Giúp HR khai báo và lưu trữ hợp đồng đã ký với nhân viên để dễ dàng tra cứu, thống kê và thực hiện các thủ tục liên quan.
Hướng dẫn chi tiết
Khi ký hợp đồng với nhân viên mới, gia hạn hợp đồng với nhân viên đang làm việc, HR thực hiện khai báo hợp đồng bằng các cách:
- Thêm mới từng hợp đồng
- Thêm hợp đồng hàng loạt
- Nhập khẩu hợp đồng
- Nhân bản từ hợp đồng đã có
Thêm mới từng hợp đồng
Sử dụng khi chỉ có một hoặc một số ít hợp đồng cần nhập mới và số lượng thông tin quản lý trên hợp đồng không quá nhiều.
Tại phân hệ Hợp đồng, nhấn Thêm và thực hiện nhập các thông tin nhân viên trên giao diện.
Thêm hợp đồng hàng loạt
Sử dụng khi tiếp nhận hoặc gia hạn hợp đồng cho hàng loạt nhân viên có cùng vị trí, tính chất công việc nên thông tin hợp đồng ký kết là giống nhau.
Nhấn vào biểu tượng 
cạnh nút Thêm và chọn Thêm hàng loạt.
Để thêm hợp đồng hàng loạt, HR cần khai báo qua 2 bước: Chọn nhân viên và Khai báo thông tin hợp đồng. Cụ thể như sau:
Bước 1: Chọn nhân viên
HR tích chọn các nhân viên cần thêm hợp đồng.
Có thể sử dụng bộ lọc nhanh mà chương trình cung cấp sẵn để lọc ra danh sách nhân viên mong muốn:
- Nhân viên chưa ký hợp đồng: Chưa có bản ghi hợp đồng nào trên chương trình
- Nhân viên sắp hết hạn hợp đồng: Có hợp đồng ở trạng thái Đang có hiệu lực và ngày hết hạn của hợp đồng còn cách ngày hiện tại 10 ngày trở xuống
- Nhân viên đã hết hạn hợp đồng: Có hợp đồng ở trạng thái Đang có hiệu lực và ngày hết hạn nhỏ hơn ngày hiện tại
Bước 2: Khai báo thông tin hợp đồng
HR nhập các thông tin tương tự như khi thêm hợp đồng cho một nhân viên, lần lượt cho các nhân viên được chọn.
Riêng với trường Số hợp đồng thì chỉ cần nhập số hợp đồng của nhân viên đầu tiên trong danh sách đã chọn tại bước 1, sau đó chương trình sẽ tự động sinh số tăng dần cho các nhân viên tiếp theo.
Ví dụ: Tạo hợp đồng cho 3 nhân viên, số hợp đồng của nhân viên 1 là HDLD-MISA/2022/124 thì số hợp đồng của nhân viên 2, 3 sẽ lần lượt là HDLD-MISA/2022/125 và HDLD-MISA/2022/126.
Trường hợp thông tin của các nhân viên tương tự nhau, HR có thể sử dụng tiện ích “Sao chép cho các nhân viên khác” > Chọn các trường thông tin muốn sao chép.
Nhập khẩu hợp đồng
Sử dụng khi đã có sẵn file Excel danh sách hợp đồng trên máy hoặc cần khai báo hợp đồng cho nhiều nhân viên cùng lúc mà thông tin mỗi người không giống nhau.
Nhấn biểu tượng cạnh nút Thêm và chọn Nhập khẩu.
Chương trình hiển thị các thông tin trong hợp đồng cho phép nhập khẩu.
- Để nhập khẩu danh sách hợp đồng: chọn Hợp đồng
- Để nhập khẩu phụ lục hợp đồng cho một hoặc nhiều hợp đồng: chọn Phụ lục hợp đồng
- Để nhập khẩu các khoản phụ cấp trong hợp đồng: chọn Phụ cấp theo hợp đồng
- Để nhập khẩu các khoản phụ cấp trong phụ lục hợp đồng: chọn Phụ cấp theo phụ lục
Xem hướng dẫn chi tiết luồng nhập khẩu dữ liệu tại đây.
Nhân bản từ hợp đồng đã có
Sử dụng khi đã tạo ít nhất 1 hợp đồng trên chương trình từ trước và hiện tại muốn thêm mới 1 hợp đồng với thông tin giống hệt hoặc chỉ khác một số ít thông tin so với hợp đồng gốc.
Di chuột vào dòng hợp đồng muốn nhân bản, nhấn vào biểu tượng 
và chọn chức năng Nhân bản.
Chương trình sẽ sao chép toàn bộ thông tin từ hợp đồng được chọn sang (trừ thông tin nhân viên) để tạo nhanh hợp đồng mới. Tại đây, chỉ cần chọn nhân viên, chỉnh sửa lại các thông tin nếu cần và lưu lại.
