Các trường hợp lệch số tiền đóng BHXH giữa C12 và phần mềm tự động tính toán trên kỳ theo dõi đóng

Nội dung

1. Tổng quan

Mục đích: Hướng dẫn đơn vị xử lý các trường hợp sai lệch về danh sách người tham gia và số tiền đóng BHXH hàng tháng tại kỳ theo dõi đóng trên phần mềm.

Nội dung:

Hướng dẫn kiểm tra và xử lý sai lệch danh sách lao động (tăng, giảm, điều chỉnh mức đóng).
Hướng dẫn xử lý sai lệch số tiền đóng BHXH so với ghi nhận của cơ quan BHXH.

Phạm vi áp dụng: Người dùng phân hệ Bảo hiểm xã hội, Nhân sự.

2. Hướng dẫn thực hiện

Tại phân hệ Theo dõi đóng → Mở kỳ đóng đang bị sai số liệu → kiểm tra thông tin trên kỳ đóng đơn vị đang theo dõi. Kiểm tra và đối chiếu 1 số trường hợp sau:

2.1. Trường hợp 1: Danh sách lao động chưa cập nhật tăng/giảm/điều chỉnh

Biểu hiện:

Thiếu lao động được báo tăng tham gia BHXH trong tháng;
Thừa lao động được báo giảm tham gia BHXH trong tháng;
Chưa điều chỉnh mức lương đóng BHXH, tỷ lệ đóng BHXH khi được điều chỉnh trong tháng.

Cách xử lý: Cập nhật lại danh sách lao động đóng BHXH theo danh sách lao động tham gia BHXH trong tháng.

2.2. Trường hợp 2: Điều chỉnh đóng tháng trước chưa cập nhật

2.3.1. Lao động được báo tăng tham gia BHXH muộn

BHXH sẽ truy thu số tiền đóng BHXH các tháng trước tháng báo tăng.

Cách xử lý: Thêm dòng lao động vào danh sách điều chỉnh phải đóng kỳ trước và chỉnh sửa:

Số tháng đóng: Số tháng truy thu tiền đóng.
Mức lương đóng BHXH mới: Mức lương đóng BHXH tại thời điểm tăng đóng.
Mức lương đóng BHXH cũ: 0.
Tỷ lệ đóng: Theo quy định.

2.3.2. Lao động được báo giảm tham gia BHXH muộn

Báo giảm hẳn, nghỉ không lương, nghỉ ốm (không phải nghỉ ốm dài ngày) muộn: BHXH sẽ truy thu số tiền đóng BHYT của các tháng giảm đóng đến trước tháng báo giảm.

=> Cách xử lý: Thêm dòng lao động vào danh sách điều chỉnh phải đóng kỳ trước và chỉnh sửa:

Số tháng đóng: Số tháng truy thu tiền đóng.
Mức lương đóng BHXH mới: 0.
Mức lương đóng BHXH cũ: Mức lương đóng BHXH tại thời điểm giảm đóng.
Tỷ lệ đóng BHYT: 4,5%.
Tỷ lệ đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐBNN: 0%.

Báo giảm thai sản, nghỉ ốm (Nghỉ ốm dài ngày) muộn: BHXH sẽ truy giảm số tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐBNN của các tháng giảm đóng đến trước tháng báo giảm.

=> Cách xử lý: Thêm dòng lao động vào danh sách điều chỉnh phải đóng kỳ trước và chỉnh sửa:

Số tháng đóng: Số tháng truy giảm tiền đóng.
Mức lương đóng BHXH mới: 0.
Mức lương đóng BHXH cũ: Mức lương đóng BHXH tại thời điểm giảm đóng.
Tỷ lệ đóng: Theo quy định.

2.3.3. Lao động được điều chỉnh mức đóng BHXH muộn

BHXH sẽ truy thu số tiền đóng BHXH của các tháng điều chỉnh mức đóng đến trước tháng báo điều chỉnh.

=> Cách xử lý: Thêm dòng lao động vào danh sách điều chỉnh phải đóng kỳ trước và chỉnh sửa:

Số tháng đóng: Số tháng truy thu thêm/truy giảm.
Mức lương đóng mới: Mức lương đóng BHXH tại thời điểm báo điều chỉnh.
Mức lương đóng cũ: Mức lương đóng BHXH trước khi điều chỉnh.
Tỷ lệ đóng: Theo quy định.

Lưu ý: Trường hợp lao động được điều chỉnh mức đóng nhiều lần thì thêm dòng lao động tương ứng mỗi lần điều chỉnh mức đóng.

2.3 Trường hợp 3: Số tiền BHXH đã đóng không khớp

Hiện tại, cơ quan BHXH ghi nhận số tiền BHXH theo UNC phát sinh trong tháng vào C12 của tháng ghi nhận số tiền đã nộp.

Do đó, để thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu số liệu đóng BHXH trên phần mềm, đơn vị nên:

Nhập đúng số tiền thực tế đã nộp cho cơ quan BHXH trong tháng tại kỳ đóng tương ứng.
Trường hợp đơn vị nộp chậm tiền BHXH, số tiền nộp chậm sẽ được cơ quan BHXH ghi nhận và cập nhật bổ sung vào tháng thực tế phát sinh việc nộp tiền.

Ví dụ: Đơn vị có số tiền phải đóng của tháng 8 nhưng đến tháng 9 mới thực hiện nộp tiền. Khi đó, cơ quan BHXH sẽ ghi nhận khoản tiền này vào C12 của tháng 9. Vì vậy, khi nhập số tiền đã đóng trên phần mềm, đơn vị nên ghi nhận số tiền vào kỳ tháng 9 để số liệu thuận tiện theo dõi và đối chiếu với C12.

Cập nhật 14/09/2026

Bài viết này hữu ích chứ?

Có Không

1. Tổng quan

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1. Trường hợp 1: Danh sách lao động chưa cập nhật tăng/giảm/điều chỉnh

2.2. Trường hợp 2: Điều chỉnh đóng tháng trước chưa cập nhật

2.3.1. Lao động được báo tăng tham gia BHXH muộn

2.3.2. Lao động được báo giảm tham gia BHXH muộn

2.3.3. Lao động được điều chỉnh mức đóng BHXH muộn

2.3 Trường hợp 3: Số tiền BHXH đã đóng không khớp

Bài viết này hữu ích chứ?

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS với gần 200.000 khách hàng doanh nghiệp đang sử dụng