Thiết lập thời hạn xử lý

Nội dung

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn tính năng thiết lập thời hạn xử lý trong quy trình, giúp đảm bảo thời hạn được đặt chính xác theo thực tế của từng lượt chạy.

Nội dung bài viết gồm:

Thiết lập thời hạn xử lý theo trường thời gian của bước trước
Thiết lập thời hạn xử lý theo khoảng thời gian
Cài đặt Nhắc nhở & Tần suất lặp lại (Nếu có)
Lưu ý khi thực hiện

Phạm vi áp dụng: Chỉ người dùng có quyền thiết kế quy trình, Quản trị ứng dụng và Quản trị hệ thống mới thực hiện được thao tác này.

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1. Thiết lập thời hạn xử lý theo trường thời gian của bước trước

Bước 1: Vào phần Thiết kế quy trình, chọn quy trình cần chỉnh sửa, nhấn vào nút Chỉnh sửa.

Bước 2: Thiết lập thời hạn xử lý theo trường thời gian của bước trước

Từ bước 2 trong quy trình, sẽ có thêm mục Thời hạn, để thiết lập thời gian hoàn thành bước đó.
Tại đây, chọn Trường thời gian bước trước để có thể thiết lập thời gian cụ thể hoàn thành quy trình là thời gian cuả trường thời gian bước trước.

Lưu ý: Trường bước trước phải có loại trường kiểu thời gian, thì khi chọn Trường thời gian bước trước thì mới hiển thị ra danh sách trường để lựa chọn.

Ví dụ: Quy trình cấp phát tài nguyên Tại Bước 1: Lập hồ sơ cấp phát tài nguyên, người chạy quy trình khai báo thời hạn cấp phát mong muốn.

Tại Bước 3: Quản trị hệ thống thực hiện cấp phát tài nguyên, anh/chị có thể thiết lập thời hạn là Trường thời gian bước trước.

Chọn trường Thời hạn cấp phát mong muốn tại Bước 1, sau đó thiết lập thời gian nhắc nhở phù hợp.

Như vậy, khi chạy quy trình, nhân viên khai báo thời gian cấp phát mong muốn, chương trình sẽ tự động đặt thời gian này thành hạn xử lý tại bước 3.

2.2. Thiết lập thời hạn xử lý theo khoảng thời gian

Bước 1: Vào phần Thiết kế quy trình, chọn quy trình cần chỉnh sửa, nhấn vào nút Chỉnh sửa.

Bước 2: Thiết lập thời hạn xử lý theo khoảng thời gian

Từ bước 2 trong quy trình, sẽ có thêm mục Thời hạn, để thiết lập thời gian hoàn thành bước đó.
Tại đây, chọn Khoảng thời gian để thiết lập Bước có hạn xử lý sau bao nhiêu Ngày/Giờ/Phút kể từ ngày hoàn thành bước trước đó.

2.3. Cài đặt Nhắc nhở & Tần suất lặp lại (Nếu có)

Để tránh việc nhân viên quên việc, có thể thiết lập thêm tính năng cảnh báo:

Tích chọn Nhắc nhở.
Chọn thời gian hệ thống sẽ gửi cảnh báo trước khi hết hạn (Ví dụ: Trước 1 giờ, Trước 1 ngày…).
Thiết lập Tần suất lặp lại (nếu muốn hệ thống liên tục nhắc nhở sau mỗi khoảng thời gian nhất định cho đến khi công việc được xử lý).