Để tiết kiệm thời gian cho nhập liệu và tính toán thủ công cho CBNV và kế toán khi chạy quy trình thanh toán, quyết toán hóa đơn, chương trình hiển thị trực quan số tiền trên hóa đơn (kết nối MeInbot) và cho phép thiết lập công thức tự động tính tổng hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.
Hướng dẫn chi tiết
Trước phiên bản R66: Đáp ứng thêm thông tin hóa đơn từ MeInbot để thực hiện các quy trình thanh toán, quyết toán. Nhân viên cần mở hóa đơn để xem và tổng cộng, sau đó điền số tiền cần thanh toán vào quy trình. Nhân viên kế toán cần kiểm tra và xác nhận số tiền trên hóa đơn để thanh toán đúng số tiền cho nhân viên.
Từ phiên bản R66 trở đi: Chương trình hiển thị thông tin số tiền thanh toán trên từng hóa đơn, tự động tính tổng hóa đơn, giúp CBNV dễ dàng nhập thông tin số tiền cần thanh toán nhân viên kế toán xác nhận nhanh chóng số tiền để thanh toán cho nhân viên.
I. Thiết lập quy trình
Lưu ý: Chỉ người có quyền thiết kế quy trình mới thực hiện các thao tác thiết lập. Người dùng bình thường chỉ cần quan tâm đến mục Chạy quy trình.
1. Thiết lập quy trình
Để sử dụng tính năng này, anh/chị cần thiết lập “Quy trình thanh toán/quyết toán hóa đơn” có kết nối với MISA Meinvoice. Xem hướng dẫn chi tiết >>.
2. Thiết lập công thức tính Tổng giá trị hóa đơn
Để tính tổng giá trị hóa đơn cần thanh toán, chương trình bổ sung thêm giá trị “Tổng tiền (hóa đơn)” trong thiết lập công thức, giúp tự động tính tổng của các hóa đơn trên lượt chạy hoặc trong bảng.
Ví dụ: Trong Quy trình thanh toán hóa đơn, “Tổng tiền thanh toán” thường bằng tổng tiền trên hóa đơn. Vậy anh/chị có thể thiết lập công thức cho cột “Tổng tiền thanh toán” là “Tổng tiền (hóa đơn)”.
Thao tác như sau:
1. Trên “Bảng chi tiết thanh toán“, anh/chị thêm cột “Tổng tiền thanh toán” với kiểu dữ liệu “Công thức“.
2. Thiết lập công thức như sau:
- Nhấn “#“, chương sẽtrình hiển thị các trường giá trị công thức trên quy trình.
- Chọn trường “Tổng tiền (hóa đơn)“.
- Tích chọn “Tính tổng giá trị cột” để tính tổng giá trị của tất cả các hóa đơn trên bảng.
3. Lưu và Phát hành để áp dụng tại đơn vị.
II. Chạy quy trình
Khi CBNV chạy quy trình, thêm hóa đơn, chương trình sẽ hiển thị Tổng tiền trên hóa đơn giúp người dùng dễ dàng nắm được và bổ sung vào lượt chạy.
Khi các hóa đơn được thêm, chương trình sẽ tự động tính tổng tiền các hóa đơn tại từng khoản chi, đồng thời tính tổng giá trị của tất cả hóa đơn trên bảng giúp CBNV không cần phải tính toán và nhập tay thủ công, kế toán dễ dàng kiểm tra và xác nhận số tiền cần thanh toán.
