2. Hướng dẫn thực hiện
2.1 Hướng dẫn truy cập và sử dụng trợ lý số AVA.
Thay vì phải tìm kiếm và tra cứu thông tin liên quan đến nhân sự hoặc dữ liệu chấm công thủ công, AMIS Nhân viên đã tích hợp Trợ lý số MISA AVA để người dùng có thể tra cứu nhanh chóng và chính xác các dữ liệu liên quan đến nhân sự và chấm công.
Lưu ý: Đối với nhân viên chỉ có quyền hỏi về thông tin cá nhân và dữ liệu chấm công của mình. Đối với quản lý có thể hỏi thông tin liên quan đến nhân viên dưới quyền quản lý trực tiếp của mình.
Bước 1: Ngay trên giao diện của AMIS Nhân viên, anh/chị tìm và nhấn vào biểu tượng MISA AVA.
Bước 2: Sau đó, anh/chị đặt câu hỏi cần tra cứu cho MISA AVA.
Ví dụ: Kiểm tra phòng họp trống hôm nay.
Tháng này tôi đi làm muộn bao nhiêu lần?
Hôm nay, nhân viên team tôi có ai xin nghỉ không?
Bước 3: MISA AVA sẽ tự động tổng hợp dữ liệu và đưa ra câu trả lời cho anh/chị.
2.2 Hỏi đáp trực tiếp với MISA AVA về Bảng chấm công.
Khi xem Bảng chấm công trên AMIS Nhân viên và có điểm chưa rõ, anh/chị có thể hỏi trực tiếp MISA AVA ngay trên giao diện của phân hệ Chấm công.
2.3 Các tình huống MISA AVA cảnh báo dữ liệu bất thường.
MISA AVA sẽ tự động phân tích các dữ liệu về chấm công để phát hiện các điểm bất thường hoặc không hợp lệ như sai địa điểm, sai khung giờ,…
Tình huống 1: Chấm công sai địa điểm được phân ca.
Điều kiện: Khi nhân viên chấm công khác với địa điểm làm việc được phân ca. MISA AVA sẽ gửi tin nhắn cảnh báo:
Ví dụ: ” Mai ơi, mình nhận thấy lúc 08:15 hôm nay bạn có dữ liệu chấm công tại công trình 1 nhưng thực tế bạn được phân công làm việc tại công trình 2. Có phải địa điểm làm việc của bạn đã được thay đổi không? Bạn kiểm tra lại với quản lý và HR để tránh bị thiếu công nhé.“
Tình huống 2: Chấm công trong khoảng thời gian đã được duyệt đơn xin nghỉ.
Điều kiện: Khi nhân viên đã được duyệt đơn xin nghỉ nhưng chấm công trùng với thời gian trên đơn xin nghỉ. MISA AVA sẽ gửi tin nhắn cảnh báo:
Ví dụ: “Chào Mai, mình thấy bạn đã có đơn xin nghỉ buổi sáng (08:00-12:00) ngày 16/07/2026 đã được duyệt, nhưng lúc 08:05 hệ thống vẫn ghi nhận bạn chấm công. Bạn có muốn đi làm trở lại không? Nếu có, hãy liên hệ với người duyệt từ chối đơn xin nghỉ để được ghi nhận công đầy đủ, nếu không, bạn có thể bỏ qua dữ liệu chấm công này nhé.”
Tình huống 3: Số giờ đăng ký làm thêm trên đơn chênh lệch nhiều so với số giờ làm thêm thực tế.
Điều kiện: Khi số giờ đăng làm thêm trên đơn chênh lệch ≥ 30% so với số giờ làm thêm thực tế, MISA AVA sẽ gửi tin nhắn cảnh báo:
Ví dụ:
- Nếu số giờ làm thêm trên đơn > số giờ làm thêm thực tế: “Mai ơi, đơn làm thêm ngày 28/05/2026 của bạn đăng ký 4 giờ (18:00 – 22:00), nhưng dữ liệu chấm công thực tế chỉ ghi nhận 1 giờ (18:00 – 19:00). Bạn vui lòng kiểm tra lại giúp mình nhé!”
- Nếu số giờ làm thêm trên đơn < số giờ làm thêm thực tế: “Mai ơi, đơn làm thêm ngày 28/05/2026 của bạn đăng ký 2 giờ (18:00 – 20:00), nhưng dữ liệu chấm công thực tế ghi nhận 4 giờ (18:00 – 22:00). Bạn vui lòng kiểm tra lại nhé!”
Tình huống 4: Nhân viên nghỉ không lương dài ngày không có đơn.
Điều kiện: Khi nhân viên có ≥ 02 ngày liên tiếp nghỉ không lương và đến ngày hiện tại không có đơn từ xin nghỉ, MISA AVA sẽ gửi tin nhắn cảnh bảo:
Ví dụ: “Mai ơi, mình thấy bạn nghỉ không lương 3 ngày liên tiếp (26/05 – 28/05/2026) nhưng chưa có đơn xin nghỉ tương ứng. Bạn hãy kiểm tra lại để làm đơn bổ sung, tránh bị thiếu công nhé!”
Tình huống 5: Lỗi ghi nhận công.
Điều kiện: Khi nhân viên có đơn từ (như đơn đăng ký làm thêm, đơn xin nghỉ,…) đã được duyệt nhưng chưa được ghi nhận vào Bảng chấm chấm công do sai logic hoặc Bảng chấm công đã bị khóa. MISA AVA sẽ gửi tin nhắn cảnh báo:
Ví dụ: Mai ơi, mình phát hiện 2 vấn đề liên quan đến đơn từ ngày …: [liệt kê từng vấn đề] Bạn kiểm tra lại với HR để cập nhật đơn từ nếu cần nhé!”