Quy trình liên kết – Thiết lập tự động khởi tạo nhiều lượt chạy

I. Tổng quan

Tính năng này giúp anh/chị tự động tạo nhiều lượt chạy quy trình liên kết dựa trên từng dòng dữ liệu thỏa điều kiện trong quy trình gốc, thay vì phải tạo thủ công từng lượt. Nhờ đó giảm sai sót nhập liệu và tiết kiệm thời gian xử lý.

Nội dung hướng dẫn gồm:

• Chọn quy trình liên kết
• Thiết lập chế độ khởi tạo
• Chỉ định điều kiện dòng
• Cấu hình ghép nối trường giữa 2 quy trình
• Lưu thiết lập

Đối tượng sử dụng: Người quản trị, thiết kế quy trình, trưởng bộ phận.

II. Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Mở chức năng thiết lập quy trình liên kết

• Nhấn menu “Thiết kế quy trình“, chọn quy trình cần thiết lập.
• Vào Thiết lập nâng cao, chọn Quy trình liên kết

• Truy cập tab “Quản lý liên kết“.
• Nhấn “Tạo liên kết” hoặc nhấn Thêm quy trình để bắt đầu thiết lập.

Bước 2: Khai báo thông tin chung và chọn quy trình

1. Nhập/chọn thông tin tại vùng “THÔNG TIN CHUNG“:
   • Chọn quy trình liên kết: Chọn quy trình muốn tự động khởi tạo (ví dụ: Quy trình sửa chữa có phát sinh chi phí).
   • Chọn người thực hiện: Chỉ định ai đảm nhiệm bước đầu tiên của quy trình liên kết.

Bước 3: Lựa chọn chế độ khởi tạo

• Tại vùng “Chế độ khởi tạo“, chọn 1 trong 2:
  • “Tạo 1 lượt chạy duy nhất“: Hệ thống chỉ tự động tạo 1 lượt chạy .
  • “Tạo nhiều lượt chạy theo dòng trong bảng“: Hệ thống tự động tạo nhiều lượt chạy tương ứng các dòng thỏa điều kiện.

2. Khi chọn “Tạo nhiều lượt chạy theo dòng trong bảng“:
   • Chọn trường, điều kiện, giá trị để xác định dòng cần thỏa mãn.
   • Chỉ các trường phù hợp trong bảng dữ liệu mới cho phép lựa chọn.

Bước 4: Thiết lập ghép trường giữa 2 quy trình

1. Tại mục cấu hình ghép trường:
   • Danh sách hiển thị các cột của quy trình gốc và cho phép ghép với trường thuộc quy trình liên kết.
   • Có thể chọn các trường liên quan/tương ứng để tự động chuyển dữ liệu sang quy trình liên kết, ví dụ: Tài sản , Bộ phận sử dụng, Người đề nghị.
2. Tích “Cho phép sửa” nếu muốn người dùng được chỉnh thông tin sau khi khởi tạo.
3. Để thêm dòng ghép, nhấn “+ Thêm mới“.
4. Để xóa cấu hình ghép trường, nhấn biểu tượng thùng rác bên phải.

Bước 5: Lưu và hoàn tất thiết lập

1. Kiểm tra lại toàn bộ cấu hình.
2. Nhấn nút “Lưu” để lưu thiết lập quy trình liên kết .
3. Nếu muốn hủy thao tác, nhấn.

III. Lưu ý

• Chỉ những trường cùng loại dữ liệu mới có thể ghép nối với nhau giữa hai quy trình.
• Người thực hiện được thiết lập ở bước đầu tiên của quy trình liên kết phải có quyền sử dụng quy trình đó.
• Sau khi thiết lập xong, khi quy trình gốc hoàn thành và thỏa điều kiện, hệ thống sẽ tự động khởi tạo lượt chạy ở quy trình liên kết tương ứng từng dòng dữ liệu phù hợp.
• Anh/chị có thể sửa hoặc xóa các cấu hình ghép trường để điều chỉnh khi cần thiết.