I. Tổng quan
Tính năng cho phép người dùng chủ động đặt lịch và phòng họp cho các cuộc họp sắp tới một cách nhanh chóng và thuận tiện. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tự động gửi email mời họp đến tất cả thành viên tham gia, giúp mọi người nắm bắt thông tin và sắp xếp công việc hiệu quả.
Nội dung này hướng dẫn các bước để đặt một lịch họp mới trên hệ thống.
Đối tượng áp dụng: Người dùng được cấp quyền đặt phòng họp.
II. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Mở giao diện đặt lịch họp
Tại giao diện Quản lý lịch họp, anh/chị chuyển sang chế độ Xem dạng lịch và nhấn chuột vào một khung giờ trống muốn đặt lịch.
Bước 2: Khai báo thông tin cuộc họp
Trên màn hình Thêm lịch họp, anh/chị điền các thông tin chi tiết:
- Nhập Tiêu đề và Mô tả cho cuộc họp.
- Chọn Phòng họp, Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc.
- Thiết lập các tùy chọn nâng cao (nếu cần):
- Lặp lại: Dùng cho các cuộc họp định kỳ. Anh/chị chọn chu kỳ lặp (hàng ngày, hàng tuần,…) và ngày kết thúc chu kỳ.
- Nhắc nhở: Cài đặt thời gian để hệ thống gửi thông báo nhắc nhở đến người tham gia trước khi cuộc họp bắt đầu.
- Có sử dụng video: Tích chọn nếu cuộc họp có sử dụng hình thức trực tuyến.
- Yêu cầu dịch vụ: Gửi yêu cầu chuẩn bị (trà, nước, tài liệu,…) cho người phụ trách phòng họp.
- Đính kèm tài liệu tại mục Thêm tài liệu để gửi cho người tham gia.
- Thêm Người chủ trì cuộc họp, chương trình sẽ cảnh báo khi người này có lịch họp khác bị trùng, nhằm đảm bảo người chủ trì có thể tham gia đầy đủ..
- Tại mục Thành viên tham gia, nhấn Thêm thành viên và chọn những người sẽ tham dự cuộc họp.
Bước 3: Hoàn tất đặt lịch
Sau khi khai báo đầy đủ thông tin, anh/chị nhấn Đặt lịch để hoàn tất.
III. Lưu ý
- Có thể tìm phòng trống và đặt phòng dễ dàng và nhanh chóng với Trợ lý số AVA. Chi tiết Tại đây.
- Sau khi đặt lịch thành công, hệ thống sẽ tự động gửi email mời họp kèm theo tài liệu (nếu có) đến tất cả các thành viên tham gia.
- Các yêu cầu dịch vụ sẽ được gửi trực tiếp đến người phụ trách phòng họp để chuẩn bị.