1. Tổng quan
Mục đích bài viết: Chương trình cho phép gửi thông tin yêu cầu xuất vật tư, đề nghị kho cấp vật tư (chi tiết nhiều kho khác nhau) từ AMIS Sản xuất sang AMIS kho thông qua Amis Workflow (cổng dữ liệu trung gian).
Nội dung bài viết: Hướng dẫn thiết lập luồng đồng bộ đề nghị kho cấp vật tư (kho theo dòng chi tiết) trên AMIS Workflow và chi tiết thao tác trên các ứng dụng Kho hàng, Sản xuất.
Phạm vi áp dụng: Tất cả các doanh nghiệp đang sử dụng đồng thời AMIS Kho hàng, AMIS Sản xuất, AMIS Workflow.
2. Hướng dẫn thực hiện
Lưu ý chung:
- Để đồng bộ chứng từ giữa các hệ thống (AMIS Bán hàng, AMIS Mua hàng, AMIS Kế toán, AMIS Kho hàng) với nhau, cần thiết lập luồng và phát hành luồng tương ứng trên AMIS Workflow. >> Xem hướng dẫn chi tiết.
- Các luồng đồng bộ chứng từ từ AMIS Kho hàng sang AMIS Sản xuất, AMIS Quy trình đã được thiết lập sẵn tại Thư viện mẫu luồng trên AMIS Workflow, anh/chị có thể truy cập để tham khảo và áp dụng ngay cho đơn vị mình. >> Xem hướng dẫn chi tiết.
- Với mỗi loại chứng từ cần đồng bộ, anh/chị chỉ cần thiết lập và phát hành một luồng phù hợp trên AMIS Workflow. Nếu đã có nhiều luồng cho cùng loại chứng từ, có thể chọn Ngừng hoạt động cho các luồng không sử dụng.
- Chương trình không cho phép đồng thời kích hoạt cả 2 luồng Gửi sang kho Yêu cầu xuất vật tư (Kho theo dòng chi tiết) và luồng Gửi sang kho yêu cầu xuất vật tư (Kho chung). Để tiếp tục sử dụng, anh/chị vui lòng Ngừng hoạt động một trong hai luồng trước khi phát hành luồng còn lại.
Bước 1: Mở chứng từ Đề nghị kho cấp vật tư
- Truy cập menu Quản lý sản xuất trên AMIS Sản xuất (1)
- Chọn mục Đề nghị kho cấp vật tư (2)
- Chọn chứng từ cần gửi sang kho, nhấn Xem chi tiết (3)
Bước 2: Gửi sang kho theo từng dòng chi tiết
- Nhấn nút Gửi sang kho (4)
- Trong popup Gửi sang kho, kiểm tra thông tin các dòng chi tiết có thông tin kho xuất phù hợp (5)
- Nếu tổ chức sử dụng workflow có trigger “Gửi sang kho Đề nghị kho cấp vật tư (kho theo dòng chi tiết)” (6), hệ thống sẽ gửi từng dòng về AMIS Kho hàng với đúng thông tin kho xuất của từng dòng.
- Kiểm tra trạng thái chứng từ. Sau khi gửi thành công, trạng thái chuyển sang “Đã gửi kho” và trạng thái đồng bộ là “Đồng bộ kho” (7)
Bước 3: Xử lý cảnh báo khi workflow chưa hỗ trợ nhiều kho
- Nếu doanh nghiệp đang dùng workflow với trigger “Gửi sang kho Đề nghị kho cấp vật tư (kho chung)” (8) và chứng từ có nhiều kho xuất ở các dòng, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo (9)
- Đọc kỹ nội dung cảnh báo, xác định nếu đồng ý chương trình sẽ gửi thông tin kho xuất của dòng đầu tiên lên workflow và các dòng khác lên với cùng thông tin kho xuất (10)
- Nếu muốn gửi đúng từng kho xuất cho từng dòng, nhấn “tại đây” để xem hướng dẫn thiết lập workflow hỗ trợ nhiều kho (11)
- Chọn Đồng ý (12) hoặc Hủy bỏ/Đóng (13) tùy theo quyết định.
Bước 4: Thu hồi chứng từ đã gửi sang kho
- Truy cập lại mục Đề nghị kho cấp vật tư (14)
- Chọn chứng từ đã gửi sang kho muốn thu hồi, nhấn Thu hồi (15)
- Xác nhận thao tác để hoàn tất thu hồi (16)
- Hệ thống cập nhật trạng thái về “Chưa gửi“, đồng thời ghi nhận thao tác trong nhật ký truy cập (17)
III. Lưu ý
- Chức năng gửi sang kho theo từng dòng chỉ hoạt động khi workflow đã thiết lập trigger “Gửi sang kho Đề nghị kho cấp vật tư (kho theo dòng chi tiết)” và đang ở trạng thái sử dụng.
- Trường hợp dòng chi tiết là vật tư thuộc biến thể hoặc mã quy cách, chương trình sẽ tự động chuyển đổi và đẩy dữ liệu đúng quy tắc.
- Nếu đã nhập liệu mã quy cách mà đổi tùy chọn về không quản lý hoặc sang biến thể thì dữ liệu gốc vẫn được giữ nguyên khi gửi sang kho.
- Khi chứng từ đã gửi sang kho bị xóa ở phía kho hàng, trạng thái trên AMIS Sản xuất sẽ tự động chuyển về “Chưa gửi kho” và “Chưa đồng bộ“.
- Tất cả thao tác gửi và thu hồi đều được ghi nhận trong nhật ký truy cập hệ thống để đảm bảo tính minh bạch và theo dõi.