1. Tổng quan
Mức dự án là phạm vi phân quyền xác định người dùng được phép thực hiện những thao tác nào trên toàn bộ dự án, chứ không phải trên một công việc cụ thể bên trong dự án đó.
Bài viết hướng dẫn tạo mới và thiết lập phân quyền chi tiết cho từng vai trò theo mức dự án, giúp Quản trị dự án kiểm soát chặt chẽ các thao tác của từng thành viên, đảm bảo an toàn dữ liệu và hiệu quả quản lý dự án.
Nội dung bài viết gồm:
- Tạo mới vai trò theo mức dự án.
- Thiết lập quyền Thêm công việc.
- Thiết lập quyền Sửa tất cả công việc của dự án/nhóm.
- Thiết lập quyền Xem công việc con.
- Thiết lập quyền Xem công việc cha.
- Thiết lập quyền Xóa công việc của dự án/nhóm.
- Thiết lập quyền Quản trị dự án/nhóm.
- Thiết lập quyền Báo cáo.
- Thiết lập quyền Gantt.
- Thiết lập quyền Biểu mẫu dự án.
- Thiết lập quyền Nguồn lực.
- Thiết lập quyền Tài liệu & liên kết.
- Lưu ý khi thực hiện
Phạm vi áp dụng: Chỉ Quản trị dự án hoặc Quản trị ứng dụng mới có quyền thực hiện phân quyền.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Tạo mới vai trò theo Mức dự án.
Khi thực hiện phân quyền cho Dự án, nếu phát sinh nhu cầu cấp thêm hoặc hạn chế một số quyền hạn, người dùng có thể tạo mới vai trò và phân quyền theo Mức công việc và Mức dự án để sử dụng.
Bước 1: Trên giao diện Dự án, nhấn biểu tượng bánh răng Thiết lập góc trái phía trên cùng, chọn Phân quyền và Thành viên.
Bước 2: Chọn tab Vai trò > nhấn Thêm vai trò.
Bước 3: Tại giao diện tạo mới vai trò, chọn tab Mức dự án.
Bước 4: Thiết lập quyền chi tiết cho từng hành động liên quan đến dự án..
Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất tạo mới vai trò.
2.2. Thiết lập chi tiết từng quyền
2.2.1. Thiết lập quyền Thêm công việc.
Cách thiết lập: Tích chọn nếu muốn phân quyền cho vai trò này thêm được công việc trong dự án.
2.2.2. Thiết lập quyền Sửa tất cả công việc của dự án/nhóm
Cách thiết lập: Tại mỗi dòng quyền trong nhóm Sửa tất cả công việc của dự án/nhóm, tích chọn để cấp quyền tương ứng cho vai trò, các vai trò gồm:
- Sửa tên công việc
- Sửa mô tả công việc
- Sửa người thực hiện
- Sửa hạn hoàn thành
- Chuyển công việc sang dự án khác
- Xóa bình luận của người khác
- Lưu trữ công việc
- Sửa cột kanban (Nhóm công việc)
- Sửa người liên quan
- Sửa quan trọng, khẩn cấp
- Sửa Checklist
- Sửa Công việc con
- Sửa Gắn thẻ
- Tạo phê duyệt
- Sửa Lặp lại
- Sửa Nhắc việc
- Cập nhật tiến độ
- Hoàn thành công việc
- Bình luận
- Thay đổi công việc cha
- Đính kèm tài liệu
- Tạo yêu cầu ký điện tử
- Xem danh sách vật liệu
- Thêm/sửa vật liệu
- Xóa vật liệu
- Tạo đề xuất cấp phát – hoàn trả vật liệu
- Xem danh sách chi phí
- Thêm/sửa chi phí
- Xóa chi phí
- Xóa tài liệu
2.2.3. Thiết lập quyền Xem công việc con
Quyền Xem công việc con cho phép thiết lập phạm vi xem các công việc con của vai trò trong dự án, gồm 2 mức xem:
- Công việc con cấp liền kề: Chỉ xem được công việc con ở cấp ngay dưới.
- Toàn bộ các cấp công việc con: Xem được tất cả công việc con ở mọi cấp.
Cách thiết lập: Tại dòng quyền Xem công việc con, tích chọn mức xem mong muốn để cấp quyền cho vai trò.
⚠️ Lưu ý: Mỗi vai trò chỉ được tích chọn 1 trong 2 mức xem (Công việc con cấp liền kề hoặc Toàn bộ các cấp công việc con), không tích chọn đồng thời cả 2.
2.2.4. Thiết lập quyền Xem công việc cha
Nhóm quyền Xem công việc cha cho phép thiết lập phạm vi xem các công việc cha của vai trò trong dự án, gồm 2 mức xem:
- Công việc cha cấp liền kề: Chỉ xem được công việc cha ở cấp ngay trên.
