2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Trên AMIS Chấm công
2.1.1. Thiết lập
HR truy cập vào phân hệ Thiết lập > Quy định chấm công, tại mục Chung > Quản lý 2 bảng chấm công khác nhau trong cùng 1 tháng, chọn “Có” để bật tính năng.
2.1.2. Trên Bảng chấm công chi tiết
Sau khi bật tính năng Quản lý 2 bảng công khác nhau trong cùng 1 tháng, trong bảng chấm công chi tiết sẽ được tách ra làm 2 sheet: Bảng chính và Bảng phụ.
Trên Bảng chính, phần mềm ghi nhận toàn bộ dữ liệu chấm công thực tế của nhân viên và tự động tính toán, bôi đỏ tại các nhân viên có số giờ làm thêm vượt quá quy định để HR dễ nhận biết (Số giờ làm thêm tối đa này được HR thiết lập khi tạo bảng phụ – xem tại phần sau).
Trên Bảng phụ, HR nhấn Thêm để tạo bảng tính giả định.
Tại đây, anh/chị khai báo các thông tin:
- Số giờ làm thêm tối đa giả định: theo tháng, tuần, ngày
- Thời điểm tránh phát sinh làm thêm
Dựa trên quy tắc đã khai báo, sau khi lưu phần mềm sẽ tự động tính toán dữ liệu giờ làm việc trên bảng phụ theo quy tắc sau:
Bước 1: Sao chép toàn bộ dữ liệu từ Bảng chính sang
Bước 2: Tự động điều chỉnh giờ làm việc, làm thêm dựa trên quy tắc đã thiết lập. VD: HR thiết lập giả định số giờ làm thêm tối đa là 16 giờ/tháng và tránh phát sinh làm thêm vào cuối tháng thì:
- Nếu tổng giờ làm thêm của nhân viên < hoặc = 16 sẽ giữ nguyên số liệu như tại bảng chính.
- Nếu tổng giờ làm thêm của nhân viên > 16 thì:
- Cộng lũy kế số giờ làm thêm từ ngày cũ đến ngày mới. Khi nào đạt đủ 16 giờ thì dừng
- Loại bỏ các phần làm thêm (cả hưởng lương, nghỉ bù) tại các ngày thừa, điều chỉnh lại giờ vào – ra theo giờ làm thêm thực tế.
Anh/chị cũng có thể tự chỉnh sửa dữ liệu để phù hợp với nhu cầu, nhưng không được sửa ca/tạo đơn trên bảng này.
Với luồng tự động cập nhật bảng chấm công chi tiết đã thiết lập trước đó thì:
- Thời điểm tự động cập nhật dữ liệu trên bảng phụ = thời điểm cập nhật của bảng chính.
- Các dữ liệu được cập nhật tự động của bảng phụ = dữ liệu cập nhật của bảng chính (theo thiết lập các mốc giờ trong ngày). Khi cập nhật, phần mềm cũng sẽ tự động tính toán lại dữ liệu tại bảng phụ theo quy tắc như trên.
Lưu ý: Các dữ liệu dùng để lên báo cáo, bảng tổng hợp ngày nghỉ, đẩy sang các ứng dụng khác (trừ AMIS Tiền lương) vẫn sử dụng từ bảng chấm công chính, bảng phụ không ảnh hưởng tới tất kỳ dữ liệu nào khác trừ bảng chấm công tổng hợp (bảng phụ) và dữ liệu đẩy sang AMIS Tiền lương.
2.1.3. Trên Bảng chấm công tổng hợp
Từ Bảng chấm công chi tiết đã có bảng phụ, HR tạo thành Bảng chấm công tổng hợp cũng sẽ có cả bảng chính và bảng phụ. HR có thể sử dụng dữ liệu này để gửi sang AMIS Tiền lương.
Lưu ý: Để xem được bảng chấm công chi tiết chính, bảng chấm công tổng hợp chính, HR cần được phân quyền Xem bảng chấm công chính.
2.2. Trên AMIS Tiền lương
2.2.1. Thiết lập
Trên giao diện phân hệ Tính lương > Bảng lương > Quy tắc tính lương, HR chọn “Có” tại mục Quản lý 2 bảng lương khác nhau trong cùng 1 tháng.
2.2.2. Tính lương với dữ liệu chấm công chính – phụ
Dữ liệu chuyển từ AMIS Chấm công sang sẽ hiển thị tại phân hệ Dữ liệu tính lương > Chấm công. Bảng dữ liệu chấm công được chia thành 2 sheet Bảng chính – Bảng phụ tương tự như trên AMIS Chấm công.
HR sử dụng dữ liệu này để tính lương giả định. Khi đó, bảng lương được chia thành 3 sheet:
- Bảng chính: là bảng lương thực tế.
- Bảng phụ: là bảng lương đã tính lại theo dữ liệu chấm công giả định.
- Bảng chênh lệch: là bảng tính ra phần tiền chênh lệch giữa 2 bảng lương chính – phụ (nhân viên nào lệch, lệch bao nhiêu tiền) để HR nắm bắt được ngân sách lương có thể sẽ chênh lệch như thế nào khi áp dụng các quy tắc giả định.
Lưu ý:
- HR cần được phân vai trò để xem được bảng chấm công chính, bảng lương chính, bảng lương chênh lệch.
- Các dữ liệu dùng để lên báo cáo, bảng dữ liệu liên quan (bảng chi trả, bảng thuế, phân bổ lương,…) vẫn sử dụng dữ liệu từ bảng lương chính. Toàn bộ số liệu trên bảng phụ chỉ mang tính mô phỏng nên không ảnh hưởng tới các nghiệp vụ khác.
Quy tắc khi HR thực hiện một số thao tác trên bảng chấm công/bảng lương:
- Trên toàn bảng:
- Cập nhật: HR đang mở bảng nào thì cập nhật cho bảng đó
- Chọn nhân viên: Đưa nhân viên vào cả 2 bảng chính – phụ
- Nhập khẩu: HR đang mở bảng nào thì nhập khẩu cho bảng đó
- Chỉnh sửa hàng loạt: HR đang mở bảng nào thì chỉnh sửa cho bảng đó
- Nhật ký chỉnh sửa: HR đang mở bảng nào thì xem nhật ký của bảng đó
- Sao lưu và phục hồi: Áp dụng cho cả 2 bảng (đứng ở bảng nào thì thao tác cũng là sao lưu, phục hồi cho cả 2).
- Nhân bản: Chỉ có chức năng này tại bảng chính
- Xóa: Nếu thao tác trên bảng chính thì xóa tất cả 2 bảng; Nếu xóa trên bảng phụ thì chỉ xóa bảng phụ.
- Xuất khẩu: HR đang mở bảng nào thì xuất khẩu bảng đó
- Tùy chỉnh hiển thị, Khóa bảng: Áp dụng cho cả 2 bảng.
- Tại từng nhân viên hoặc khi tích chọn nhân viên:
- Cập nhật: HR đang mở bảng nào thì cập nhật cho bảng đó
- Xuất khẩu: Đang đứng ở bảng nào thì xuất khẩu bảng đó
- Sửa/Chỉnh sửa hàng loạt: HR đang mở bảng nào thì chỉnh sửa cho bảng đó
- Loại bỏ: Xóa nhân viên ở cả 2 bảng.