1. Tổng quan
Tính năng bình luận trên tài liệu quy trình cho phép các phòng ban phối hợp, góp ý và thống nhất nội dung khi soạn thảo hoặc chỉnh sửa tài liệu quy trình/quy định. Việc thảo luận tập trung tại mỗi phiên bản tài liệu giúp quản lý lịch sử thay đổi và đảm bảo sự đồng thuận của các bên liên quan trước khi ban hành chính thức.
Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn anh/chị cách thực hiện:
- Trao đổi, góp ý tại phiên bản dự thảo.
- Xem và quản lý bình luận của phiên bản dự thảo đối với tài liệu đã ban hành.
Đối tượng áp dụng: Nhân viên ISO (Quản lý tài liệu) và các thành viên tham gia góp ý.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1 Thảo luận tại phiên bản dự thảo
Khi tài liệu đang ở trạng thái soạn thảo, anh/chị có thể thực hiện thảo luận để thống nhất nội dung:
- Tại giao diện tài liệu, anh/chị sử dụng khu vực thảo luận để trao đổi.
- Nhập Nội dung bình luận, có thể đính kèm file hoặc hình ảnh, sau đó nhấn Enter.
- Có thể tham gia thảo luận trên các bình luận bằng cách nhấn Trả lời hoặc nhấn Nhập nội dung ở các luồng thảo luận khác để phản hồi.
2.2 Xem bình luận phiên bản dự thảo (Dành cho quản lý tài liệu)
Đối với các tài liệu đã ở trạng thái Ban hành hoặc Ngừng ban hành, người dùng không có quyền quản lý tài liệu sẽ không thấy phần bình luận cũ. Để xem lại lịch sử thảo luận trước đó, anh/chị thực hiện. Nhấn Xem bình luận phiên bản dự thảo để hiển thị các nội dung đã trao đổi trước khi tài liệu được ban hành. Khi đã xem xong, anh/chị có thể nhấn lại nút này để ẩn các bình luận đó đi.
3. Lưu ý
- TấCập nhật ảnht cả người dùng có quyền xem tài liệu đều có thể tham gia bình luận tại phiên bản dự thảo.
- Đối với tài liệu đã ban hành, chỉ người dùng có vai trò Quản lý tài liệu mới có quyền xem lại các bình luận của phiên bản dự thảo.
- Khi tài liệu đã ban hành, hệ thống sẽ ẩn chức năng thêm mới bình luận vào phiên bản dự thảo để đảm bảo tính xác thực của tài liệu đã chốt.