1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình thiết lập, phát hành luồng và thao tác đồng bộ phiếu xuất kho tại nhà máy (xuất sản xuất, xuất thành phẩm, xuất khác) từ AMIS Sản xuất sang AMIS Kế toán qua AMIS Workflow, đảm bảo dữ liệu kho – kế toán luôn đồng nhất, thuận tiện kiểm soát và xử lý nghiệp vụ.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập và phát hành các luồng đồng bộ phiếu xuất kho tại nhà máy trên AMIS Workflow
- Gửi phiếu xuất kho tại nhà máy sang AMIS Kế toán từ AMIS Sản xuất
- Tự động cập nhật trạng thái phiếu xuất kho khi ghi sổ/bỏ ghi sổ trên AMIS Kế toán
- Quản lý trạng thái gửi, thu hồi phiếu xuất kho đã đồng bộ
2. Hướng dẫn thực hiện
Lưu ý chung:
- Để đồng bộ chứng từ giữa các hệ thống (AMIS Bán hàng, AMIS Mua hàng, AMIS Kế toán, AMIS Kho hàng) với nhau, cần thiết lập luồng và phát hành luồng tương ứng trên AMIS Workflow. >> Xem hướng dẫn chi tiết.
- Các luồng đồng bộ chứng từ từ AMIS Sản xuất sang AMIS Kế toán đã được thiết lập sẵn tại Thư viện mẫu luồng trên AMIS Workflow, anh/chị có thể truy cập để tham khảo và áp dụng ngay cho đơn vị mình. >> Xem hướng dẫn chi tiết.
- Với mỗi loại chứng từ cần đồng bộ, anh/chị chỉ cần thiết lập và phát hành một luồng phù hợp trên AMIS Workflow. Nếu đã có nhiều luồng cho cùng loại chứng từ, có thể chọn Ngừng hoạt động cho các luồng không sử dụng.
- Việc xóa chứng từ đã đồng bộ từ AMIS Sản xuất trên AMIS Kế toán sẽ chỉ xóa ở AMIS Kế toán, còn dữ liệu ở AMIS Sản xuất vẫn giữ nguyên như cũ.
2.1. Thiết lập và phát hành luồng Đồng bộ phiếu xuất kho tại nhà máy sang AMIS Kế toán
Trên AMIS Workflow thiết lập và phát hành hai luồng Gửi kế toán phiếu xuất kho tại nhà máy và Trả thông tin phiếu xuất kho tại nhà máy từ Kế toán như sau:
Luồng 1: Gửi kế toán Phiếu xuất kho sản xuất tại nhà máy.Bước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thư viện mẫu Bước 2: Tại ô tìm kiếm nhập Gửi kế toán Phiếu xuất kho sản xuất tại nhà máy Bước 3: Nhấn Sử dụng
Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Gửi kế toán Phiếu xuất kho sản xuất tại nhà máy
Luồng 2: Gửi kế toán Phiếu xuất kho thành phẩm tại nhà máyBước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thư viện mẫu Bước 2: Tại ô tìm kiếm nhập Gửi kế toán Phiếu xuất kho thành phẩm tại nhà máy Bước 3: Nhấn Sử dụng
Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Gửi kế toán Phiếu xuất kho khác tại nhà máy
Luồng 3: Gửi kế toán Phiếu xuất kho khác tại nhà máyBước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thư viện mẫu Bước 2: Tại ô tìm kiếm nhập Gửi kế toán Phiếu xuất kho khác tại nhà máy Bước 3: Nhấn Sử dụng
Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Gửi kế toán Phiếu xuất kho khác tại nhà máy
Luồng 4: Cập nhật tình trạng thực hiện Phiếu xuất kho tại nhà máy (Trường hợp Ghi sổ chứng từ trên AMIS Kế toán)Bước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thiết kế luồng\nhấn Thêm luồng Bước 2: Chọn AMIS Kế toán → hành động Khi ghi sổ kế toán thì đồng bộ chứng từ xuất kho Bước 3: Chọn AMIS Sản xuất → hành động Cập nhật tình trạng thực hiện Phiếu xuất kho tại nhà máy (Từ AMIS Kế toán) Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Trả thông tin phiếu xuất kho tại nhà máy từ kế toán
Luồng 5: Trả thông tin phiếu xuất kho tại nhà máy từ kế toán (Trường hợp Bỏ ghi sổ chứng từ trên AMIS Kế toán)Bước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thiết kế luồng\nhấn Thêm luồng Bước 2: Chọn AMIS Kế toán → hành động Khi bỏ ghi sổ kế toán thì đồng bộ chứng từ xuất kho Bước 3: Chọn AMIS Sản xuất → hành động Cập nhật tình trạng thực hiện Phiếu xuất kho tại nhà máy (Từ AMIS Kế toán) Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Trả thông tin phiếu xuất kho tại nhà máy từ kế toán
|
2.2. Thao tác trên AMIS Sản xuất
Bước 1: Trên AMIS Sản xuất vào phân hệ Kho vật tư\xuất kho, mở chi tiết phiếu xuất kho tại nhà máy
Bước 2: Nhấn Gửi sang kế toán để gửi phiếu xuất kho sang AMIS Kế toán
- Có thể chọn nhiều phiếu xuất kho tại nhà máy trên danh sách Kho vật tư\xuất kho và nhấn Gửi sang kế toán
- Chương trình sẽ tự động gửi chứng từ sang AMIS Kế toán, và cập nhật Trạng thái là Đã gửi kế toán.
- Khi trên AMIS Kế toán thực hiện ghi sổ/bỏ ghi sổ phiếu xuất kho tương ứng, hệ thống cũng sẽ tự động cập nhật tình trạng phiếu xuất kho dưới AMIS Sản xuất
- Nếu kế toán ghi sổ: Cập nhật Trạng thái = Hoàn thành
- Nếu kế toán bỏ ghi sổ: Cập nhật Trạng thái = Đã gửi kế toán
- Trường hợp chứng từ đã gửi sang kế toán do nhầm lẫn hoặc có vấn đề phát sinh, anh/chị có thể Thu hồi
