I. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn đăng ký xin cấp mã đơn vị để quản lý lao động là người nước ngoài.
II. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Thêm mới đơn vị quản lý lao động là người nước ngoài
Cách 1: Thêm mới đơn vị tại danh sách đơn vị.
Cách 2: Thêm mới đơn vị tại Thiết lập\Danh sách đơn vị.
Bước 2: Đăng ký xin cấp mã đơn vị
1. Tại Thiết lập\Thông tin sử dụng dịch vụ\nhấn Đăng ký ngay
2. Nhập thông tin theo mẫu để đăng ký xin cấp mã đơn vị, nội dung đề nghị: “Xin cấp mã đơn vị quản lý lao động là người nước ngoài và đính kèm file scan giấy phép đăng ký kinh doanh -> nhấn Đăng ký.
Lưu ý:
- Tại mục Nội dung đề nghị cần ghi rõ: “Đăng ký xin cấp mã đơn vị để quản lý lao động là người nước ngoài”.
- Đính kèm thêm bản scan Giấy đăng ký kinh doanh/Quyết định thành lập. Lưu ý: File tải lên dưới 5MB và không chứa chữ ký số. Nếu file PDF chứa chữ ký số, vui lòng sử dụng file khác hoặc mở file bằng các phần mềm hỗ trợ như Foxit reader hoăc Acrobat, sau đó nhấn Ctrl + P và lưu về file mới định dạng PDF.
- Trường hợp cơ quan BHXH từ chối yêu cầu đăng ký cấp mã đơn vị, vui lòng đăng ký lại.
Bước 3: Kích hoạt qua email
Sau khi ký nộp hồ sơ sang cơ quan BHXH, hệ thống sẽ gửi email chứa mã kích hoạt. Anh/Chị truy cập mail đã đăng ký nhận kết quả trước đó => Thực hiện kích hoạt để chuyển hồ sơ xin cấp mã đơn vị cho cán bộ BHXH xử lý cấp mã.
Lưu ý: Mã kích hoạt chỉ có giá trị trong 24h, Anh/Chị vui lòng thực hiện kích hoạt trước thời hạn trên => Sau khi nộp hồ sơ, hệ thống BHXH Việt Nam sẽ gửi email chứa mã kích hoạt về email liên hệ của đơn vị (mã hết hạn sau 24h đăng ký). Anh/chị vui lòng thực hiện kích hoạt theo hướng dẫn trên email để hồ sơ xin cấp mã đơn vị được chuyển tới cán bộ BHXH xử lý cấp mã.
Bước 4: Cập nhật mã đơn vị (cơ quan BHXH cấp)
Sau khi xử lý hồ sơ xin cấp mã đơn vị, cán bộ BHXH sẽ thông báo kết quả qua email:
- Trường hợp hồ sơ bị từ chối => Anh/Chị vui lòng gửi lại hồ sơ xin cấp mã tại Thiết lập Thông tin sử dụng dịch vụ nhấn Đăng ký lại.
- Trường hợp hồ sơ được duyệt => Anh/Chị thực hiện như sau:
- Tra cứu mã đơn vị theo Tỉnh đăng ký, cơ quan BHXH quản lý, mã số thuế của đơn vị: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/don-vi-tham-gia-bhxh.aspx
- Tại Thiết lập Thông tin sử dụng dịch vụ nhấn Cập nhật.
-
- Cập nhật mã đơn vị vừa được cấp và ký nộp hồ sơ thay đổi.
Lưu ý: trường hợp bị từ chối bởi lỗi “Cơ quan BHXH này không có thủ tục [604a] – Đăng ký mới đơn vị tham gia lần đầu” hoặc lỗi “CE999 – Hệ thống gặp lỗi trong quá trình xử lý hồ sơ” thì thực hiện như sau:
- Nguyên nhân: Cơ quan BHXH chưa tiếp nhận hồ sơ xin cấp mã đơn vị qua online/Lỗi hệ thống.
- Cách xử lý: Đăng ký xin cấp mã đơn vị bằng hồ sơ giấy bằng cách tải về biểu mẫu giấy các tờ khai trong thủ tục 604a để nộp tại cơ quan BHXH. Xem hướng dẫn tại đây.
