1. Tổng quan
Mục đích bài viết: Chương trình cho phép anh/chị thiết lập luồng tự động đồng bộ các yêu cầu xuất vật tư/đề nghị kho cấp vật tư từ nhiều kho khác nhau giữa AMIS Kho hàng với AMIS Sản xuất, giúp tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với thao tác thủ công trước đây.
Nội dung bài viết: Hướng dẫn Thiết lập luồng đồng bộ yêu cầu xuất kho giữa AMIS Sản xuất và AMIS Kho hàng thông qua AMIS Workflow giúp dữ liệu luôn được cập nhật tức thì.
Phạm vi áp dụng: Tất cả các doanh nghiệp đang sử dụng đồng thời AMIS Kho hàng, AMIS Sản xuất, AMIS Workflow.
2. Hướng dẫn
Lưu ý chung:
- Để đồng bộ chứng từ giữa các hệ thống (AMIS Bán hàng, AMIS Mua hàng, AMIS Kế toán, AMIS Kho hàng) với nhau, cần thiết lập luồng và phát hành luồng tương ứng trên AMIS Workflow. >> Xem hướng dẫn chi tiết.
- Các luồng đồng bộ chứng từ từ AMIS Kho hàng sang AMIS Sản xuất, AMIS Quy trình đã được thiết lập sẵn tại Thư viện mẫu luồng trên AMIS Workflow, anh/chị có thể truy cập để tham khảo và áp dụng ngay cho đơn vị mình. >> Xem hướng dẫn chi tiết.
- Với mỗi loại chứng từ cần đồng bộ, anh/chị chỉ cần thiết lập và phát hành một luồng phù hợp trên AMIS Workflow. Nếu đã có nhiều luồng cho cùng loại chứng từ, có thể chọn Ngừng hoạt động cho các luồng không sử dụng.
- Chương trình không cho phép đồng thời kích hoạt cả 2 luồng Đồng bộ về Yêu cầu xuất kho (Chi tiết theo nhiều kho) và luồng Đồng bộ về Lệnh xuất kho (Chi tiết theo 1 kho). Để tiếp tục sử dụng, anh/chị vui lòng Ngừng hoạt động một trong hai luồng trước khi phát hành luồng còn lại.
Bước 1: Thiết lập các luồng đồng bộ trên AMIS Workflow
Trên AMIS Workflow thiết lập và phát hành luồng Gửi sang kho yêu cầu xuất vật tư/Đề nghị kho cấp vật tư từ AMIS Sản xuất và luồng Trả thông tin chứng từ tương ứng từ kho về sản xuất như sau:
Luồng 1: Đồng bộ yêu cầu xuất vật tư (chi tiết theo nhiều kho) về từ AMIS Sản xuấtBước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thư viện mẫu Bước 2: Tại ô tìm kiếm nhập Gửi sang kho yêu cầu xuất vật tư (kho theo dòng chi tiết) Bước 3: Nhấn Sử dụng mẫu
Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Gửi sang kho yêu cầu xuất vật tư (kho theo dòng chi tiết)
Lưu ý: Tại bước Cấu hình 2. Tạo yêu cầu xuất kho, anh/chị cần chọn Loại chứng từ yêu cầu xuất kho phù hợp với nhu cầu đơn vị.
Luồng 2: Trả thông tin yêu cầu xuất vật tư từ AMIS Kho về AMIS Sản xuấtBước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thư viện mẫu Bước 2: Tại ô tìm kiếm nhập Cập nhật tình trạng thực hiện theo số lượng đã xuất cho Yêu cầu xuất vật tư Bước 3: Nhấn Sử dụng mẫu
Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Cập nhật tình trạng thực hiện theo số lượng đã xuất cho Yêu cầu xuất vật tư
Luồng 3: Đồng bộ đề nghi kho cấp vật tư (chi tiết theo nhiều kho) về từ AMIS Sản xuấtBước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thư viện mẫu Bước 2: Tại ô tìm kiếm nhập Gửi sang kho Đề nghị kho cấp vật tư (kho theo dòng chi tiết) Bước 3: Nhấn Sử dụng mẫu
Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Gửi sang kho Đề nghị kho cấp vật tư (kho theo dòng chi tiết)
Lưu ý: Tại bước Cấu hình 2. Tạo yêu cầu xuất kho, anh/chị cần chọn Loại chứng từ yêu cầu xuất kho phù hợp với nhu cầu đơn vị.
