Chi tiết cách điền thông tin trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
A. Tổng quan
Bài viết giúp đơn vị hiểu rõ cách điền đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và thuận tiện cho việc kê khai, quyết toán thuế.
Đối tượng áp dụng
- Nhân sự (HR)
- Kế toán tiền lương / kế toán thuế
- Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ và cấp chứng từ TNCN
Nội dung:
- Hướng dẫn điền thông tin tổ chức trả thu nhập
- Hướng dẫn điền thông tin người nộp thuế
- Hướng dẫn điền thông tin thuế thu nhập cá nhân khấu trừ
B. Hướng dẫn thao tác
I. Thông tin tổ chức trả thu nhập
Thông tin tổ chức trả thu nhập bao gồm: Tên tổ chức trả thu nhập, Mã số thuế, Điện thoại, Địa chỉ đều được tự động lấy từ thông tin đơn vị đã khai báo ban đầu.
Lưu ý: Để sửa các chỉ tiêu từ [1] Tên tổ chức trả thu nhập, [2] Mã số thuế, [3] Địa chỉ, [4] Điện thoại. Anh/chị chỉnh sửa tại Thiết lập\Thông tin đơn vị, khi đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào chứng từ mới hoặc chứng từ chưa phát hành trong năm hiện tại.
II. Thông tin cá nhân, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
[05] Họ và tên: chọn người nộp thuế hoặc nhấn thêm mới người nộp thuế hoặc nhập tay thông tin nếu chưa khai báo NNT là vãng lai tại hồ sơ người nộp thuế.
[06] Mã số thuế: Nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế thì bắt buộc điền. Anh chị điền số định danh cá nhân 12 số nếu hệ thống thuế đã đồng bộ với dữ liệu dân cư quốc gia. Điền mã số thuế cá nhân 10 số nếu hệ thống thuế chưa được đồng bộ hoặc là người nước ngoài chưa có số định danh cá nhân.
[07] Quốc tịch: Chọn Quốc tịch theo danh mục của Thuế. Nếu người nộp thuế là Người Việt Nam thì chọn Quốc tịch Việt Nam. Nếu người nộp thuế là người nước ngoài thì chọn Quốc tịch tương ứng (bắt buộc điền).
[08] Cá nhân cư trú: Tích chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân cư trú. Xem quy định về cá nhân cư trú, cá nhân không cư trú tại đây.
[09] Cá nhân không cư trú: Tích chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân không cư trú.
[10] Địa chỉ: Ghi địa chỉ thường trú, tạm trú của người nộp thuế, nếu người nộp thuế không cung cấp, anh chị điền không có hoặc số 0 (bắt buộc điền).
[11] Điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại của người nộp thuế để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế (bắt buộc điền).
[12] Số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân hoặc số hộ chiếu: Nếu người nộp thuế chưa đăng ký mã số thuế thì bắt buộc điền. Anh chị điền Số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu.
Lưu ý :
- Các chỉ tiêu bắt buộc điền nếu đơn vị không nhập đầy đủ sẽ hiện báo đỏ trên phần mềm và không lưu được chứng từ.
- Trường hợp không có số điện thoại của người nộp thuế, đơn vị có thể để số 0 để chứng từ có thể lưu lại được.
III. Thông tin thuế thu nhập cá nhân khấu trừ
1. Trường hợp trả thu nhập theo lương GROSS (lương trước thuế)
Trường hợp trả thu nhập theo lương GROSS, Anh/Chị chỉ cần lấy trực tiếp số liệu tính thuế từ bảng lương, không cần tính toán hay quy đổi gì.
[13] Khoản thu nhập: chọn loại thu nhập từ tiền lương, tiền công.
[14] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự đã trích từ thu nhập của người nộp thuế.
Lưu ý: Số tiền đóng BHXH tại chỉ tiêu này là tổng số tiền bảo hiểm xã hội hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự mà đơn vị đã nộp cho người lao động (phần trừ vào lương của người lao động) theo khoảng thời gian chi trả thu nhập.
Ví dụ: Nếu thời điểm trả thu nhập ở chỉ tiêu 15 là từ tháng 1 đến tháng 12 thì số tiền đóng BHXH tại chỉ tiêu này là tổng số tiền BHXH đã đóng từ tháng 1 đến tháng 12.
[15] Khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học: điền các khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
[16] Thời điểm trả thu nhập: từ tháng là tháng bắt đầu trả thu nhập, đến tháng là tháng kết thúc trả thu nhập.
- Trường hợp thời gian trả thu nhập không liên tục trong 1 năm dương lịch có thể cấp 1 chứng từ điền từ tháng là tháng bắt đầu trả thu nhập và đến tháng là tháng kết thúc trả thu nhập hoặc cấp nhiều chứng từ cho từng tháng trả thu nhập hay từ tháng đến tháng liên tục trong cùng năm dương lịch.
- Trường hợp thời gian trả thu nhập khác năm dương lịch thì phải cấp nhiều chứng từ mỗi chứng từ cho 1 năm dương lịch.
- Thời điểm chi trả thu nhập trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN, thông tin được xác định theo thời điểm thực tế đơn vị chi trả thu nhập cho người nộp thuế.
