I. Tổng quan
Tính năng thêm trường tùy chỉnh đính kèm file cho phép người dùng quản lý các thông tin, tài liệu bắt buộc cần nộp trước khi hoàn thành, phê duyệt hoặc chuyển trạng thái công việc. Việc này giúp tăng cường kiểm soát, đảm bảo đầy đủ hồ sơ, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy trình phức tạp, cần tuân thủ kiểm soát chứng từ.
Đối tượng áp dụng:
- Cấu hình trường: người quản lý dự án hoặc người có quyền thiết lập trường tuỳ chỉnh.
- Xem, đính kèm file vào trường: Người có quyền xem hoặc ghi nhận trường tùy chỉnh.
Các phần chính:
- Thiết lập trường tuỳ chỉnh đính kèm file
- Hiển thị và thao tác file đính kèm
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Thiết lập trường tùy chỉnh dạng đính kèm file
- Vào mục Thiết lập trường tuỳ chỉnh của phần quản lý Công việc.
- Nhấn Thêm trường mới.
- Ở phần Kiểu dữ liệu, chọn Tải tệp (đính kèm file).
- Nhập Tên trường, Hướng dẫn nhập (nếu có).
- Đánh dấu Bắt buộc nhập tại các mốc mong muốn:
- Trước khi hoàn thành công việc
- Trước khi gửi yêu cầu phê duyệt
- Trước khi đồng ý/từ chối phê duyệt (chọn theo nhu cầu).
- Thiết lập Quyền ghi nhận và Quyền xem cho các vai trò hoặc người cụ thể.
- Lưu lại trường vừa tạo.
2. Đính kèm file vào trường tùy chỉnh công việc
- Vào chi tiết công việc.
- Tại phần trường tùy chỉnh dạng Tải tệp, nhấn Tải tệp lên.
- Chọn nguồn tệp: Máy tính, Dropbox, Google Drive, hoặc One Drive.
- Xác nhận tải lên, kiểm tra tệp ở danh sách file đính kèm.
III. Lưu ý
- Chỉ người có quyền mới thao tác được với trường và file.
- Các file đính kèm sẽ được hiển thị ở cả tab Tài liệu & Liên kết kèm trạng thái, chia sẻ, tải xuống, ký điện tử (nếu có).
- Đảm bảo cấu hình quyền ghi nhận và quyền xem phù hợp cho từng vai trò để tránh trường hợp nhân viên không thao tác được hoặc lộ thông tin nhạy cảm.
- Các thao tác đính kèm, chia sẻ, tải xuống file hành xử giống phần Tệp đính kèm hiện có.
- Trường này không ảnh hưởng đến chức năng lọc nâng cao, xuất khẩu dữ liệu, báo cáo, trường tuỳ chỉnh dạng Bảng.