Để người dùng thiết lập luồng chạy rẽ nhánh quy trình một cách linh hoạt, chương trình cải tiến thiết lập luồng quy trình với các chức năng sau:
Thiết lập Điều kiện:
- Cho phép thiết lập điều kiện theo dữ liệu trường mặc định (Người tạo/Vị trí công việc người tạo/Đơn vị công tác người tạo)
- Cho phép thiết lập điều kiện theo dữ liệu các cột của bảng
- Cho phép thiết lập điều kiện “Thuộc” đối với trường Cơ cấu tổ chức
- Cho phép thiết lập nhiều điều kiện “Và”, “Hoặc” kết hợp
Thiết lập Hành động:
- Cho phép thiết lập hành động Chuyển tiếp và phê duyệt chuyến đến nhiều bước song song (đối với quy trình có bước song song)
- Cho phép thiết lập hành động Từ chối và trả về nhiều bước song song (đối với quy trình có bước song song)
Hướng dẫn chi tiết
Lưu ý: Chỉ người dùng có quyền Thiết kế quy trình, QTUD, QTHT mới thực hiện được các thao tác dưới đây
Trên giao diện Thiết kế quy trình/Thiết lập nâng cao, vào Thiết lập luồng quy trình. Tại đây chương trình cải tiến, bổ sung các chức năng sau:
Thiết lập Điều kiện
1. Thiết lập điều kiện theo dữ liệu trường mặc định
Trước phiên bản R22: chương trình đáp ứng thiết lập các trường trên biểu mẫu tại các bước làm điều kiện
Từ phiên bản R22 trở đi: bổ sung một số trường mặc định bao gồm Người tạo/Vị trí công việc người tạo/Đơn vị công tác người tạo để người dùng thiết lập điều kiện theo nhu cầu
Ví dụ: Quy trình “Đề nghị mua sắm hàng hóa” nếu lượt chạy do giám đốc đề nghị thì chuyển luôn đến bước “Chủ tịch HĐQT Phê duyệt”
Anh/chị thiết lập như sau:
- Nếu “Vị trí công việc của người tạo” –> “Bằng” –> “Giám đốc”
- Thì thực hiện hành động chuyển bước đến Bước “Chủ tịch HĐQT Phê duyệt”
2. Thiết lập điều kiện theo dữ liệu các cột của bảng
Anh/chị có thể thiết lập các cột của bảng làm điều kiện rẽ nhánh, mỗi cột của bảng tương đương với một trường.
Lưu ý: Để sử dụng tính năng này, cột trong bảng cần thiết lập Tính tổng giá trị cột
Ví dụ: Quy trình”Đề nghị mua sắm hàng hóa” có bảng “Thông tin mặt hàng” để người dùng khai báo nội dung hàng hóa cần mua và giá trị cụ thể. Nếu tổng giá trị hàng hóa >20 triệu thì mới cần gửi chủ tịch phê duyệt
Anh/chị có thể dùng dữ liệu cột Tổng giá trị của bảng để thiết lập điều kiện.
Tại bước Giám đốc phê duyệt, hành động Đồng ý:
- Nếu Tổng giá trị hàng hóa (Thông tin mặt hàng) –> “Nhỏ hơn” –> “20.000.000”
- Thì chyển đến bước “Thực hiện mua sắm hàng hóa”
Như vậy, nếu tổng giá trị hàng hóa <20 triệu chương trình sẽ tự động chuyển đến bước “Thực hiện mua sắm hàng hóa”
Nếu tổng giá trị hàng hóa >20 triệu thì tự động đi theo tuần tự qua bước “Chủ tịch phê duyệt”
3. Thiết lập điều kiện “Thuộc” đối với trường Cơ cấu tổ chức
Trước phiên bản R22: chương trình đáp ứng thiết lập điều kiện Bằng/Chứa/Khác
Từ phiên bản R22 trở đi: Đối với trường Cơ cấu tổ chức, anh/chị có thể Thiết lập điều kiện “Thuộc”.
Ví dụ: quy trình “Phê duyệt đề nghị mua hàng”, nếu mua sắm hàng hóa cho Tổng công ty thì chuyển đến bước “Chủ tịch HĐQT phê duyệt”
Anh/chị có thể thiết lập điều kiện như sau
- Nếu “Đơn vị yêu cầu” –> “Thuộc” –> “Văn phòng Tổng công ty”
- Thì hành động chuyển bước đến “Chủ tịch HĐQT phê duyệt”
4. Cho phép thiết lập điều kiện “Và”, “Hoặc”
Trước phiên bản R22: chương trình đáp ứng cho phép người dùng thiết lập một điều kiện để thiết lập hành động rẽ nhánh của quy trình
Từ phiên bản R22 trở đi: cho phép thiết lập kết hợp điều kiện “Và”, “Hoặc” đáp ứng linh hoạt các luồng rẽ nhánh quy trình
- Điều kiện “Và”: nhấn
để thêm nhiều điều kiện khác nhau, phải thỏa mãn tất cả điều kiện thì mới thực hiện Hành động
Ví dụ: quy trình “Đề nghị mua hàng” trong quy trình này có bước Chủ tịch HDQT duyệt. Tuy nhiên, chủ tịch chỉ duyệt các đề nghị thuộc “Tổng công ty”, có giá trị hàng hóa >20 triệu.