Ví dụ: Lương tháng 12/2025 → chuyển cho nhân viên ngày 10/01/2026thì “thời điểm trả thu nhập” là ngày 10/01/2026.
[17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: điền tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh (đã trừ đi khoản thu nhập miễn thuế, thường là tổng GROSS chịu thuế trong kỳ).
[18] Tổng thu nhập tính thuế: điền tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc, khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học và khoản giảm trừ khác theo quy định.
Lưu ý:
- Nếu thu nhập tính thuế nhỏ hơn 0 thì điền giá trị 0.
- Chỉ tiêu [18] tổng thu nhập tính thuế, đơn vị tự tính và điền giá trị vào, phần mềm không tự tính toán để lên số liệu cho chỉ tiêu này.
[19] Số thuế TNCN đã khấu trừ: điền số thuế TNCN đã khấu trừ theo biểu lũy tiến.
2. Trường hợp trả thu nhập theo lương NET (nhận về sau thuế)
Trường hợp trả thu nhập theo lương NET, Anh/Chị cần phải quy đổi ngược (gross-up) để xác định chỉ tiêu [17] Thu nhập chịu thuế và [19] Thuế đã khấu trừ.
[13] Khoản thu nhập: chọn loại thu nhập từ tiền lương, tiền công.
[14] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: điền số tiền bảo hiểm bắt buộc mà đơn vị đã đóng thay cho cá nhân nhận thu nhập.
[15] [16]: tương tự như lương GROSS.
[17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: điền tổng thu nhập chịu thuế TNCN. Lưu ý: Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản thuế TNCN phải khấu trừ được coi là khoản lợi ích bằng tiền mà đơn vị trả cho cá nhân nhận thu nhập nên được tính vào thu nhập chịu thuế.
[18] Tổng thu nhập tính thuế: điền tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ bản thân, giảm trừ người phụ thuộc, khoản bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học và khoản giảm trừ khác theo quy định.
Lưu ý:
- Nếu thu nhập tính thuế nhỏ hơn 0 thì điền giá trị 0.
- Chỉ tiêu [18] tổng thu nhập tính thuế, đơn vị tự tính và điền giá trị vào, phần mềm không tự tính toán để lên số liệu cho chỉ tiêu này.
[19] Số thuế TNCN đã khấu trừ: điền số thuế TNCN mà doanh nghiệp đã khấu trừ (thực tế thường là doanh nghiệp “nộp thay” để NLĐ nhận NET đúng cam kết).
3. Trường hợp trả thu nhập vãng lai
[13] Khoản thu nhập: chọn Vãng lai từ danh sách hoặc nhập tay sau đó nhấn Enter để thêm giá trị mới.
[14], [15]: điền “0” do đa số vãng lai không có BH bắt buộc qua đơn vị trả.
[16] Thời điểm trả thu nhập: điền thời điểm chi trả (ví dụ “02/2026 đến 02/2026” nếu trả 1 lần).
[17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: điền tổng thu nhập vãng lai thuộc diện khấu trừ trong kỳ cấp chứng từ.
[18] Tổng thu nhập tính thuế: điền bằng chỉ tiêu [17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ.
[19] Số thuế TNCN đã khấu trừ: điền số thuế đã khấu trừ từ khoản vãng lai.
4. Trường hợp trả thu nhập trong năm bao gồm lương và thu nhập vãng lai (hoa hồng, hợp tác, nhượng quyền,…)
[13]: điền 2 loại thu nhập “Vãng lai; tiền lương tiền công” sau đó nhấn Enter.
[14]: chỉ điền BH bắt buộc của phần lương, nếu không có thì điền “0”.
[15]: nếu có khoản đủ điều kiện thì điền, nếu không có thì điền “0”.
[16]: điền khoảng thời gian chi trả cả hai khoản.
[17]: điền tổng tất cả thu nhập chịu thuế đã chi trả.
[18]: là tổng thu nhập tính thuế sau giảm trừ.
[19]: = thuế khấu trừ từ lương + thuế khấu trừ từ vãng lai.
**Lưu ý cách điền một số chỉ tiêu trong trường hợp nhân viên có thời gian đã được khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất toàn phần và thời gian được khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất lũy tiến trong cùng 1 năm: khi quyết toán thuế TNCN cuối năm, tất cả các khoản thu nhập, thuế đã khấu trừ sẽ được cộng gộp lại đưa vào chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
[17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: là tổng toàn bộ thu nhập chịu thuế trong năm (Không phân biệt mức thuế suất áp dụng).
[18] Tổng thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ
Trong đó: Các khoản giảm trừ = (giảm trừ bản thân + giảm trừ người phụ thuộc nếu có + khoản đóng bảo hiểm bắt buộc + khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học) trong thời gian áp dụng biểu thuế lũy tiến. Xem chi tiết các khoản giảm trừ thuế TNCN tại đây.
[19] Số thuế TNCN đã khấu trừ: là tổng số thuế đã bị khấu trừ trong năm, gồm:
-
- Thuế đã khấu trừ theo biểu lũy tiến (tại công ty ký HĐLĐ);
- Thuế đã khấu trừ 10% (toàn phần) từ thu nhập vãng lai, lương thử việc = Tổng thu nhập thực tế * 10%.