Thiết lập trường mở rộng để tổng hợp dữ liệu đơn từ trên Bảng chấm công tổng hợp

Mục đích: Giúp HR thiết lập các trường mở rộng trên Bảng chấm công tổng hợp để tự động tính toán, thống kê dữ liệu từ các loại đơn của nhân viên như đơn xin nghỉ, đăng ký làm thêm, đi muộn, về sớm,… theo nhu cầu. Qua đó, thuận tiện theo dõi dữ liệu chấm công và tính toán các khoản công, phụ cấp theo quy định của đơn vị.

Nội dung hướng dẫn bao gồm:

• Thiết lập trường mở rộng để tổng hợp dữ liệu từ các loại đơn.
• Xem kết quả tổng hợp trên Bảng chấm công tổng hợp.

Đối tượng áp dụng: HR, nhân sự phụ trách quản lý chấm công.

Khi cần thống kê dữ liệu từ các đơn của nhân viên, chẳng hạn số lượng đơn đi muộn, về sớm đã được duyệt hoặc tổng số giờ đăng ký làm thêm, HR có thể thiết lập trường mở rộng để hệ thống tự động tổng hợp lên Bảng chấm công tổng hợp. Để thiết lập trường mở rộng  để tổng hợp dữ liệu từ đơn lên Bảng chấm công tổng hợp, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Trên AMIS Chấm công, vào Thiết lập (biểu tượng bánh răng ⚙)\ chọn Quy định chấm công\ chọn Tùy chỉnh bảng công\ chọn Bảng chấm công tổng hợp.

Bước 2: Nhấn Thêm cột\ chọn Thêm cột mới.

Bước 3: Tại giao diện Thêm cột mới, anh/chị thiết lập các thông tin:

• Tên cột: Nhập tên cột muốn hiển thị trên Bảng chấm công tổng hợp.
• Kiểu dữ liệu: Chọn Số.
• Cách tính giá trị: Chọn Tổng hợp từ đơn.

• Loại đơn: Chọn loại đơn muốn lấy dữ liệu, chẳng hạn Đơn xin nghỉ, Đăng ký làm thêm, Đơn đi muộn, về sớm

• Anh/chị có thể chọn một trong hai hình thức:
  • Tính số lượng đơn: Đếm số lượng đơn đáp ứng các điều kiện đã thiết lập.

• • Tính tổng: Cộng giá trị của một trường dữ liệu trên các đơn đáp ứng điều kiện. Anh/chị cần chọn trường dữ liệu muốn tính tổng.

Bước 4: Thiết lập điều kiện lấy dữ liệu: nhấn Thêm điều kiện để thiết lập các điều kiện tổng hợp (nếu cần)

Anh/chị lần lượt chọn Trường dữ liệu – Điều kiện – Giá trị điều kiện. Có thể bổ sung nhiều điều kiện để lọc đúng các đơn cần tổng hợp.

Ví dụ: Để thống kê số lượng đơn đi muộn, về sớm đã được duyệt, anh/chị chọn:

• Loại đơn: Đơn đi muộn, về sớm.
• Cách tính giá trị: Tính số lượng đơn.
• Điều kiện lấy dữ liệu: Trạng thái = Đã duyệt.

Bước 5: Sau khi hoàn tất thiết lập, hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu từ các đơn đáp ứng điều kiện và tính toán giá trị cho cột vừa tạo trên Bảng chấm công tổng hợp.

HR có thể theo dõi, đối chiếu dữ liệu và sử dụng các giá trị này để phục vụ công tác chấm công, tính lương hoặc tính phụ cấp theo quy định của đơn vị.

• Hệ thống chỉ lấy dữ liệu từ các đơn có trạng thái đã được duyệt, không tính các đơn ở trạng thái Lưu nháp.
• Đối với các đơn có thời gian kéo dài vắt qua hai kỳ chấm công, anh/chị cần yêu cầu nhân viên tách thành hai đơn tương ứng với từng kỳ để đảm bảo dữ liệu được tính toán chính xác.
• Nếu không thiết lập điều kiện lấy dữ liệu, hệ thống sẽ mặc định lấy toàn bộ đơn thuộc loại đã chọn.