- Toàn bộ các cấp công việc cha: Xem được tất cả công việc cha ở mọi cấp.
Cách thiết lập: Tại dòng quyền Xem công việc cha, tích chọn mức xem mong muốn để cấp quyền cho vai trò.
⚠️ Lưu ý: Mỗi vai trò chỉ được tích chọn 1 trong 2 mức xem (Công việc cha cấp liền kề hoặc Toàn bộ các cấp công việc cha), không tích chọn đồng thời cả 2.
2.2.5. Thiết lập xóa công việc của dự án/nhóm
Cách thiết lập: Tại dòng quyền Xóa công việc của dự án/nhóm, tích chọn để cấp quyền xóa công việc cho vai trò.
2.2.6. Thiết lập Dự án/nhóm
- Xem tất cả công việc của dự án/nhóm
- Thêm thành viên đã có trong ứng dụng vào dự án/nhóm
- Xem thông tin dự án/nhóm
- Sửa dự án/nhóm
- Xóa dự án/nhóm
Cách thiết lập: Tại mỗi dòng quyền trong nhóm Quản trị dự án/nhóm, tích chọn để cấp quyền tương ứng cho vai trò.
2.2.7. Báo cáo
Cách thiết lập: Tại dòng quyền Truy cập dữ liệu báo cáo, tích chọn để cấp quyền cho vai trò.
2.2.8. GANTT
Nhóm quyền Gantt cho phép vai trò truy cập và sắp xếp công việc trên biểu đồ Gantt, gồm 2 quyền:
- Truy cập Gantt: Cho phép vai trò xem biểu đồ Gantt của dự án.
- Sắp xếp danh sách công việc: Cho phép vai trò sắp xếp lại thứ tự công việc trên Gantt.
Cách thiết lập: Tại các dòng quyền tương ứng, tích chọn 1 trong 2 hoặc cả 2 quyền để cấp cho vai trò.
2.2.10. Thiết lập quyền Biểu mẫu dự án
Nhóm quyền Biểu mẫu dự án cho phép vai trò quản lý biểu mẫu trong dự án, gồm 2 quyền:
- Thêm biểu mẫu dự án: Cho phép vai trò tạo mới biểu mẫu cho dự án.
- Chỉnh sửa biểu mẫu dự án: Cho phép vai trò sửa biểu mẫu hiện có của dự án.
Cách thiết lập: Tại các dòng quyền tương ứng, tích chọn 1 trong 2 hoặc cả 2 quyền để cấp cho vai trò.
2.2.11. Thiết lập quyền Nguồn lực
- Xem danh sách vật liệu dự án
- Thiết lập cột thông tin vật liệu
- Thêm/sửa vật liệu
- Xóa vật liệu
- Xem tất cả đề xuất cấp phát – hoàn trả vật liệu
- Tạo đề xuất cấp phát – hoàn trả vật liệu
- Xem danh sách chi phí
- Thêm/sửa chi phí
- Xóa chi phí
Cách thiết lập: Tại mỗi dòng quyền trong nhóm Nguồn lực, tích chọn để cấp quyền tương ứng cho vai trò.
2.2.12. Thiết lập quyền Tài liệu & liên kết
- Tạo thư mục
- Xóa tất cả thư mục
- Chuyển tài liệu vào thư mục
Cách thiết lập: Tại mỗi dòng quyền trong nhóm Tài liệu & liên kết, tích chọn để cấp quyền tương ứng cho vai trò.
3. Lưu ý
- Chỉ Quản trị dự án hoặc Quản trị ứng dụng mới có quyền thực hiện các thao tác phân quyền.
- Vai trò do người dùng tự tạo được phép thêm/sửa/xóa.
- AMIS Công việc thiết lập mặc định một số vai trò không được phép thêm/sửa/xóa các vai trò đó, bao gồm:
- Phân quyền trong Ứng dụng: Quản trị, Thành viên, Hạn chế.
- Phân quyền trong Phòng ban: Toàn quyền, Thành viên.
- Phân quyền trong Dự án: Toàn quyền, Thành viên, Hạn chế.
- Khi chỉnh sửa quyền của vai trò, quyền hạn của tất cả thành viên đang được gán vai trò đó sẽ được cập nhật theo.
- Phần mềm chưa hỗ trợ phân quyền chi tiết theo cột công việc (trạng thái) trong dự án. Vì vậy, tất cả thành viên đều có quyền xem và sử dụng (kéo thả cột) trên toàn bộ các cột trong dự án, theo phạm vi quyền đã được phân ở Mức công việc