Tại sao dữ liệu chấm công giữa các văn phòng, địa điểm,… bị trùng, nhầm lẫn với nhau?

Bài viết nhằm hướng dẫn: Hướng dẫn khắc phục lỗi trùng mã chấm công khi sử dụng nhiều máy chấm công tại các đơn vị khác nhau trong cùng tổ chức.

Nội dung tổng quan bao gồm:

• Phân tích nguyên nhân lỗi trùng mã chấm công
• Giải pháp thiết lập đúng đơn vị khi kết nối máy chấm công

Phạm vi áp dụng: Nhân sự, quản trị phần mềm chấm công, quản lý đơn vị sử dụng AMIS Chấm công.

Công ty có nhiều văn phòng, địa điểm làm việc, mỗi nơi có thiết lập 1 máy chấm công khác nhau. Khi lấy dữ liệu từ máy chấm công, mã chấm công của nhân viên trên máy chấm giữa các điểm bị trùng nhau dẫn đến dữ liệu giữa các nhân viên ở mỗi địa điểm bị lẫn với nhau.

Do khi kết nối máy chấm công, tại mục Địa điểm, KH đã lựa chọn cơ cấu đơn vị cha dẫn đến phần mềm hiểu là máy chấm công sẽ sử dụng cho tất cả các đơn vị con thuộc đơn vị cha đó.

Ví dụ: Công ty Minh Châu có 2 máy chấm công riêng cho 2 đơn vị Phòng Marketing và Phòng Kinh doanh. Khi thiết lập máy chấm công cho Phòng Marketing, nếu chọn đơn vị chung là Công ty Minh Châu thì sẽ gây trùng lẫn mã nhân viên giữa các phòng với nhau.

Khi kết nối máy chấm công, máy chấm công đặt ở địa điểm nào thì cần chọn đúng đơn vị đó trên cơ cấu tổ chức.

Như ví dụ ở trên, cách thiết lập đúng là:

• Máy chấm công đặt của Phòng kinh doanh thì chọn đúng 1 đơn vị là Phòng Kinh doanh.
• Tương tự tại Phòng Marketing thì chọn đúng đơn vị là Phòng Marketing.

Khi đó, chương trình sẽ lấy đúng dữ liệu chấm công của nhân viên thuộc đơn vị đã lựa chọn, không gây lỗi nhầm lẫn nữa.