I. Khi nào cần chốt sổ Bảo hiểm xã hội?
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng Bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng Bảo hiểm. Thủ tục này được thực hiện khi:
- Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
- Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.
II. Điều kiện để chốt được sổ BHXH
Căn cứ vào nội dung được quy định tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng Bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chốt được sổ chỉ khi đóng đầy đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.
III. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động (dành cho đơn vị sử dụng lao động)
Lưu ý khi chốt sổ BHXH:
- Báo giảm lao động trước khi báo chốt sổ;
- Thanh toán tiền BHXH đầy đủ;
- Nộp hồ sơ 1 lần;
- Tránh báo chốt trễ >30 ngày kể từ ngày người lao động nghỉ việc.
Bước 1: Báo giảm lao động tại đơn vị
- Cách 1: Lập hồ sơ điện tử thủ tục 600a-Báo giảm lao động trên AMIS BHXH. Xem hướng dẫn tại đây.
- Cách 2: Lập biểu mẫu giấy D02-LT kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm. Tải biểu mẫu giấy tại đây.
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ liên quan
- 01 mẫu D02-LT kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm (trường hợp không báo giảm lao động bằng hồ sơ điện tử). Tải mẫu tại đây.
Hoặc in trực tiếp mẫu D02-LT trên phần mềm trong trường hợp báo giảm lao động bằng hồ sơ điện tử.
- Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
- 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc (không bắt buộc).
- 01 bản sao giấy phép kinh doanh (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).
- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động bị sai họ tên , ngày tháng năm sinh, giới tính). Tải mẫu tại đây.
- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng (tùy thuộc vào cơ quan BHXH quản lý có yêu cầu nộp hay không).
Bước 3: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan BHXH
Đơn vị có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận 1 cửa hoặc gửi toàn bộ giấy tờ trên qua bưu điện.
Lưu ý thời gian thực hiện chốt sổ BHXH:
1. Căn cứ vào nội dung được quy định tại Khoản 2, Điều 47 của Bộ luật lao động năm 2012, trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng với NLĐ, đơn vị phải thực hiện báo giảm cho NLĐ. Sau khi báo giảm có kết quả trả về thì đơn vị thực hiện chốt sổ BHXH. Một số trường hợp đặc biệt thì thời gian này có thể kéo dài hơn nhưng không được quá 30 ngày.
2. Sau khi bên Cơ quan Bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì bên Cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo gửi về đơn vị.
