Xử lý lỗi tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ bị Cơ quan thuế phản hồi không tiếp nhận

• Vào danh sách tờ khai, tại tờ khai bị Cơ quan thuế phản hồi không tiếp nhận, nhấn vào số thông báo.
• Chương trình hiển thị thông báo không tiếp nhận tờ khai, xem lý do không tiếp nhận tại mục Lý do không tiếp nhận.

2.2.1 Cơ quan Thuế quản lý của NNT không hợp lệ

• Nguyên nhân:

• Mã cơ quan thuế không đúng hoặc bị thay đổi nhưng chưa được cập nhật.
• Do sáp nhập địa giới hành chính, cơ quan thuế bị sáp nhập nhưng chưa đổi trên phần mềm.
• Doanh nghiệp thuộc địa bàn quản lý khác: đơn vị có thể đã chuyển địa bàn quản lý thuế nhưng chưa cập nhật thông tin về Cơ quan Thuế mới trong hệ thống, dẫn đến việc gửi tờ khai về Cơ quan Thuế không đúng.

Bước 1: Cập nhật lại thông tin Cơ quan thuế quản lý

• Tại Thiết lập\Thông tin đơn vị\Cơ quan quản lý, cập nhật lại đúng cơ quan thuế quản lý mới nhất, nhấn Cập nhật.

• Trường hợp đơn vị không nhớ CQT quản lý có thể tra cứu tại trang: https://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

Lưu ý: Một số địa phương đã thực hiện sáp nhập, điều chỉnh địa giới hành chính (tỉnh, thành phố, xã/phường/đặc khu), dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Trong một số trường hợp, mặc dù đơn vị đã chọn đúng Cơ quan thuế quản lý, hệ thống vẫn từ chối tiếp nhận tờ khai do thông tin địa bàn hành chính chưa được cập nhật chính xác.

Đề nghị đơn vị vào Thiết lập → Thông tin đơn vị và kiểm tra lại mục Tỉnh, Xã/Phường/Đặc khu (*) theo địa giới hành chính mới nhất sau sáp nhập.

Đồng thời, cần rà soát và lựa chọn chính xác các trường:

• Cơ quan thuế khu vực (*)
• Cơ quan quản lý (*)

Bước 2: Lập và gửi lại tờ khai Đăng ký thông tin sử dụng chứng từ điện tử.

• Tại Chứng từ khấu trừ\chọn Đăng ký sử dụng chứng từ\nhấn Lập tờ khai.
• Chọn loại:

Đăng ký mới (nếu đơn vị chưa có tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP được duyệt và có trạng thái chấp nhận trên phần mềm hoặc trên phần mềm nhà cung cấp khác).
Chọn Thay đổi thông tin (nếu đơn vị đã có tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP được duyệt và có trạng thái chấp nhận trên phần mềm hoặc trên phần mềm nhà cung cấp khác).

• Tại mục 4. Danh sách chứng thư số sử dụng \ Tích Chọn chứng thư số \ Chọn Hình thức đăng ký: Gia hạn.

• Nhấn Lưu và Ký nộp để ký nộp tờ khai sang Cơ quan thuế.
• Theo dõi kết quả đăng ký và lịch sử truyền nhận tờ khai với Cơ quan thuế tại cột Trạng thái trên danh sách tờ khai.

2.2.2 Trạng thái mã số thuế của NNT không hợp lệ

• Nguyên nhân: Có thể tại thời điểm cơ quan thuế kiểm tra tờ khai, mã số thuế của đơn vị đang ở tình trạng Ngừng hoạt động.

Bước 1: Kiểm tra tình trạng hoạt động của mã số thuế

• Truy cập website http://tracuunnt.gdt.gov.vn/ của Tổng cục thuế, nhập mã số thuế doanh nghiệp, mã xác nhận và nhấn Tra cứu.
• Kết quả trả về gồm các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và tình trạng hoạt động.
• Xem mục ghi chú để biết doanh nghiệp đang hoạt động, tạm nghỉ, ngừng hoạt động chưa hoàn tất thủ tục, hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.

Xem hướng dẫn chi tiết Tại đây.

