1. Tổng quan
Tính năng này cho phép anh/chị chủ động cập nhật trạng thái của các hồ sơ nộp qua đường bưu điện trong trường hợp hệ thống BHXH không tự động trả về kết quả. Việc này giúp đảm bảo thông tin hồ sơ trên phần mềm luôn khớp với thực tế xử lý của cơ quan BHXH mà không cần liên hệ hỗ trợ kỹ thuật.
Nội dung bài viết bao gồm:
- Cách cập nhật trạng thái hồ sơ thủ công.
- Cách tra cứu trạng thái hồ sơ bằng số hồ sơ.
Đối tượng áp dụng: Nhân viên nhân sự (HR).
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Cập nhật trạng thái hồ sơ thủ công
Để thay đổi trạng thái hồ sơ khi đã biết kết quả từ BHXH, anh/chị thực hiện các bước sau:
- Tại màn hình Danh sách hồ sơ giấy (thuộc chế độ BHXH hoặc mục Đổi sổ, thẻ), chọn hồ sơ cần chỉnh sửa.
- Tại màn hình chi tiết, nhấn vào Sửa thông tin hồ sơ.
- Trong cửa sổ Cập nhật thông tin hồ sơ, tại mục Trạng thái hồ sơ, nhấn vào danh sách lựa chọn và chọn một trong các trạng thái phù hợp.
- Nhấn Lưu để hoàn tất.
2.2. Tra cứu và tự động cập nhật trạng thái theo số hồ sơ
Nếu anh/chị có số hồ sơ từ bưu điện và muốn kiểm tra trạng thái nhanh, hãy làm theo các bước sau:
- Tại cửa sổ Cập nhật thông tin hồ sơ, nhập số hồ sơ vào ô Số hồ sơ.
- Nhấn vào biểu tượng tra cứu để hệ thống kiểm tra thông tin từ BHXH.
- Sau khi hệ thống tra cứu thành công, trường Trạng thái hồ sơ sẽ được tự động điền giá trị tương ứng.
- Kiểm tra lại thông tin và nhấn Lưu để xác nhận.
Lưu ý:
- Anh/chị nên ưu tiên sử dụng phương thức tra cứu theo số hồ sơ để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu được đồng bộ từ BHXH.
- Chỉ sử dụng hình thức cập nhật thủ công khi hệ thống không thể trả về kết quả tra cứu tự động.