1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng tự động chuyển công việc sang cột mới trên bảng công việc khi tất cả người phê duyệt đồng ý hoặc khi có người từ chối phê duyệt, giúp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và kiểm soát trạng thái công việc hiệu quả hơn.
Nội dung bài viết gồm:
- Thiết lập tự động chuyển cột khi gửi yêu cầu phê duyệt.
- Cách hoạt động khi chỉ chọn lựa chọn “Nếu được phê duyệt”.
- Cách hoạt động khi chỉ chọn lựa chọn “Nếu bị từ chối”.
- Cách hoạt động khi chọn đồng thời cả 2 lựa chọn.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập tự động chuyển cột khi gửi yêu cầu phê duyệt
Bước 1: Trên giao diện Thiết lập dự án, vào Thiết lập tự động > chọn hành động Gửi yêu cầu phê duyệt.
Bước 2: Tích chọn một hoặc cả hai lựa chọn sau theo nhu cầu:
- Nếu công việc được phê duyệt, chuyển công việc sang dự án hoặc cột khác.
- Nếu công việc bị từ chối, chuyển công việc sang dự án hoặc cột khác.
Bước 3: Chọn Nhóm công việc (cột) đích cần chuyển công việc sang khi điều kiện tương ứng được thỏa mãn.
Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập.
2.2. Trường hợp chỉ chọn “Nếu được phê duyệt”
Khi Thiết lập tự động chỉ tích chọn lựa chọn Nếu công việc được phê duyệt, chuyển công việc sang dự án hoặc cột khác (không chọn lựa chọn từ chối):
- Nếu tất cả người được gửi yêu cầu đồng ý phê duyệt: Khi người cuối cùng phê duyệt, công việc sẽ tự động chuyển sang Nhóm công việc (cột) đã thiết lập.
- Nếu có 1 người không đồng ý phê duyệt: Công việc được coi là Chưa hoàn thành và sẽ giữ nguyên tại cột hiện tại, không được chuyển sang Nhóm công việc đã thiết lập.
2.3. Trường hợp chỉ chọn “Nếu bị từ chối”
Khi Thiết lập tự động chỉ tích chọn lựa chọn Nếu công việc bị từ chối, chuyển công việc sang dự án hoặc cột khác:
- Nếu có người từ chối phê duyệt: Công việc sẽ tự động chuyển sang Nhóm công việc (cột) đã thiết lập tương ứng.
2.4. Trường hợp chọn cả 2 lựa chọn
Khi Thiết lập tự động tích chọn đồng thời cả 2 lựa chọn Nếu công việc được phê duyệt… và Nếu công việc bị từ chối…:
- Nếu tất cả người được gửi yêu cầu đồng ý phê duyệt: Khi người cuối cùng phê duyệt, công việc sẽ tự động chuyển sang Nhóm công việc (cột) đã thiết lập cho trường hợp được phê duyệt.
- Nếu có 1 người không đồng ý phê duyệt: Công việc được coi là Chưa hoàn thành và sẽ tự động chuyển sang Nhóm công việc (cột) đã thiết lập cho trường hợp bị từ chối.
3. Lưu ý
- Công việc chỉ được tự động chuyển cột khi đáp ứng đúng điều kiện đã thiết lập (được phê duyệt hoặc bị từ chối tương ứng với lựa chọn đã tích chọn).
- Khi chỉ tích chọn lựa chọn Nếu được phê duyệt mà có người từ chối phê duyệt, công việc sẽ giữ nguyên tại cột hiện tại (không bị chuyển đi).
- Trạng thái Chưa hoàn thành được hệ thống ghi nhận khi có ít nhất 1 người không đồng ý phê duyệt công việc.