1. Tổng quan
Tính năng trường tùy chỉnh dạng Tệp đính kèm giúp anh/chị thêm trường tải tệp vào chi tiết công việc và thiết lập bắt buộc nhập file trước khi hoàn thành, gửi phê duyệt hoặc đồng ý/từ chối phê duyệt công việc. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát việc nộp và lưu tài liệu, hình ảnh chứng từ với từng nhiệm vụ cụ thể.
Hướng dẫn áp dụng cho:
- Thiết lập trường: Quản trị viên dự án, người có quyền tạo trường tùy chỉnh
- Điền trường tùy chỉnh: Người có quyền ghi nhận trường tùy chỉnh
Các phần chính:
- Thiết lập trường tùy chỉnh Tệp đính kèm
- Đính kèm và xem file trên chi tiết công việc
- Các quyền thao tác và lưu ý khi sử dụng
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập trường tùy chỉnh tệp đính kèm
Bước 1: Trên giao diện thiết lập dự án, truy cập giao diện thiết lập trường tùy chỉnh
Bước 2: Nhấn Thêm trường tùy chỉnh, chương trình sẽ hiện giao diện thêm trường tùy chỉnh
Bước 3: Thiết lập thông tin trường tùy chỉnh:
- Nhập Tên trường
- Chọn kiểu dữ liệu là (2) Tải tệp để chọn kiểu dữ liệu là Tệp đính kèm, cho phép đính file từ máy tính hoặc các nguồn lưu trữ (Dropbox, Google Drive, One Drive).
- NhậpNội dung hướng dẫn nhập nếu cần. Nội dung này sẽ được hiện thị trên chi tiết công việc để phòng trường hợp cần nhập thông tin diễn giải cho trường này.
Bước 4: Cấu hình các điều kiện bắt buộc và lưu trường
- Tùy mục đích quản lý, tích chọn điều kiện phù hợp:
- (4) Bắt buộc ghi nhận trước khi hoàn thành
- (5) Bắt buộc ghi nhận trước khi gửi yêu cầu phê duyệt
- (6) Bắt buộc ghi nhận trước khi đồng ý/từ chối phê duyệt
- Sau khi thiết lập đầy đủ, nhấn (7) Lưu để hoàn tất và hiển thị trường trên chi tiết công việc.
2.2. Đính kèm và sử dụng tệp trên chi tiết công việc
Để đính kèm tài liệu, nhấn (12) Tải tệp lên hoặc kéo file vào khu vực (13) Thả tệp hoặc tải lên tại đây. Có thể chọn file từ máy tính hoặc nguồn lưu trữ đám mây đã hỗ trợ.
3. Lưu ý
- Anh/chị cần có quyền thao tác để được phép đính kèm hoặc xem file trên trường tùy chỉnh
- Ở mỗi trường tải tệp, tối đa ba file được hiển thị; nếu vượt quá nhấn vào xem thêm để mở toàn bộ danh sách file.
- Các file đính kèm trong trường tùy chỉnh này KHÔNG tự động xuất hiện ở mục Tệp đính kèm chung của công việc, mà được tổng hợp ở tab Tài liệu & Liên kết.