Vậy anh/chị có thể thiết lập điều kiện:
Nếu “Cơ cấu tổ chức” –> “Thuộc” –> “Tổng công ty” và “Tổng giá trị hàng hóa” –> “Lớn hơn” –> “20.000.000”
- Điều kiện Hoặc: nhấn + Thêm điều kiện “Hoặc” để thiết lập nhiều điều kiện khác nhau, nếu thỏa mãn 1 trong số các điều kiện thì thực hiện Hành động
Ví dụ: với quy trình “Đề nghị mua hàng”, ngoài những đề nghị “Thuộc Tổng công ty có giá trị trên 20 triệu” chủ tịch còn duyệt các đề nghị của toàn công ty với điều kiện “Loại hàng hóa” là “Đặc biệt” có giá trị >20 triệu.
Vậy anh/chị có thể Thêm điều kiện hoặc:
- Nếu trường “Loại hàng hóa” –> “Bằng” –> “Đặc biệt” Và “Tổng giá trị hàng hóa” –> “Lớn hơn” –> “20.000.000”
- Thì thực hiện hành động Chuyển bước Chủ tịch phê duyệt.
Thiết lập hành động
Trước phiên bản R22: chương trình đáp ứng thiết lập hành động chuyển đến/trả về một bước tuần tự trong quy trình.
Từ phiên bản R22: cho phép thiết lập chuyển đến nhiều bước song song
Lưu ý: áp dụng đối với quy trình có các bước song song
Ví dụ: đơn vị triển khai quy trình “Đề xuất phê duyệt yêu cầu mua sắm” như sau
Bước 1: Lập đề nghị mua hàng
Bước 2: Phòng thi công duyệt
| Bước 3: Bộ phận mua hàng lập đơn mua hàng 1
Bước 4: Bộ phận mua hàng lập đơn mua hàng 2 (song song với 3) Bước 5: Bộ phận mua hàng lập đơn mua hàng 3 (song song với 3 và 4) |
Bước 6: Giám đốc phê duyệt đơn mua
Bước 7: Bộ phận cung ứng cung cấp hàng
1. Tại bước 1 cho phép người dùng lựa chọn số đơn hàng cần tạo, bộ phận mua hàng sẽ tạo các đơn tương ứng, mỗi đơn tương ứng với một bước thực hiện.
Ví dụ: chọn số đơn bằng “2” sẽ chuyển đến Bước 3, Bước 4 để tạo đơn.
2. Nếu giám đốc từ chối duyệt đơn sẽ trả về cho các bước lập đơn mua hàng để thực hiện lại
Anh/chị có thể thiết lập như sau:
1. Thiết lập hành động Chuyển tiếp và phê duyệt chuyến đến nhiều bước song song
Anh/chị có thể thiết lập hành động sau khi thỏa mãn các điều kiện, chuyển lượt chạy đến một số bước hoặc tất cả các bước song song cùng lúc.
Với ví dụ trên anh/chị có thể thiết lập điều kiện và hành động như sau:
- Nếu “Số đơn” –> “Bằng” –> “2”
- Hành động chuyển đến Bước 3, Bước 4
Tương tự:
- Nếu số đơn bằng “1” thì chuyển đến Bước 3
- Nếu số đơn bằng “3” thì chuyển đến Bước 3, Bước 4, Bước 5
- …
Như vậy, tùy theo điều kiện, chương trình sẽ chuyển đến một trong số các bước song song tương ứng mà không cần phải thực hiện tất cả các bước song song.
2. Thiết lập hành động Từ chối và trả về đến nhiều bước song song
Tương tự, anh/chị cũng có thể thiết lập hành động sau khi Từ chối và trả về một số bước hoặc tất cả các bước song song.
Ví dụ: đến Bước 6: Giám đốc duyệt đơn hàng, nếu đơn hàng có vấn đề phát sinh, giám đốc sẽ Từ chối và trả về cho các bước lập đơn.
Anh/chị cũng thiết lập điều kiện tương tự như với mục 1.
- Nếu “Số đơn” bằng “2” thì Trả về Bước 3, Bước 4
- …..
