành chứng từ, chỉnh sửa, cập nhật, in, lập thư xác nhận, nhân bản chứng từ.
Phạm vi áp dụng: HR, kế toán tiền lương.
II. Cách lập và phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Để lập và phát hành chứng từ khấu trừ thuế, cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Lập chứng từ
- Vào Chứng từ khấu trừ thuế\Chứng từ\nhấn Lập chứng từ.
Bước 2: Thêm người nộp thuế
Cách 1: Chọn từ hồ sơ
- Tại chi tiết chứng từ, nhấn Chọn người nộp thuế để chọn từ hồ sơ người nộp thuế lên chứng từ.
Cách 2: Thêm mới
- Nhập thông tin vào từng trường tương ứng hoặc chọn dấu “+” để khai báo thông tin người nộp thuế mới.
Bước 3: Thêm lịch sử trả thu nhập
Cách 1: Chọn lịch sử trả thu nhập
- Nhấn Chọn lịch sử thu nhập sau đó tích vào lịch sử thu nhập cần kê khai vào chứng từ.
Cách 2: Nhập tay lịch sử trả thu nhập
- Nhập đầy đủ các thông tin tại mục Thông tin thuế TNCN khấu trừ.
Bước 4: Lưu và phát hành chứng từ
- Nhấn Lưu và phát hành để ký số.
Lưu ý: Sau khi lập chứng từ khấu trừ thuế cho người nộp thuế mới (nhân viên mới hoặc vãng lai mới), thông tin của người nộp thuế mới sẽ được cập nhật về hồ sơ người nộp thuế.
Xem hướng dẫn điền các chỉ tiêu trên chứng từ khấu trừ thuế tại đây.
Bước 5: Gửi email chứng từ (nếu cần)
Sau khi phát hành chứng từ, có thể gửi email chứng từ cho người nộp thuế trong trường hợp người nộp thuế tự đi quyết toán thuế.
III. Cách chỉnh sửa và cập nhật chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Để chỉnh sửa, cập nhật chứng từ đã lưu nhưng chưa phát hành, cần thực hiện như sau:
Bước 1: Chỉnh sửa chứng từ
Nhấn Chỉnh sửa để sửa thông tin.
Bước 2: Cập nhật chứng từ
Nhấn Cập nhật để đồng bộ dữ liệu mới chỉnh sửa về chứng từ (Ví dụ: Sau khi chỉnh sửa thông tin tổ chức trả thu nhập tại Thiết lập\Thông tin đơn vị\nhấn “Cập nhật” để thông tin vừa chỉnh sửa đồng bộ về chứng từ).
Lưu ý:
Ngày lập chứng từ là ngày lập và lưu chứng từ ban đầu. Khi sửa hay tích cập nhật thông tin trong chứng từ đã lập, không làm thay đổi ngày lập chứng từ.
Ngày chứng từ = ngày ghi nhận trong chứng từ = Ngày phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Vì vậy, Chứng từ lập nháp, chưa phát hành, thì chưa có ngày phát hành chứng từ. Chỉ có ngày lập chứng từ.
IV. Cách in, lập thư xác nhận và nhân bản chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Để in/lập thư xác nhận/nhân bản chứng từ, cần thực hiện như sau:
- Nhấn In để in chứng từ.
- Nhấn Lập thư xác nhận để lập thư xác nhận thu nhập cho nhân viên tự quyết toán trong trường hợp không ủy quyền cho công ty quyết toán thuế. Ngoài ra có thể thêm hàng loạt thư xác nhận cho nhiều nhân viên, xem hướng dẫn tại đây.
- Nhấn Nhân bản để tạo chứng từ mới từ chứng từ cũ.
