1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn các tiện ích hỗ trợ theo dõi, xử lý và quản lý quy trình trên AMIS Quy trình, giúp nâng cao hiệu quả phối hợp công việc, giảm rủi ro sai sót và linh hoạt trong xử lý các tình huống phát sinh.
Nội dung bài viết gồm:
- Theo dõi tình trạng thực hiện quy trình qua thông báo, nhật ký hoạt động
- Bình luận trao đổi trong quá trình xử lý
- Thu hồi quy trình khi phát hiện sai sót
- Phân công lại người thực hiện khi cần thiết
- Hủy bỏ lượt chạy khi không còn nhu cầu thực hiện
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Theo dõi tình trạng thực hiện quy trình
Mọi hành động xử lý được gửi tới người dùng qua thông báo ứng dụng và email.
Có thể vào chi tiết lượt chạy, xem tại mục Các bước thực hiện để theo dõi tổng quát tình trạng thực hiện quy trình.
Ngoài ra, người dùng có thể xem chi tiết toàn bộ nhật ký hoạt động và bình luận trong mục Hoạt động.
2.2. Bình luận
Trong quá trình xử lý quy trình, những người liên quan có thể bình luận để trao đổi thông tin với nhau một cách thuận tiện.
2.3. Thu hồi
Trường hợp lượt chạy đã gửi đi có sai sót, có thể chủ động Thu hồi quy trình giúp tiết kiệm thời gian giải quyết và hạn chế rủi ro sai sót thông tin.
Sau khi thu hồi, lượt chạy sẽ quay về bước thực hiện để xử lý sai sót và gửi lại lượt chạy.
2.4. Phân công lại
Trong trường hợp chọn nhầm người thực hiện có thể lựa chọn Phân công lại cho người khác.
Lưu ý: Người được phép phân công lại gồm có người đang chờ thực hiện, người gửi lượt chạy đến bước đó.
Ví dụ:
Sau khi thực hiện quy trình Cấp phát tài sản hành chính nhưng lại gửi nhầm cho quản lý tài sản CNTT thì:
- Quản lý TS CNTT có thể phân công lại cho đúng Quản lý TS HC
- Tự truy cập lượt chạy để phân công lại
2.5. Hủy bỏ
Trong trường hợp quy trình được trả về cho người khởi tạo, nếu không có nhu cầu thực hiện nữa thì có thể Hủy bỏ lượt chạy.
Lưu ý: Để hỗ trợ việc quản lý quy trình, QTUD và QTHT mặc định có quyền được Phân công lại và Huỷ lượt chạy ở bất kỳ bước nào khi lượt chạy đang trong quá trình thực hiện.