Thêm người lao động vào đơn vị bằng cách nhập khẩu từ file Excel

Mục đích: Hướng dẫn người dùng nhập khẩu dữ liệu lao động từ file Excel vào phần mềm AMIS BHXH.
Nội dung:
– Chọn và cập nhật file mẫu
– Kiểm tra dữ liệu sau khi tải lên
– Xử lý lỗi thường gặp trong quá trình nhập khẩu
Phạm vi áp dụng: Nhân sự, kế toán, quản trị phần mềm

Tại phân hệ Quản lý lao động, nhấn vào dấu mũi tên bên cạnh mục Thêm mới lao động, nhấn vào biểu tượng ∧ chọn Nhập khẩu từ Excel.

2.1 Chọn tệp nguồn

Bước 1: Tải file mẫu sau đó cập nhật thông tin người lao động vào file mẫu.

Lưu ý:

• Cần nhập chính xác thông tin theo các trường trong mẫu thì mới có thể nhập khẩu lên phần mềm.
• Trường hợp dữ liệu trong file Excel tải lên có CMTND/CCCD/Hộ chiếu trùng với danh sách lao động chương trình đã có trước đó:

– Nhấn Cập nhật mới nếu muốn cập nhật dữ liệu trùng lặp.

– Nhấn Bỏ qua nếu không muốn cập nhật dữ liệu trùng lặp.

Bước 2: Nhập khẩu lên phần mềm bằng cách kéo file dữ liệu vào khoảng trống được khoanh đỏ.

Bước 3: Nhấn Tiếp tục để chuyển bước thực hiện.

2.2 Kiểm tra dữ liệu

Hệ thống cập nhật danh sách người lao động vừa được tải lên thành công.

Danh sách người lao động được chia theo nhóm dữ liệu. Nhấn vào từng nhóm để xem chi tiết.

• Tổng dòng dữ liệu: Tất cả các dòng dữ liệu bao gồm: dữ liệu trùng lặp tại excel, dữ liệu đã có, dữ liệu sai.
• Dữ liệu trùng lặp tại excel: Bao gồm các dòng dữ liệu bị trùng lặp số CMTND/CCCD/Hộ chiếu trong file bản excel đang được tải lên và sẽ không được thêm vào chương trình. Khi có trường hợp trùng này, chỉ có dòng dữ liệu cuối cùng trong bản excel của anh/chị được nhập khẩu vào chương trình.
• Dữ liệu đã có: Bao gồm các dòng dữ liệu tại bản excel có CMTND/CCCD/Hộ chiếu trùng với danh sách lao động chương trình đang có. Chương trình sẽ thực hiện “Bỏ qua” hoặc “Cập nhật mới” dòng dữ liệu theo lựa chọn của anh/chị trước đó.
• Dữ liệu sai: Bao gồm các dòng dữ liệu có thông tin sai định dạng hoặc thông tin không nằm trong danh sách đã có của chương trình. Các dòng dữ liệu này sẽ không được thêm vào chương trình.
• Tải về file báo lỗi: Khi file tải lên chứa các dữ liệu sai, anh/chị thực hiện tải file báo lỗi về để kiểm tra và chỉnh sửa lại.

=> Sau khi đã kiểm tra các nhóm dữ liệu, nhấn Nhập khẩu để thêm các lao động vào danh sách người lao động của đơn vị.

Lỗi: Trên file nhập khẩu, phần mềm trả kết quả Không hợp lệ với lý do “Bộ phận phòng ban không có trong danh mục“.

Nguyên nhân: Giá trị bộ phận/phòng ban trong file Excel không tồn tại trong danh mục Cơ cấu tổ chức của phần mềm.

Giải pháp:

• Kiểm tra và sửa lại file Excel, đảm bảo các giá trị bộ phận được lấy đúng từ danh mục Thiết lập\Cơ cấu tổ chức.
• Nếu chưa có trong danh mục, cần thêm mới trước khi nhập khẩu. Xem hướng dẫn tại: Thiết lập cơ cấu tổ chức.