Yêu cầu nghiệp vụ
Một số doanh nghiệp quy định kỳ chốt công là tròn tháng (từ ngày mùng 1 đến ngày cuối cùng của tháng là 1 kỳ tính công/lương) tuy nhiên thực tế HR sẽ chốt công trước thời điểm này (VD: từ ngày 25 đã cần phải chốt công để tính lương).
Khi đó HR sẽ ứng trước công cho nhân viên tại các ngày trong tương lai, coi như được tính đủ công hết tại các ngày này. Đến tháng sau sẽ tính lại xem tháng trước có thừa/thiếu công không (do có nghỉ không lương, đi muộn về sớm bị trừ công, làm thêm,…) để bù trừ vào lương.
Giải pháp phần mềm đáp ứng
Ví dụ: Công ty chốt công từ ngày 25, thực hiện tính công/lương cho kỳ tháng 5, 6:
- Bước 1: Ngày 25/5, HR tạo bảng chấm công tổng hợp tháng 5 & lựa chọn ứng trước công từ ngày 25/5 đến cuối tháng
- Bước 2: Ngày 25/6, HR tạo bảng chấm công tổng hợp tháng 6 tương tự tháng 5 (cũng ứng công từ ngày 25/6 đến cuối tháng)
- Bước 3: Tại bảng chấm công tổng hợp tháng 5, HR thực hiện tính lại bảng công để kiểm tra chênh lệch với số đã chốt tháng trước ⇒ Chương trình trả ra kết quả nhân viên nào có chênh lệch, chênh lệch ở khoản mục nào
- Bước 4: Sau khi xác định được chênh lệch, HR lựa chọn ghi nhận phần chênh lệch này vào bảng chấm công tháng 6 ⇒ Từ đó chuyển tính lương
Hướng dẫn chi tiết
1. Thiết lập
Tại phân hệ Thiết lập > Quy định chấm công > Chung: HR chọn “Có” tại thiết lập “Cho phép ứng công khi chưa hết tháng”
2. Tạo bảng chấm công tổng hợp ghi nhận ứng công
Khi thêm mới bảng chấm công tổng hợp: HR lựa chọn có ứng công và nhập ngày bắt đầu được ứng.
Khi đó, tại các ngày được ứng công (chỉ tính ngày có phần ca):
- Mặc định ghi nhận đủ Số công hưởng lương, Số công đi làm thực tế (bằng số công của ca)
- Riêng với ngày lễ thì tính đủ công nghỉ lễ
- Không tính đi muộn về sớm, nghỉ, đi công tác, làm thêm (kể cả có đơn được duyệt)
⇒ Từ đó cộng tổng lên bảng chấm công tổng hợp
3. Tính lại bảng công tháng trước
Tại các bảng chấm công tổng hợp có cho ứng công: hiển thị chức năng “Tính lại công thực tế”. HR nhấn chọn để chương trình tự động tính lại và đối chiếu chênh lệch:
Quy tắc tính toán:
- Căn cứ vào bảng chấm công chi tiết để tính lại bảng chấm công tổng hợp theo đúng phát sinh thực tế.
- Lấy lên danh sách nhân viên có ít nhất 1 cột chênh lệch giữa giá trị hiện tại trên bảng chấm công (có bao gồm phần được ứng) và giá trị tính lại.
Lưu ý: với những cột mở rộng không có công thức tự động tính, cột đã sửa tay thì sẽ giữ nguyên giá trị hiện tại, không tính lại và không được xét là chênh lệch.
Trên giao diện bảng tính lại, chương trình bôi màu tại các ô có chênh lệch để anh/chị dễ phân biệt và kiểm tra lại.
4. Bù trừ chênh lệch vào tháng này
Sau khi kiểm tra kết quả chương trình tính lại, HR nhấn “Bù trừ chênh lệch” để ghi nhận phần công thừa/thiếu sau khi tính lại của tháng trước vào bảng công tháng này.
Tại form mở ra HR khai báo các thông tin:
- Bảng chấm công ghi nhận chênh lệch: chọn 1 bảng chấm công tổng hợp để ghi nhận phần chênh lệch tháng trước
- Cách ghi nhận chênh lệch: có thể chọn 1 trong 2 cách:
- Cộng/Trừ giá trị chênh lệch trực tiếp vào bảng chấm công
- Bổ sung thêm cột để ghi nhận giá trị chênh lệch
Sau khi lưu, chương trình sẽ thực hiện cập nhật số liệu chênh lệch từ bảng chấm công tháng trước vào bảng được chọn theo cách ghi nhận tương ứng:
Cách 1: Cộng/Trừ giá trị chênh lệch trực tiếp vào bảng chấm công:
Thực hiện cộng/trừ giá trị chênh lệch vào các cột tương ứng trên bảng chấm công được chọn:
- Nếu chênh lệch dương (số tính lại > số gốc) ⇒ cộng thêm phần chênh vào bảng
- Nếu chênh lệch âm (số tính lại < số gốc) ⇒ trừ phần chênh vào bảng
- Nếu cột chênh lệch là định dạng Chữ ⇒ không ghi nhận bù trừ chênh lệch
Ví dụ: Tại bảng tháng trước Nghỉ không lương = 0, Tổng công hưởng lương = 22; sau khi tính lại Nghỉ không lương = 1, Tổng công hưởng lương = 21 ⇒ Cộng 1 vào cột Nghỉ không lương & Trừ 1 vào cột Tổng công hưởng lương tại bảng tháng sau.
Cách 2: Bổ sung thêm cột để ghi nhận giá trị chênh lệch
Tự động sinh thêm các cột “Tổng công hưởng lương bù trừ từ kỳ trước” và “Tổng thời gian làm thêm hưởng lương bù trừ từ kỳ trước” và ghi nhận phần chênh lệch vào các cột này = Số tính lại – Số gốc
Tại đây, HR thực hiện chuyển tính lương thì chương trình sẽ tự động sinh các thành phần lương tương ứng với từng cột để có thể đặt công thức truy thu/truy lĩnh lương ngày công, lương làm thêm giờ chênh lệch từ tháng trước.