1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn xử lý một số vấn đề thường gặp khi duyệt các loại đơn của nhân viên trên ứng dụng AMIS Nhân viên, app MISA AMIS Mobile (các loại đơn nghỉ phép, đơn đề nghị cập nhật công, đơn công tác, đơn làm thêm…..), giúp người dùng nhanh chóng xác định nguyên nhân và khắc phục các sự cố.
Nội dung bài viết gồm:
- Xử lý lỗi quản lý thấy thông báo đơn cần duyệt nhưng vào mục “Tôi duyệt” thì không nhìn thấy đơn để duyệt
- Quản lý không nhìn thấy nút “Chuyển tiếp” hoặc nút “Duyệt đơn”
- Quản lý duyệt đơn báo lỗi “Tồn tại đơn mà bạn không có quyền duyệt. Vui lòng kiểm tra lại”
- Tạo/ Duyệt/ Chuyển tiếp đơn báo lỗi “Có lỗi xảy ra, xin vui lòng thử lại.
- Nhân viên không chọn được quản lý trực tiếp/gián tiếp khi làm đơn. Hệ thống báo “không tồn tại người duyệt nào hợp lệ quản lý trực tiếp/gián tiếp”
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Quản lý thấy thông báo đơn cần duyệt nhưng vào mục “Tôi duyệt” thì không nhìn thấy đơn để duyệt
Nguyên nhân: Do nhân viên làm đơn xong, HR/ quản trị ứng dụng có thay đổi quy trình duyệt đơn trên AMIS Chấm công (Thiết lập\ Quy định làm đơn\ Quy trình duyệt đơn) và Nhấn “Bắt buộc làm lại đơn theo quy trình mới”. Khi đó, đơn cũ không còn hiệu lực duyệt nhưng thông báo vẫn hiển thị.
Cách xử lý: Nhân viên làm lại đơn để quản lý duyệt
2.2. Quản lý không nhìn thấy nút “Chuyển tiếp” hoặc nút “Duyệt đơn”
Nguyên nhân 1: Do chưa được áp dụng quy trình phê duyệt đơn hoặc chưa cập nhật phiên bản mới trên mobile
Cách xử lý:
Bước 1: HR/ Quản trị ứng dụng kiểm tra quy trình phê duyệt đơn đã chạy đúng luồng hay chưa (Tại đây)
Bước 2: Bật Áp dụng quy trình, nếu là không thì vào chi tiết quy trình phê duyệt đơn\ Nhấn sửa\ Tích chọn Có áp dụng quy trình.
Nếu đã kiểm tra đủ 2 bước mà vẫn không được thì chuyển qua bước 3
Bước 3: Quản lý duyệt đơn xóa app mobile sau đó tải lại.
Nguyên nhân 2: Do người duyệt thực hiện duyệt đơn trên ứng dụng AMIS Chấm công thay vì AMIS Nhân viên
Cách xử lý:
Người duyệt cần đảm bảo truy cập vào ứng dụng AMIS Nhân viên để duyệt đơn (nếu truy cập vào AMIS Chấm công để duyệt đơn thì vai trò sẽ là một admin, có quyền sửa đơn chứ không có nút Duyệt/Chuyển tiếp).
2.3. Quản lý duyệt đơn báo lỗi “Tồn tại đơn mà bạn không có quyền duyệt. Vui lòng kiểm tra lại”
Nguyên nhân: Quy trình duyệt đơn có nhiều bước, và người quản lý hiện tại chưa phải bước duyệt cuối cùng. Khi đó, không thể duyệt mà chỉ có thể chuyển tiếp.
Cách xử lý:
- HR/Admin kiểm tra lại quy trình phê duyệt:
- Đơn đang ở bước nào
- Còn các bước duyệt phía sau hay không
- Nếu còn cấp duyệt tiếp theo: Hướng dẫn quản lý sử dụng “Chuyển tiếp” thay vì “Duyệt đơn”
2.4. Quản lý duyệt đơn báo lỗi “Quy trình duyệt đơn đã được nhân sự thay đổi vì vậy người duyệt không còn hợp lệ. Vui lòng chọn lại người duyệt khác để gửi đơn”
Nguyên nhân:
- Do nhân viên làm đơn xong, HR/ quản trị ứng dụng có thay đổi quy trình duyệt đơn trên AMIS Chấm công (Thiết lập\ Quy định làm đơn\ Quy trình duyệt đơn) và Nhấn “Bắt buộc làm lại đơn theo quy trình mới”. Khi đó, đơn cũ không còn hiệu lực duyệt nên quản lý không còn là người duyệt đơn.
- Do nhân viên làm đơn xong thì có sự thay đổi về người quản lý trực tiếp, gián tiếp trên AMIS Thông tin nhân sự
Cách xử lý: Nhân viên thu hồi đơn và làm lại đơn.
2.5. Tạo/ Duyệt/ Chuyển tiếp đơn báo lỗi “Có lỗi xảy ra, xin vui lòng thử lại”
Nguyên nhân: Có thể đã có phiên bản mới phát hành nhưng người dùng chưa cập nhật lên.
Cách xử lý: Người duyệt/ chuyển tiếp đơn xóa app tải lại hoặc cập nhật phần mềm
2.6. Nhân viên không chọn được quản lý trực tiếp/gián tiếp khi làm đơn. Hệ thống báo “không tồn tại người duyệt nào hợp lệ quản lý trực tiếp/gián tiếp”
Nguyên nhân 1: Do chưa khai báo thông tin quản lý trực tiếp/ gián tiếp trên AMIS Thông tin nhân sự.
Cách xử lý: Bổ sung thông tin quản lý trực tiếp/ gián tiếp cho nhân viên trên AMIS Thông tin nhân sự: Truy cập AMIS Thông tin nhân sự\ Hồ sơ\ Tìm hồ sơ của nhân viên\ Điền quản lý trực tiếp, gián tiếp ở phần Thông tin công việc
Nguyên nhân 2: Do quản lý trực tiếp/ gián tiếp đang có trạng thái ngừng sử dụng trên AMIS Chấm công
Cách xử lý: Tại AMIS Chấm công\ Vào Thiết lập\ Nhân viên\ chọn biểu tượng Ba chấm (…) ở góc phải màn hình\ Chọn Quản lý dữ liệu sử dụng\ Đưa quản lý vào trạng thái sử dụng