1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tạo quy trình Phê duyệt đơn mua hàng, giúp nhân viên mua hàng đề xuất phê duyệt Đơn mua hàng khi đã xác định Nhà cung cấp đặt mua và các thông tin mua hàng để tiến hành đặt hàng.
Nội dung bao gồm: thiết kế quy trình và chạy quy trình Phê duyệt đơn mua hàng trên phần mềm AMIS Quy trình.
2. Hướng dẫn thực hiện
Lưu ý: Để thực hiện thao tác này đơn vị cần sử dụng cả 2 phần mềm AMIS Quy trình và AMIS mua hàng, được kết nối với nhau. Hướng dẫn kết nối Tại đây.
2.1. Thiết kế quy trình
Trước tiên, trên AMIS Quy trình, anh/chị cần thiết kế quy trình “Phê duyệt đơn mua hàng” với đầy đủ thông tin chung, các bước thực hiện và biểu mẫu phù hợp với quy định.
Lưu ý: có thể sử dụng mẫu “Quy trình Phê duyệt đơn mua hàng” trong thư viện mẫu, mục Tài chính – Kế toán. Chương trình đã mặc định sẵn các thiết lập cần thiết giúp anh/chị áp dụng nhanh chóng.
Sau khi hoàn tất các thiết lập cần thiết, anh/chị thực hiện thiết lập kết nối quy trình với AMIS Mua hàng như sau:
Bước 1: Tại giao diện Thiết kế quy trình\ Thiết lập nâng cao\Kết nối ứng dụng khác, vào mục Tạo kết nối. Chọn ứng dụng AMIS Mua hàng.
Bước 2: Thiết lập kết nối cụ thể:
- Chọn chiều kết nối Mua hàng – Quy trình
- Thiết lập điều kiện khi trên AMIS Mua hàng có phát sinh nghiệp vụ Gửi duyệt Đề nghị duyệt đơn mua hàng
- Chọn Hành động trên AMIS Quy trình tự động khởi tạo quy trình “Phê duyệt Đề nghị mua hàng”
- Ghép trường tương ứng giữa AMIS Quy trình và AMIS Mua hàng để tự động đẩy dữ liệu từ lượt chạy trên AMIS Quy trình sang AMIS Mua hàng:
- Người dùng nhấn Thêm dòng để ghép thêm các thông tin cần thiết.
- Khi chọn một trường của yêu cầu mua sắm trên AMIS Mua hàng, chương trình sẽ tự động hiển thị trường dữ liệu tương đương trên biểu mẫu của quy trình, anh/chị chọn để khớp các trường với nhau.
Bước 3: Lưu thiết lập và Phát hành để áp dụng
2.2. Gửi đề nghị duyệt mua hàng
Lưu ý: Người dùng phải được phân quyền chạy quy trình phê duyệt trên AMIS Quy trình. Tại đây
Bước 1: Nhân viên mua hàng lập chứng từ nghiệp vụ phát sinh Đề nghị mua hàng trên phần mềm Amis Mua hàng. Sau đó nhấn Gửi duyệt
Bước 2: Chọn người duyệt trên đơn, bấm Gửi
Tại phần Lịch sử đề nghị, anh/chị có thể nhanh chóng nắm được trạng thái của yêu cầu/đề nghị tương ứng gửi phê duyệt trên AMIS Quy trình đã được duyệt hoặc đã hoàn thành hay chưa.
