Phát hành chứng từ thuế TNCN bị cơ quan thuế từ chối lỗi Định dạng không hợp lệ

Nội dung

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn xử lý chứng từ khấu trừ điện tử bị Cơ quan thuế từ chối do định dạng không hợp lệ.

Biểu hiện: Chứng từ khấu trừ điện tử đã phát hành bị Cơ quan thuế từ chối với lý do “định dạng không hợp lệ”.

Nội dung:
– Kiểm tra Mã số thuế hoặc số định danh cá nhân
– Kiểm tra ký tự đặc biệt trong thông tin cá nhân
– Lập lại chứng từ đúng thông tin

Phạm vi áp dụng: Kế toán, nhân viên kê khai thuế, người dùng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế điện tử

2. Cách xử lý

2.1 Kiểm tra Mã số thuế hoặc số định danh cá nhân

Kiểm tra xem người nộp thuế đã chuyển từ mã số thuế sang số định danh cá nhân hay chưa bằng cách tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế:

– Truy cập website: https://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstcn.jsp
– Nhập thông tin cá nhân để tra cứu:

Nếu kết quả tra cứu hiển thị số CCCD → tại chỉ tiêu [06] Mã số thuế, ghi số định danh cá nhân.
Nếu kết quả vẫn hiển thị MST cũ → tại chỉ tiêu [06] Mã số thuế, ghi mã số thuế do Cơ quan thuế cấp (không sử dụng số CCCD).

2.2 Kiểm tra ký tự đặc biệt trong thông tin cá nhân

Kiểm tra các dòng thông tin trong mục II. THÔNG TIN CÁ NHÂN, HỘ KINH DOANH, CÁ NHÂN KINH DOANH để đảm bảo không điền các ký tự đặc biệt (như @, #, $, %, &, v.v.) vào các trường thông tin.

Các ký tự đặc biệt có thể khiến chứng từ bị từ chối do không đúng định dạng quy định.

2.3 Lập lại chứng từ khấu trừ điện tử đúng thông tin

Chứng từ đã phát hành bị từ chối không thể sửa trực tiếp. Cần lập lại chứng từ mới với thông tin chính xác:

Bước 1: Trên dòng chứng từ bị từ chối không hợp lệ → Nhấp vào biểu tượng ba chấm ở cuối dòng → Chọn Nhân bản chứng từ.
Bước 2: Phần mềm sẽ tạo chứng từ mới có sẵn thông tin → Kiểm tra và sửa lại thông tin đã sai (Mã số thuế, ký tự đặc biệt,…) → nhấn Lưu\Phát hành hoặc Lưu và phát hành lại chứng từ.

3. Lưu ý

– Cơ quan thuế chỉ công nhận chứng từ có trạng thái hợp lệ. Các chứng từ bị trả về với trạng thái không hợp lệ không thể xóa hoặc hủy trên phần mềm.
– Với các chứng từ không hợp lệ, người dùng cần kiểm tra lỗi do cơ quan thuế trả về, điều chỉnh thông tin và lập lại chứng từ phát hành. Không cần thực hiện xử lý sai sót đối với các chứng từ có trạng thái dữ liệu không hợp lệ.

Cập nhật 12/05/2026

Bài viết này hữu ích chứ?

Có Không