1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách tạo quy trình Tiếp nhận nhân sự chính thức trên phần mềm Amis Quy trình, giúp chuẩn hóa các bước tiếp nhận, đảm bảo minh bạch, thuận tiện và tự động hóa trong quản lý nhân sự mới.
Nội dung bao gồm:
- Thiết kế quy trình Đề xuất tiếp nhận nhân sự
- Chạy quy trình
2. Hướng dẫn thực hiện
Mời Anh/chị xem thêm video hướng dẫn
2.1. Nghiệp vụ minh họa
Công ty TNHH Minh Chung có quy trình tuyển dụng như sau:
- Trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự thì lập đề xuất tuyển dụng và gửi Giám đốc tuyển dụng xem xét phê duyệt.
- Sau đó, HR tuyển dụng cần lập KH tuyển dụng chi tiết để đảm bảo tuyển đủ người theo yêu cầu. KH tuyển dụng này cần được GĐ tuyển dụng phê duyệt trước khi thực hiện.
- Tiếp theo, HR tuyển dụng thực hiện tìm kiếm, thu hút ứng viên và tổ chức đánh giá lựa chọn ứng viên với Hội đồng tuyển dụng bao gồm: GĐ tuyển dụng, TBP có nhu cầu tuyển dụng và HR.
- Ứng viên trúng tuyển sẽ được làm thủ tục tiếp nhận thử việc
- Ứng viên đạt qua thời gian thử việc sẽ được làm thủ tục tiếp nhận chính thức.
Trên quy trình này, các bước Tìm kiếm, Đánh giá lựa chọn ứng viên đã được đáp ứng trên AMIS Tuyển dụng. Bước Tiếp nhận thử việc đã đáp ứng chuyển hồ sơ ứng viên từ AMIS Tuyển dụng sang AMIS Thông tin nhân sự.
–> Bước Tiếp nhận chính thức có thể đáp ứng trên AMIS Quy trình, tích hợp với Tuyển dụng, Thông tin nhân sự.
Với bước Tiếp nhận chính thức, quy định cụ thể như sau:
- Tối thiểu 3 ngày trước khi CBNV kết thúc 2 tháng thử việc, bộ phận Nhân sự nhắc nhở các Trưởng bộ phận đánh giá kết quả thử việc của nhân viên
- Trưởng bộ phận thực hiện việc ghi nhận kết quả công việc của nhân viên theo biểu mẫu Kế hoạch thử việc và kết quả đánh giá và gửi cho bộ phận Nhân sự
- Bộ phận Nhân sự tổng hợp Danh sách nhân viên và Kết quả thử việc từ các Trưởng bộ phận và gửi cho các cấp có thẩm quyền phê duyệt. Thẩm quyền duyệt:
- Nếu vị trí tiếp nhận là Nhân viên thì Giám đốc Nhân sự phê duyệt
- Nếu vị trí tiếp nhận là cấp Quản lý thì gửi Giám đốc Nhân sự xem xét –> gửi Tổng giám đốc phê duyệt
- Giám đốc Nhân sự/Tổng giám đốc căn cứ trên kết quả công việc, tinh thần thái độ, mức độ cam kết của Nhân viên thử việc để đưa ra quyết định.
- Sau khi các cấp có thẩm quyền phê duyệt, bộ phận Nhân sự thông báo kết quả đến Nhân viên và thực hiện các thủ tục tiếp nhận chính thức bao gồm: Cập nhật thông tin hồ sơ nhân viên, ký mới hợp đồng, báo tăng BHXH
Sơ đồ quy trình (để dễ dàng thiết lập quy trình tự động):
Bước 1: HR lập đề xuất tiếp nhận chính thức, trong đó có thông tin DSNV hết thời gian thử việc đã có sẵn trên AMIS Thông tin nhân sự
Bước 2: Giám đốc nhân sự xem xét
Khi đó tùy theo cấp bậc của CBNV được tiếp nhận sẽ có điều kiện rẽ nhánh khác nhau:
- Nếu là Nhân viên –> Giám đốc nhân sự duyệt xong thì chuyển luôn đến bước 4 Thực hiện thủ tục tiếp nhận chính thức
- Nếu là Quản lý –> Cần chuyển tiếp đến cấp duyệt cao hơn là bước 3 Tổng giám đốc phê duyệt -> sau đó đến bước 4 Thực hiện thủ tục tiếp nhận chính thức
2.2. Thiết kế quy trình Đề xuất tiếp nhận nhân sự
Với quy trình như nghiệp vụ minh họa bên trên, thực hiện thiết lập trên AMIS Quy trình như sau:
Tại phân hệ Thiết kế quy trình, nhấn Tạo quy trình
2.2.1 Khai báo các thông tin chung
- Tên quy trình: Quy trình tiếp nhận nhân sự chính thức
- Mô tả chung: <Nhập đoạn quy định ở trên>
- Nhóm quy trình: Quản trị nguồn nhân lực
- Tạo Các bước thực hiện bao gồm:
Bước 1: Lập yêu cầu tiếp nhận chính thức
Bước 2: Xem xét yêu cầu
Bước 3: Phê duyệt yêu cầu
Bước 4: Thực hiện thủ tục tiếp nhận chính thức
- Phân quyền sử dụng: Vị trí công việc – Nhân viên Quản trị nguồn nhân lực
- Lựa chọn Biểu tượng và nhập Ghi chú nếu cần
2.2.2 Thiết lập thông tin cho từng bước thực hiện
Bước 1: Lập đề nghị tiếp nhận chính thức
Tạo các trường thông tin cần có bao gồm:
| Tên trường | Loại trường | Bắt buộc | Giá trị mặc định |
| Đợt tiếp nhận | Một dòng | Có | Không |
| Phòng ban | Cơ cấu tổ chức | Có | Không |
| Cấp bậc tiếp nhận | Chọn giá trị: Nhân viên/Quản lý | Có | Không |
| Danh sách tiếp nhận | Tải tệp | Có | Không |
| File kết quả thử việc | Tải tệp | Có | Không |
Ở các bước sau đều cần xem lại các thông tin để có căn cứ đưa ra quyết định, vì vậy anh chị chọn Hiển thị thông tin bước 1 ở các bước sau.