Luồng 4: Trả thông tin đề nghị kho cấp vật tư từ AMIS Kho về AMIS Sản xuấtBước 1: Trên AMIS Workflow, vào Thư viện mẫu Bước 2: Tại ô tìm kiếm nhập Cập nhật tình trạng thực xuất theo phiếu xuất kho cho Đề nghị kho cấp vật tư Bước 3: Nhấn Sử dụng mẫu Bước 4: Thiết lập và phát hành luồng Cập nhật tình trạng thực xuất theo phiếu xuất kho cho Đề nghị kho cấp vật tư
|
Bước 2: Tạo yêu cầu xuất kho trên AMIS Sản xuất
- Trên AMIS Sản xuất, anh chị lập yêu cầu xuất vật tư, lập đề nghị kho cấp vật tư có chọn chi tiết kho tương ứng theo từng dòng mã VTHH.
- Nhấn Gửi sang kho để gửi thông tin Yêu cầu xuất vật tư/Đề nghị kho cấp vật tư từ AMIS Sản xuất sang AMIS Kho.
- Sau khi gửi thành công, trạng thái chuyển sang Đã gửi kho và trạng thái đồng bộ là Đồng bộ kho
- Hệ thống sẽ tự động gửi từng dòng VTHH về AMIS Kho hàng với đúng thông tin kho xuất của từng dòng.
Lưu ý:
- Chức năng Gửi sang kho chỉ hiển thị khi workflow đã thiết lập luồng Gửi sang kho Đề nghị kho cấp vật tư/Yêu cầu xuất vật tư (kho theo dòng chi tiết) và đang ở trạng thái sử dụng.
- Chương trình cho phép anh/chị Thu hồi Yêu cầu xuất vật tư/Đề nghị kho cấp vật tư đã gửi từ AMIS Sản xuất sang AMIS Kho. Hệ thống sẽ tự động xóa yêu cầu và lệnh xuất kho liên quan, đồng thời gửi thông báo cho bộ phận kho.
Bước 3: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho trên AMIS Kho hàng
Trên AMIS Kho hàng, hệ thống tự động tạo Yêu cầu xuất kho từ các Yêu cầu xuất vật tư và Đề nghị kho cấp vật tư tương ứng.
- Vào phân hệ Hoạt động kho\Xuất kho, tab Yêu cầu xuất kho, chương trình hiển thị danh sách các yêu cầu xuất kho mới được đồng bộ từ AMIS Sản xuất.
- Nhấn đúp chuột để xem và kiểm tra thông tin chi tiết trên từng yêu cầu.
- Nhấn Hoàn thành để chương trình tự động cập nhật Trạng thái lập lệnh thành Đã lập đủ và Trạng thái xuất kho thành Đã xuất đủ cho các Yêu cầu xuất vật tư có:
- Trạng thái xuất kho là Chưa xuất hoặc Đang xuất
- Trạng thái lập lệnh là Chưa lập hoặc Đang lập.
- Nhấn Lập lệnh xuất kho để lập nhanh chứng từ kế thừa các thông tin trên yêu cầu xuất kho chưa xuất đủ.
Bước 4: Cập nhật thông tin yêu cầu xuất kho từ AMIS Kho hàng sang AMIS Sản xuất
Khi có bất kỳ thay đổi nào trên AMIS Kho hàng (Cập nhật trạng thái xuất kho của yêu cầu hoặc chỉnh sửa thông tin phiếu xuất kho tương ứng), hệ thống sẽ tự động kích hoạt luồng đồng bộ để ngay lập tức trả lại thông tin chi tiết những thay đổi này về AMIS Sản xuất.
Cụ thể, AMIS Sản xuất sẽ tự động:
- Cập nhật trạng thái thực hiện của yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu (NVL).
- Đồng bộ số lượng thực tế đã xuất.
- Cập nhật danh sách các phiếu xuất kho liên quan.
3. Lưu ý
- Nếu đơn vị đang sử dụng luồng kết nối workflow Gửi sang kho Đề nghị kho cấp vật tư (kho chung)/Gửi sang kho Yêu cầu xuất vật tư (kho chung), trong khi chứng từ có nhiều kho xuất ở các dòng, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo:
- Khi chứng từ đã gửi sang kho bị xóa ở phía AMIS Kho hàng, trạng thái chứng từ trên AMIS Sản xuất sẽ tự động chuyển về Chưa gửi kho và Chưa đồng bộ.
