1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng Nhân bản phòng ban, giúp người dùng tạo mới một phòng ban với đầy đủ cấu trúc, bao gồm các phòng ban trực thuộc, dự án, thành viên, vai trò và cài đặt liên quan, nhằm tiết kiệm thời gian và giảm thao tác thủ công khi tổ chức có nhiều dòng sản phẩm hoặc nhóm làm việc tương tự nhau.
Nội dung bài viết gồm:
- Thực hiện nhân bản phòng ban
- Kiểm tra kết quả nhân bản
Phạm vi áp dụng: Người dùng có quyền tạo phòng ban.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thực hiện nhân bản phòng ban
Bước 1: Tại danh sách phòng ban, nhấn vào menu ngữ cảnh của phòng ban cần nhân bản, chọn Nhân bản phòng ban để mở cửa sổ thiết lập nhân bản.
Bước 2: Tại popup “Nhân bản phòng ban“, nhập các thông tin và lựa chọn:
- Nhập tên phòng ban mới vào trường tương ứng (có thể chỉnh sửa tên mặc định).
- Nếu phòng ban đang nhân bản có phòng ban cha, anh/chị có thể chọn lại phòng ban cha.
- Tùy chọn nhân bản các thành phần:
- Chọn Tất cả để chọn hoặc bỏ chọn toàn bộ mục có thể tùy chỉnh.
- “Thành viên của phòng ban” và “Bộ vai trò của phòng ban” luôn được sao chép, không thể bỏ chọn.
- Tích chọn hoặc bỏ chọn các thành phần khác như (3) Dự án trong phòng ban, “Phòng ban trực thuộc“, vv.
- Nếu bỏ chọn “Dự án trong phòng ban”, các mục phụ thuộc sẽ ẩn/khóa tương ứng; nếu bỏ chọn “Phòng ban trực thuộc”, toàn bộ các mục phụ cũng sẽ không được nhân bản.
- Kiểm tra kỹ các lựa chọn và chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu.
Bước 3: Sau khi điền và chọn thông tin, nhấn (4) Lưu phòng ban để bắt đầu quá trình nhân bản. Hệ thống sẽ xử lý và thông báo kết quả.
2.2. Kiểm tra kết quả nhân bản
- Sau khi nhân bản thành công, phòng ban mới sẽ xuất hiện trong danh sách cùng cấp với phòng ban gốc.
- Anh/chị nhận được thông báo thành công và có thể truy cập ngay vào phòng ban vừa được tạo.
3. Lưu ý
- Tính năng chỉ sao chép thành viên đang hoạt động và dự án đang hoạt động, không nhân bản các thành viên đã nghỉ việc hoặc dự án đã đóng/lưu trữ.
- Không nhân bản các công việc bên trong dự án.
- Trong quá trình nhân bản, nếu gặp lỗi, hệ thống sẽ tự động hoàn tác toàn bộ thao tác và thông báo lại cho anh/chị.
- Cần đặt tên phòng ban mới khác với các phòng ban cùng cấp, hệ thống sẽ cảnh báo nếu tên bị trùng hoặc bị để trống.
- Các thiết lập nhân bản sẽ được phần mềm ghi nhớ cho lần sử dụng tiếp theo của anh/chị.