Nhập khẩu dữ liệu từ Excel

1. Vào menu Danh mục, chọn danh mục cần thực hiện khai báo (Vd: Vật tư hàng hóa, Nhóm vật tư hàng hóa, nguyên vật liệu thay thế,Tiêu chí chất lượng,…).

2. Chọn chức năng Nhập từ excel

3. Chương trình sẽ hiển thị giao diện:

Bước 1: Chọn tệp nguồn

1. Anh/chị chọn file nhập khẩu từ các file dữ liệu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để tạo file dữ liệu nhập khẩu
2. Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập và lựa chọn dòng bắt đầu lấy dữ liệu.
3. Chọn phương pháp nhập khẩu dữ liệu: Thêm mới dữ liệu chưa có, không cập nhật dữ liệu đã tồn tại.

Bước 2: Ghép dữ liệu

1. Trường hợp lấy từ file mẫu thì chương trình sẽ tự động ghép các cột trên file dữ liệu và các cột thông tin trên chương trình.

2. Trường hợp là file do người dùng tự tạo không theo mẫu chương trình thì người dùng có thể thực hiện ghép cột thủ công.

3. Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước tiếp theo.

Lưu ý:

• Tại dòng có tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin”  thì người dùng phải đảm bảo cột trên tệp excel tương ứng có nhập đầy đủ thông tin liên quan.
• Nếu không tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin”, chương trình sẽ lấy thông tin ngầm định hoặc để trống theo yêu cầu của từng trường dữ liệu theo từng danh mục, chứng từ.

4. Trường hợp người dùng mong muốn lấy thêm hoặc bỏ bớt các thông tin trên các mã danh mục cần nhập khẩu thì có thể chọn Ẩn/hiện thông tin và tích chọn Ẩn/hiện thông tin tương ứng.

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu

1. Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trên chương trình và hiển thị thông báo cho người dùng nắm được:

2. Khi đó người dùng có thể lựa chọn:

• Nhấn Thực hiện: chương trình sẽ bỏ qua các mã không hợp lệ và chỉ nhập lên hệ thống các mã có tình trạng hợp lệ.
• Kiểm tra thông tin chi tiết lỗi trên giao diện hoặc tải file kết quả để kiểm tra lại. Sau đó NSD có thể quay lại bước 1 để cập nhật lại file nhập khẩu.

3. Chương trình sẽ trả về kết quả các mã đã nhập thành công hoặc không thành công dựa theo kết quả kiểm tra

4. Nhấn Đóng hoặc nhấn biểu tượng dấu X để hoàn thành nhập khẩu danh mục.

5. Nếu cần anh chị có thể nhấn “Tải tệp kiểm tra” để xem lại chi tiết các dòng dữ liệu bị lỗi, lý do không hợp lệ để dễ dàng chỉnh sửa và nhập lại chính xác hơn.

Để nhập tồn kho hàng loạt một cách nhanh chóng, anh/chị chọn chức năng Nhập từ excel, sau đó thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn tệp nguồn

1. Anh/chị chọn file nhập khẩu từ các file dữ liệu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để nhập theo file dữ liệu nhập khẩu.

2. Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập và lựa chọn dòng bắt đầu lấy dữ liệu.

3. Chọn phương pháp nhập khẩu dữ liệu: Thêm mới dữ liệu chưa có, không cập nhật dữ liệu đã tồn tại.

4. Sau khi đã hoàn tất lựa chọn, anh/chị nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước 2.

Bước 2: Ghép dữ liệu:

Anh/chị thực hiện ghép các cột trong tệp nguồn tương ứng với cột dữ liệu trên phần mềm:

1. Trường hợp lấy từ file mẫu thì chương trình sẽ tự động ghép các cột trên file dữ liệu và các cột thông tin trên chương trình

2. Trường hợp là file do người dùng tự tạo không theo mẫu chương trình thì người dùng có thể thực hiện ghép cột thủ công.

Lưu ý:

• Tại dòng có tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin”  thì người dùng phải đảm bảo cột trên tệp excel tương ứng có nhập đầy đủ thông tin liên quan.
• Nếu không tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin”, chương trình sẽ lấy thông tin ngầm định hoặc để trống theo yêu cầu của từng trường dữ liệu theo từng danh mục, chứng từ.

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu

1. Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trên chương trình và hiển thị số lượng bản ghi hợp lệ/lỗi, Khi đó người dùng có thể lựa chọn:

• Nhấn Thực hiện: chương trình sẽ bỏ qua các mã không hợp lệ và chỉ nhập lên hệ thống các mã có tình trạng hợp lệ.
• Kiểm tra thông tin chi tiết lỗi trên giao diện hoặc tải file kết quả để kiểm tra lại. Sau đó NSD có thể quay lại bước 1 để cập nhật lại file nhập khẩu.

2. Chương trình sẽ trả về kết quả các mã đã nhập thành công hoặc không thành công dựa theo kết quả kiểm tra

3. Nhấn Đóng hoặc nhấn biểu tượng dấu X để hoàn thành nhập khẩu tồn đầu kỳ.

1. Để nhập khẩu chứng từ hàng loạt một cách nhanh chóng, anh/chị chọn chức năng Nhập từ excel tại danh sách chứng từ cần nhập khẩu.

2. Chương trình sẽ hiển thị giao diện:

3. Anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn tệp nguồn

1. Anh/chị chọn file nhập khẩu từ các file dữ liệu sẵn có trên máy tính hoặc có thể tải file mẫu về để nhập theo file dữ liệu nhập khẩu.

2. Chọn sheet có chứa dữ liệu cần nhập và lựa chọn dòng bắt đầu lấy dữ liệu.

3. Chọn phương pháp nhập khẩu dữ liệu: Thêm mới dữ liệu chưa có, không cập nhật dữ liệu đã tồn tại.

4. Sau khi đã hoàn tất lựa chọn, anh/chị nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước 2.

Bước 2: Ghép dữ liệu

Anh/chị thực hiện ghép các cột trong tệp nguồn tương ứng với cột dữ liệu trên phần mềm:

1. Trường hợp lấy từ file mẫu thì chương trình sẽ tự động ghép các cột trên file dữ liệu và các cột thông tin trên chương trình

2. Trường hợp là file do người dùng tự tạo không theo mẫu chương trình thì người dùng có thể thực hiện ghép cột thủ công.

Lưu ý:

• Tại dòng có tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin”  thì người dùng phải đảm bảo cột trên tệp excel tương ứng có nhập đầy đủ thông tin liên quan.
• Nếu không tích chọn “Bắt buộc ghép cột và nhập thông tin”, chương trình sẽ lấy thông tin ngầm định hoặc để trống theo yêu cầu của từng trường dữ liệu theo từng danh mục, chứng từ.

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu

1. Chương trình sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu trong các cột với dữ liệu đã tồn tại trên chương trình và hiển thị số lượng bản ghi hợp lệ/lỗi, Khi đó người dùng có thể lựa chọn:

• Nhấn Thực hiện: chương trình sẽ bỏ qua các mã không hợp lệ và chỉ nhập lên hệ thống các mã có tình trạng hợp lệ.
• Kiểm tra thông tin chi tiết lỗi trên giao diện hoặc tải file kết quả để kiểm tra lại. Sau đó NSD có thể quay lại bước 1 để cập nhật lại file nhập khẩu.

2. Chương trình sẽ trả về kết quả các mã đã nhập thành công hoặc không thành công dựa theo kết quả kiểm tra

3. Nhấn Đóng hoặc nhấn biểu tượng dấu X để hoàn thành nhập khẩu chứng từ