Bước 2: Lập và gửi lại tờ khai Đăng ký thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử.

• Tại Chứng từ khấu trừ\chọn Đăng ký sử dụng chứng từ\nhấn Lập tờ khai.
• Chọn loại: Thay đổi thông tin.
• Tại mục 4. Danh sách chứng thư số sử dụng\tích Chọn chứng thư số\chọn Hình thức đăng ký: Gia hạn.
• Nhấn Lưu và Ký nộp để ký nộp tờ khai sang Cơ quan thuế.
• Theo dõi kết quả đăng ký và lịch sử truyền nhận tờ khai với Cơ quan thuế tại cột Trạng thái trên danh sách tờ khai.

Chi tiết xem hướng dẫn tại mục 2.1 tại Bước 2.

2.2.3 Cơ quan Thuế đang xử lý tờ khai

Trường hợp này doanh nghiệp chờ Cơ quan thuế phản hồi, liên hệ cơ quan thuế quản lý để kiểm tra lại thông tin đơn vị nếu cần thiết.

2.2.4 Đã tồn tại tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ điện tử được Cơ quan Thuế chấp nhận

• Lỗi này do sai hình thức tờ khai.
• Đơn vị chỉ được nộp tờ khai đăng ký sử dụng 1 lần duy nhất (có thể đơn vị đã nộp tờ khai ở phần mềm của nhà cung cấp khác sau đó tiếp tục lập khi sử dụng phần mềm AMIS Thuế TNCN), khi có phát sinh thay đổi phải nộp tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử.

2.2.5 NNT chưa đăng ký sử dụng chứng từ điện tử

• Nguyên nhân: Đơn vị chưa lập tờ khai Đăng ký thông tin sử dụng chứng từ điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và được cơ quan thuế chấp nhận. Nên khi lập tờ khai loại tờ khai: Thay đổi thông tin, ký nộp lên thuế bị từ chối với lỗi NNT chưa đăng ký sử dụng chứng từ điện tử.
• Hướng dẫn thực hiện:
  Vào phân hệ Chứng từ khấu trừ → Đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ → Lập tờ khai, chọn loại đăng ký: Đăng ký mới, bổ sung lại thông tin còn thiếu trên tờ khai và ký nộp lại.

2.2.6 Lỗi thủ tục hành chính cấp mã hồ sơ

• Trường hợp này nguyên nhân từ phía cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp nhân bản và ký nộp lại tờ khai đăng ký sử dụng.

2.2.7 Thông tin chứng thư đã chọn (Mã số thuế, Serial) không trùng với chứng thư đã đăng ký dịch vụ T-VAN MISA

• Nguyên nhân: Do doanh nghiệp có thay đổi thông tin CKS (gia hạn hoặc thay đổi thông tin của CKS), nhưng chưa lập tờ khai đăng ký thay đổi thông tin với cơ quan thuế.

Trường hợp 1: Đối với doanh nghiệp sử dụng CKS USB Token.

• Tại Chứng từ khấu trừ\chọn Đăng ký sử dụng chứng từ\nhấn Lập tờ khai.
• Chọn loại tờ khai: Thay đổi thông tin.
• Tại mục 4. Danh sách chứng thư số sử dụng\tích Chọn chứng thư số\chọn Hình thức đăng ký: Gia hạn.

Trường hợp 2: Đối với doanh nghiệp sử dụng CKS từ xa Esign

Bước 1: Thay đổi thông tin chữ ký số

• Tại Thiết lập\Chữ ký số\chọn MISA eSign\nhấn Kết nối. Đăng nhập tài khoản MISA eSign.

Bước 2: Lập tờ khai thay đổi thông tin đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ

• Tại Chứng từ khấu trừ\chọn Đăng ký sử dụng chứng từ\nhấn Lập tờ khai.
• Chọn loại tờ khai: Thay đổi thông tin.
• Tại mục 4. Danh sách chứng thư số sử dụng\tích Chọn chứng thư số\chọn Hình thức đăng ký: Gia hạn.

Chi tiết xem hướng dẫn tại mục 2.1 tại Bước 2.