1. Tổng quan
Mức công việc là phạm vi phân quyền xác định người dùng được phép thực hiện những thao tác nào trên một công việc cụ thể trong dự án, bao gồm: tạo mới, chỉnh sửa, theo dõi, xem công việc cha/con và xóa công việc.
Bài viết hướng dẫn tạo mới và thiết lập phân quyền chi tiết cho từng vai trò theo mức công việc trong dự án, giúp Quản trị dự án kiểm soát chặt chẽ quyền thao tác của từng đối tượng tham gia (Người tạo/giao, Người thực hiện, Người liên quan, Người phê duyệt) trên mỗi công việc trong dự án.00
Nội dung bài viết gồm:
- Tạo mới vai trò theo mức công việc.
- Thiết lập quyền Sửa công việc.
- Thiết lập quyền Xem công việc con.
- Thiết lập quyền Xem công việc cha.
- Thiết lập quyền Xóa công việc.
- Lưu ý khi thực hiện
Phạm vi áp dụng: Chỉ Quản trị dự án hoặc Quản trị ứng dụng mới có quyền thực hiện phân quyền.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Tạo mới vai trò theo Mức công việc.
Khi thực hiện phân quyền cho Dự án/Nhóm, nếu phát sinh nhu cầu cấp thêm hoặc hạn chế một số quyền hạn, người dùng có thể tạo mới vai trò và phân quyền theo Mức công việc và Mức dự án để sử dụng.
Bước 1: Trên giao diện Dự án/Nhóm, nhấn biểu tượng bánh răng Thiết lập, chọn Phân quyền và Thành viên.
Bước 2: Chọn tab Vai trò > nhấn Thêm vai trò.
Bước 3: Tại giao diện tạo mới vai trò, chọn tab Mức công việc để thiết lập phân quyền chi tiết cho từng hành động liên quan đến công việc.
Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất tạo mới vai trò.
2.2. Thiết lập chi tiết từng quyền
2.2.1. Nhóm Sửa công việc bao gồm
- Sửa tên công việc
- Sửa mô tả công việc
- Sửa người thực hiện
- Sửa hạn hoàn thành
- Chuyển công việc sang dự án khác
- Xóa bình luận của người khác
- Lưu trữ công việc
- Sửa cột kanban (Nhóm công việc)
- Sửa người liên quan
- Sửa quan trọng, khẩn cấp
- Sửa Checklist
- Sửa công việc con
- Sửa Gắn thẻ
- Tạo phê duyệt
- Sửa Lặp lại
- Sửa Nhắc việc
- Cập nhật tiến độ
- Hoàn thành công việc
- Bình luận
- Thay đổi công việc cha
- Đính kèm tài liệu
- Tạo yêu cầu vật tư
- Xem danh sách vật liệu
- Thêm/sửa vật liệu
- Xóa vật liệu
- Tạo đề xuất cấp phát – hoàn trả vật liệu
- Xem danh sách chi phí
- Thêm/sửa chi phí
- Xóa chi phí
- Xóa tài liệu
Tại mỗi dòng quyền trong nhóm Sửa công việc, tích chọn vào cột tương ứng với đối tượng cần phân quyền:
- Cột Người tạo/giao: Cho phép người tạo hoặc người giao công việc thực hiện quyền tương ứng.
- Cột Người thực hiện: Cho phép người được giao thực hiện công việc thực hiện quyền tương ứng.
- Cột Người liên quan: Cho phép người được thêm vào danh sách liên quan thực hiện quyền tương ứng.
- Cột Người phê duyệt: Cho phép người được chỉ định phê duyệt thực hiện quyền tương ứng.
2.2.2. Nhóm Xem công việc con
- Công việc con cấp liền kề.
- Toàn bộ các cấp công việc con.
- Nếu muốn Người tạo/giao xem được các công việc con cấp liền kề hoặc toàn bộ các cấp công việc con -> Tích chọn ở cột Người tạo/giao
- Nếu muốn Người thực hiện xem được các công việc con cấp liền kề hoặc toàn bộ các cấp công việc con -> Tích chọn ở cột Người thực hiện
- Nếu muốn Người liên quan xem được các công việc con cấp liền kề hoặc toàn bộ các cấp công việc con -> Tích chọn ở cột Người liên quan
- Nếu muốn Người phê duyệt xem được các công việc con cấp liền kề hoặc toàn bộ các cấp công việc con -> Tích chọn ở cột Người phê duyệt
Lưu ý: Mỗi đối tượng chỉ được tích chọn 1 trong 2 mức xem (Công việc con cấp liền kề hoặc Toàn bộ các cấp công việc con), không tích chọn đồng thời cả 2.
2.2.3. Nhóm Xem công việc cha
Tại mỗi dòng quyền trong Nhóm Xem công việc cha, tích chọn vào cột tương ứng với đối tượng cần phân quyền:
- Nếu muốn Người tạo/giao xem được các công việc cha cấp liền kề hoặc toàn bộ các cấp công việc cha -> Tích chọn ở cột Người tạo/giao.
- Nếu muốn Người thực hiện xem được các công việc cha cấp liền kề hoặc toàn bộ các cấp công việc cha -> Tích chọn ở cột Người thực hiện.
- Nếu muốn Người liên quan xem được các công việc cha cấp liền kề hoặc toàn bộ các cấp công việc cha -> Tích chọn ở cột Người liên quan
- Nếu muốn Người phê duyệt xem được các công việc cha cấp liền kề hoặc toàn bộ các cấp công việc cha -> Tích chọn ở cột Người phê duyệt.
Lưu ý: Mỗi đối tượng chỉ được tích chọn 1 trong 2 mức xem (Công việc cha cấp liền kề hoặc Toàn bộ các cấp công việc cha), không tích chọn đồng thời cả 2.
2.2.4. Nhóm Xóa công việc
- Tích chọn tại cột đối tượng muốn phân quyền xóa công việc (Người giao/tạo, người thực hiện, người liên quan, người phê duyệt)
3. Lưu ý
- Chỉ Quản trị dự án hoặc Quản trị ứng dụng mới có quyền thực hiện các thao tác phân quyền.
- Vai trò do người dùng tự tạo được phép thêm/sửa/xóa.
- AMIS Công việc thiết lập mặc định một số vai trò không được phép thêm/sửa/xóa các vai trò đó, bao gồm:
- Phân quyền trong Ứng dụng: Quản trị, Thành viên, Hạn chế.
- Phân quyền trong Phòng ban: Toàn quyền, Thành viên.
- Phân quyền trong Dự án: Toàn quyền, Thành viên, Hạn chế.
- Khi chỉnh sửa quyền của vai trò, quyền hạn của tất cả thành viên đang được gán vai trò đó sẽ được cập nhật theo.
- Phần mềm chưa hỗ trợ phân quyền chi tiết theo cột công việc (trạng thái) trong dự án. Vì vậy, tất cả thành viên đều có quyền xem và sử dụng (kéo thả cột) trên toàn bộ các cột trong dự án, theo phạm vi quyền đã được phân ở Mức công việc