2. Các bước thực hiện
Tại phân hệ Quản lý lao động, nhấn vào dấu mũi tên bên cạnh mục Thêm mới lao động, chọn Nhập khẩu từ Excel.
2.1 Chọn tệp nguồn
Bước 1: Tải file mẫu sau đó cập nhật thông tin người lao động vào file mẫu.
Lưu ý: Cần nhập chính xác thông tin theo các trường trong mẫu thì mới có thể nhập khẩu lên phần mềm. Cần điền thông tin vào các sheet: Danh sách lao động, Danh sách thành viên khác trong gia đình, Quá trình tham gia BHXH.
Bước 2: Nhập khẩu lên phần mềm bằng cách bấm “chọn tệp” hoặc kéo file dữ liệu vào khoảng trống được khoanh đỏ.
Bước 3: Nhấn Tiếp theo để chuyển bước “Ghép trường thông tin”.
Lưu ý:
- Ghép thông tin ở cả 3 Tab: Danh sách lao động, Thành viên gia đình, Quá trình tham gia BHXH.
- Xử lý khi gặp dữ liệu trùng:
- Chọn Nhập thêm: Phần mềm sẽ không xóa dòng lao động cũ bị trùng theo mã nhân viên và nhập khẩu thêm dòng mới từ tệp nhập khẩu.
- Chọn Ghi đè: Phần mềm sẽ xóa dòng lao động trùng mã nhân viên và thay thế bằng dòng trên tệp nhập khẩu.
Bước 4: Nhấn Tiếp theo để chuyển bước “Kiểm tra thông tin”.
2.2 Kiểm tra thông tin
Hệ thống cập nhật danh sách người lao động vừa được tải lên thành công trên 3 Tab: Danh sách lao động, Thành viên gia đình, Quá trình tham gia BHXH.
Trên từng Tab Danh sách lao động, Thành viên gia đình, Quá trình tham gia BHXH hiển thị nhóm dữ liệu Hợp lệ, Không hợp lệ. Nhấn vào từng nhóm để xem chi tiết.
- Hợp lệ: Bao gồm các dòng dữ liệu có thông tin hợp lệ. Các dòng dữ liệu này sẽ được thêm vào chương trình.
- Không hợp lệ: Bao gồm các dòng dữ liệu có thông tin sai định dạng hoặc thông tin không nằm trong danh sách đã có của chương trình. Các dòng dữ liệu này sẽ không được thêm vào chương trình.
- Tải xuống tệp kết quả: Khi file tải lên chứa các dữ liệu sai, anh/chị thực hiện tải file báo lỗi về để kiểm tra và chỉnh sửa lại.
=> Sau khi đã kiểm tra các nhóm dữ liệu, nhấn Nhập khẩu để thêm các lao động vào danh sách người lao động của đơn vị.
3. Xử lý lỗi
Lỗi: Trên file nhập khẩu, phần mềm trả kết quả Không hợp lệ và ghi rõ chi tiết lý do ở cột Giải thích để xử lý tương ứng.
Ví dụ: Trên file nhập khẩu, phần mềm trả kết quả Không hợp lệ với lý do “Bộ phận phòng ban không có trong danh mục“.
Nguyên nhân: Giá trị bộ phận/phòng ban trong file Excel không tồn tại trong danh mục Cơ cấu tổ chức của phần mềm.
Giải pháp:
- Kiểm tra và sửa lại file Excel, đảm bảo các giá trị bộ phận được lấy đúng từ danh mục Thiết lập\Cơ cấu tổ chức.
- Nếu chưa có trong danh mục, cần thêm mới trước khi nhập khẩu. Xem hướng dẫn tại: Thiết lập cơ cấu tổ chức.