Để tiết kiệm thời gian nhập liệu, rà soát thông tin tiêm chủng của nhân viên HR hãy sử dụng tính năng Quản lý thông tin tiêm chủng. Chương trình cho phép:
- Nhập liệu thông tin tiêm chủng, quản lý hợp nhất trên Hồ sơ nhân viên
- Xem báo cáo, tùy chọn tham số, xuất khẩu báo cáo
- Nhân viên tự theo dõi, cập nhật thông tin tiêm chủng.
Xem phim hướng dẫn
Hướng dẫn chi tiết
Nhập liệu, quản lý thông tin tiêm chủng
Thông tin tiêm chủng của nhân viên được hiển thị trên phân hệ Hồ sơ. Để thêm mới thông tin tiêm chủng, HR có thể thực hiện bằng 2 cách:
- Cách 1: Thêm mới lần lượt cho từng nhân viên.
- Cách 2: Nhập khẩu hàng loạt.
Thao tác thực hiện như sau:
Cách 1: Thêm mới lần lượt
Trên giao diện chi tiết Hồ sơ Nhân viên\Thông tin tiêm chủng, chương trình cho phép HR sửa/xóa hoặc thêm mới thông tin tiêm chủng.
Cách 2: Nhập khẩu hàng loạt
Trường hợp HR cần nhập liệu hàng loạt thông tin cho số lượng lớn nhân viên. Anh chị thực hiện như sau:
Trên giao diện phân hệ Hồ sơ, chọn Nhập khẩu\Thông tin tiêm chủng.
Tiến hành nhập khẩu hàng loạt với 3 bước đơn giản.
– Bước 1: Tải lên tệp nhập khẩu
Để có kết quả nhập khẩu chính xác, anh chị có thể tải về tệp mẫu rồi tiến hành điền thông tin tương ứng.
Ngoài ra, có thể thiết lập tự động ghép cột, quy định tên cột trên phần mềm sẽ tương ứng với tên cột nào trong tệp nhập khẩu, giúp HR có thể sử dụng đúng tệp theo quy định của doanh nghiệp mà phần mềm vẫn có thể tự động ghép cột một cách nhanh chóng, chính xác.
Sau đó, tải lên tệp nhập khẩu, kiểm tra chính xác sheet nhập khẩu và dòng tiêu để. Nhấn tiếp theo để chuyển sang bước ghép trường thông tin.
– Bước 2: Ghép trường thông tin
Tại đây, chương trình đã tự động nhận diện các cột tương ứng, nếu có sai sót HR có thể tự sửa lại.
Tiếp theo, HR đặt quy tắc nếu gặp bản ghi đã có trên hệ thống thì sẽ cập nhật hay bỏ qua và tùy chọn có cập nhận dữ liệu trống vào các trường thông tin có giá trị hay không, để tránh rác dữ liệu.
– Bước 3: Kiểm tra dữ liệu
Chương trình sẽ tự động quét các thông tin hợp lệ/không hợp lệ, có giải thích lý do không hợp lệ rõ ràng.
Trường hợp cần thiết, anh chị có thể tải xuống tệp kết quả tại đây để chỉnh sửa cho dữ liệu hoàn toàn hợp lệ, rồi tải lại tệp. Hoặc vẫn tiếp tục nhấn nhập khẩu thì chương trình sẽ tự động ghi nhận các kết quả hợp lệ.
Báo cáo thông tin tiêm chủng
Chương trình cung cấp sẵn 2 loại báo cáo:
- Báo cáo tình hình tiêm chủng của nhân viên.
- Báo cáo thống kê nhân viên đến lịch tiêm chủng.
HR có thể tùy chọn tham số báo cáo, tùy chỉnh hiển thị cột hoặc xuất khẩu báo cáo tùy theo nhu cầu sử dụng.
Ví dụ: HR cần làm báo cáo thống kê xem đã có bao nhiêu nhân viên được tiêm đủ 2 mũi vaccine covid-19 để trình lên BLĐ làm căn cứ cho nhân viên trở lại công sở làm việc.
Khi đó, HR có thể vào Báo cáo tình hình tiêm chủng, chọn tham số Tình trạng tiêm là Đã tiêm, số mũi là 2. Chọn Áp dụng để nhận được danh sách chính xác nhất.
Nhân viên tự theo dõi và cập nhật
Lưu ý: Để nhân viên sử dụng được tính năng này, HR cần thiết lập cho phép nhân viên cập nhật hồ sơ thông tin tiêm chủng.
Nhân viên có thể thực hiện bằng 2 cách: trên website ứng dụng AMIS Nhân viên hoặc app mobile MISA AMIS\phân hệ Hồ sơ.
Cụ thể như sau:
Trên AMIS Nhân viên
Trên giao diện phân hệ Hồ sơ, chọn Cập nhật thông tin\Thông tin tiêm chủng. Chương trình cho phép người dùng thực hiện các thao tác: sửa, xóa, thêm mới.
Trên app mobile MISA AMIS
Anh chị chọn phân hệ Hồ sơ, thao tác chỉnh sửa/cập nhật thông tin tương tự như trên AMIS Nhân viên.
Sau đó, chương trình sẽ gửi cho HR thông báo phê duyệt thay đổi.
Khi HR thực hiện phê duyệt trên AMIS Thông tin nhân sự, chương trình sẽ tự động cập nhật vào hồ sơ nhân viên giúp HR tiết kiệm rất nhiều thời gian công sức.