1. Tổng quan
Tính năng Tra cứu mã hồ sơ giúp anh/chị nhanh chóng tìm kiếm mã hồ sơ (như mã giấy ra viện, giấy khai sinh…) từ các thông tin về mã số BHXH và thời gian nghỉ hưởng chế độ. Việc này giúp giảm thiểu sai sót khi kê khai hồ sơ điện tử 630, 630a/b, đảm bảo hồ sơ được cơ quan BHXH chấp nhận nhanh chóng.
Nội dung bài viết bao gồm:
- Điều kiện tra cứu mã hồ sơ.
- Các bước thực hiện tra cứu.
- Lưu ý về các thông báo hệ thống.
Đối tượng áp dụng: Nhân sự (HR).
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1 Tra cứu mã hồ sơ
Để tra cứu mã hồ sơ cho lao động, anh/chị thực hiện các bước sau:
- Tại màn hình Chỉnh sửa lao động của hồ sơ điện tử 630, 630a/b, tìm đến mục Mã hồ sơ.
- Nhập đầy đủ các thông tin tại nhóm trường Thông tin tra cứu bao gồm: Mã số BHXH (1), Từ ngày, Đến ngày (2) và Mã nhóm hưởng (3).
- Nhấn Tra cứu (4)\ Hệ thống sẽ tự động điền kết quả vào trường Mã hồ sơ và hiển thị thông báo thành công.
2.2 Các trường hợp thông báo lỗi
Trong quá trình thao tác, nếu có sai sót về dữ liệu, hệ thống sẽ hiển thị các thông báo sau để anh/chị kiểm tra:
- Thiếu thông tin: Nếu chưa điền Mã số BHXH, Từ ngày hoặc Nhóm hưởng, hệ thống sẽ hiển thị thông báo yêu cầu bổ sung các trường tương ứng.
- Nhóm hưởng không cần mã: Nếu chọn các nhóm hưởng dưỡng sức (D101, D102, D103, D201, D202, D203, D204, D301, D302, D303), hệ thống sẽ thông báo nhóm này không cần điền mã hồ sơ.
- Dữ liệu không hợp lệ: Nếu Mã số BHXH không đủ 10 chữ số, hoặc “Từ ngày” lớn hơn “Đến ngày“, hoặc “Từ ngày” lớn hơn ngày hiện tại, hệ thống sẽ hiển thị thông báo kiểm tra lại dữ liệu.
- Không tìm thấy kết quả: Nếu tra cứu không có dữ liệu khớp, hệ thống sẽ hiển thị thông báo không có mã hồ sơ theo nhóm hưởng và thời gian nghỉ đã chọn.
3. Lưu ý
- Nếu để trống trường Đến ngày, hệ thống sẽ mặc định ngày tra cứu là ngày hiện tại.
- Đối với nhóm hưởng T13 (Nam hưởng trợ cấp 1 lần khi vợ sinh con), cần lưu ý nhập “Từ ngày” là ngày sinh con để đảm bảo kết quả tra cứu chính xác.