1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tổng quan về nghiệp vụ Quản lý thông tin tiêm chủng của nhân viên trên hệ thống, từ việc nhập liệu, quản lý tập trung trên hồ sơ, theo dõi qua báo cáo, cho đến việc cho phép nhân viên tự cập nhật. Việc quản lý thông tin tiêm chủng một cách hệ thống không chỉ giúp HR tiết kiệm thời gian, công sức mà còn cung cấp dữ liệu quan trọng để Ban lãnh đạo đưa ra các quyết sách phù hợp, đảm bảo sức khỏe cho toàn thể nhân viên.
Nội dung bài viết gồm:
- Nhập liệu và Quản lý thông tin tiêm chủng (Dành cho HR)
- Báo cáo thông tin tiêm chủng
- Nhân viên tự theo dõi và cập nhật
Xem phim hướng dẫn
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thêm thông tin tiêm chủng
2.1.1. Thêm mới lần lượt
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Hồ sơ
Bước 2: Trên giao diện chi tiết Hồ sơ Nhân viên\Thông tin tiêm chủng, nhấn Thêm
Bước 3: Điền thông tin\nhấn Lưu
2.1.2. Nhập khẩu hàng loạt
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập phân hệ Hồ sơ
Bước 2: Chọn icon mũi tên cạnh nút thêm 
Nhấn Nhập khẩu\Thông tin tiêm chủng
Bước 3: Tải lên tệp nhập khẩu\nhấn Tiếp theo
-
- Để kết quả nhập khẩu được chính xác, anh/chị nên tải xuống tệp mẫu để sử dụng.
- Chấp nhận file .xls, .xlsx, .ods và .csv có dung lượng tối đa 20MB và ít hơn 500 dòng dữ liệu
Bước 4: Chọn đúng Sheet nhập khẩu và Dòng tiêu đề để chương trình lấy ra đúng dữ liệu từ tệp nhập khẩu.
Bước 5: Ghép trường thông tin\nhấn Tiếp theo
-
- Chương trình sẽ tự động đọc thông tin và ghép các cột dữ liệu trong tệp tương ứng với cột trên phần mềm.
- Kiểm tra lại chính xác thông tin và có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp.
Lưu ý:
-
- Nếu chọn Cập nhật: tự động cập nhật các bản ghi đã có theo file nhập khẩu.
- Nếu chọn Bỏ qua: chỉ thêm mới các bản ghi chưa có vào phần mềm, không cập nhật lại dữ liệu đã có.
- Ngoài ra, có thể sử dụng tiện ích Thiết lập tự động ghép cột để chỉnh sửa, thêm các tên cột mà anh/chị thường sử dụng trên tệp nhập khẩu của mình để ghép với tên cột trên phần mềm.
Bước 6: Kiểm tra kết quả\nhấn Nhập khẩu để hoàn tất
2.2. Báo cáo thông tin tiêm chủng
Bước 1: Truy cập vào phân hệ Báo cáo\Hồ sơ
Chương trình cung cấp sẵn 2 loại báo cáo:
-
-
- Báo cáo tình hình tiêm chủng của nhân viên.
- Báo cáo thống kê nhân viên đến lịch tiêm chủng.
-
2.3. Nhân viên tự theo dõi và cập nhật
- Lưu ý: Để nhân viên sử dụng được tính năng này, cần thiết lập cho phép nhân viên cập nhật hồ sơ thông tin tiêm chủng.
Bước 1: Tại phần mềm Nhân viên, truy cập phân hệ Hồ sơ\chọn Cập nhật thông tin
Bước 2: Tại Thông tin tiêm chủng, nhấn sửa, xóa, thêm mới.
Bước 3: Điền thông tin\nhấn Lưu
Sau đó, chương trình sẽ gửi cho HR thông báo phê duyệt thay đổi.
Khi HR thực hiện phê duyệt trên AMIS Thông tin nhân sự, chương trình sẽ tự động cập nhật vào hồ sơ nhân viên giúp HR tiết kiệm rất nhiều thời gian công sức.