I.Tổng quan
Chốt sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) là thủ tục quan trọng nhằm xác nhận quá trình tham gia BHXH của người lao động tại một đơn vị. Thủ tục này giúp đảm bảo quyền lợi về BHXH khi người lao động nghỉ việc, chuyển nơi làm việc hoặc nghỉ hưu. Việc chốt sổ đúng quy định giúp người lao động thuận lợi trong việc giải quyết các chế độ BHXH về sau.
Khi nào cần chốt sổ Bảo hiểm xã hội?
Thủ tục chốt sổ BHXH là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng BHXH của người lao động tại Cơ quan BHXH mà đơn vị đang thực hiện đóng. Thủ tục này được thực hiện trong các trường hợp sau:
- Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
- Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan BHXH quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.
Điều kiện để chốt được sổ BHXH
Theo Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong quá trình làm việc, người sử dụng lao động có nghĩa vụ đóng đầy đủ BHXH cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị phải chốt sổ cho người lao động. Đơn vị chỉ được chốt sổ khi đã đóng đủ tiền BHXH cho Cơ quan BHXH, không còn nợ tiền tính đến tháng cuối cùng người lao động làm việc.
II.Hướng dẫn thủ tục chốt sổ
Lưu ý khi chốt sổ BHXH
- Báo giảm lao động trước khi báo chốt sổ.
- Thanh toán tiền BHXH đầy đủ.
- Nộp hồ sơ 1 lần.
- Tránh báo chốt trễ >30 ngày kể từ ngày người lao động nghỉ việc.
Bước 1: Báo giảm lao động tại đơn vị
- Cách 1: Lập hồ sơ điện tử thủ tục 600 để báo giảm lao động trên AMIS BHXH.
Xem hướng dẫn tại đây. - Cách 2: Lập biểu mẫu giấy D02-LT kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ BHXH.
Tải biểu mẫu tại đây.
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ liên quan
- 01 mẫu D02-LT kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ BHXH (trường hợp không báo giảm lao động bằng hồ sơ điện tử).
Tải mẫu tại đây.Hoặc in trực tiếp mẫu D02-LT trên phần mềm trong trường hợp báo giảm lao động bằng hồ sơ điện tử. - Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
- 01 bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc (không bắt buộc).
- 01 bản sao giấy phép kinh doanh (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).
- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động bị sai họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính).
Tải mẫu tại đây. - Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng (tùy thuộc vào yêu cầu của cơ quan BHXH quản lý).
Bước 3: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan BHXH
Đơn vị có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc gửi toàn bộ giấy tờ qua bưu điện.
Lưu ý về thời gian thực hiện chốt sổ BHXH
- Theo Khoản 2, Điều 47 Bộ luật Lao động năm 2012, trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng với người lao động, đơn vị phải thực hiện báo giảm. Sau khi báo giảm có kết quả trả về, đơn vị thực hiện chốt sổ BHXH. Một số trường hợp đặc biệt thời gian này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
- Sau khi Cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận. Nếu cần bổ sung hồ sơ do thiếu, không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh, Cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo gửi về đơn vị.
- Bên BHXH trả kết quả sẽ gửi lại sổ và cung cấp tờ rời quá trình đóng tại đơn vị.