Bước 2: Xem xét đề nghị
Chọn Người thực hiện cho bước này là Vị trí – Giám đốc nhân sự
Bước này là bước duyệt, ngoài ra không cần khai báo thêm thông tin gì
Bước 3: Phê duyệt đề nghị
Chọn Người thực hiện cho bước này là Vị trí – Tổng giám đốc
Bước này là bước duyệt, ngoài ra không cần khai báo thêm thông tin gì
Bước 4: Thực hiện thủ tục tiếp nhận chính thức
Tại bước này, thêm danh sách Công việc con bao gồm:
- Cập nhật thông tin hồ sơ nhân viên
- Ký mới hợp đồng
- Báo tăng BHXH
Tích chọn Bắt buộc hoàn thành tất cả công việc con.
Người thực hiện bước này chính là HR nên anh chị chọn: Người thực hiện bước trước – Bước 1
2.2.3. Thiết lập nâng cao cho quy trình
Bước 1. Thiết lập luồng quy trình
Anh/chị thiết lập các điều kiện rẽ nhánh và lựa chọn kết quả khi bị từ chối/trả về ở từng bước:
- Tại bước 1: không có điều kiện rẽ nhánh
- Tại bước 2:
Tùy theo cấp bậc của người được tiếp nhận sẽ có điều kiện rẽ nhánh khác nhau:
-
- Nếu là Nhân viên –> Chuyển thẳng đến bước 4 HR thực hiện thủ tục tiếp nhận
-
- Nếu là Quản lý –> Chuyển lên bước 3 TGĐ phê duyệt —> Rồi chuyển tiếp đến bước 4 HR thực hiện thủ tục tiếp nhận
-
- Từ chối tại bước 2 thì trả về bước 1
- Tại bước 3: từ chối thì trả về bước 1
- Tại bước 4: bước này HR cần thực hiện công việc chứ được trả về bước nào trước đó nên anh/chị chọn kết quả khi trả về là Không cho trả về.
Bước 2. Thiết lập tiêu đề
Để tiêu đề lượt chạy hiển thị đầy đủ thông tin và dễ phân biệt, anh/chị có thể thiết lập tiêu đề như sau:
Tiếp nhận chính thức đợt [Đợt tiếp nhận] của [Phòng ban]
Bước 3. Thiết lập tự động khởi tạo khi có đề xuất tiếp nhận chính thức trên TTNS
Vào chi tiết quy trình, chọn bánh răng 
, chọn Kết nối ứng dụng khác, chọn ứng dụng Thông tin nhân sự
Tại giao diện, kết nối Thông tin nhân sự, thực hiện thiết lập điều kiện – hành động để tự động chạy quy trình Đề xuất tiếp nhận nhân sự
Bước 4. Lưu thiết lập để hoàn tất.
2.2.4. Phát hành quy trình
Sau khi hoàn tất Thiết kế quy trình, anh/chị cần Phát hành để đưa quy trình vào sử dụng.
2.3. Chạy quy trình
Khi phát sinh nhu cầu tiếp nhận nhân viên chính thức, HR vào TTNS để tạo đề xuất và Gửi duyệt đề xuất.
Khi đó, hệ thống sẽ tự động tạo 1 lượt chạy Cần thực hiện trên AMIS Quy trình, trong đó đã lấy sẵn các thông tin trên TTNS, anh/chị HR có thể vào khai báo thêm các thông tin còn thiếu nếu cần và gửi tiếp đến các bước thực hiện theo thiết lập.
Sau khi hoàn tất, chương trình tự động cập nhật trạng thái của đề xuất bên TTNS là Đã hoàn thành giúp liên thông dữ liệu, khép kín luồng nghiệp vụ.