Trường hợp thêm mới lao động tại hồ sơ điện tử bị trùng số CCCD/ĐDCN/Hộ chiếu với lao động đã có trên Quản lý lao động khác đơn vị thì làm như thế nào?

Mục đích: Hướng dẫn xử lý lỗi không thể thêm mới lao động vào hồ sơ điện tử do trùng số CCCD/ĐDCN/Hộ chiếu.
Biểu hiện: Phần mềm cảnh báo không thể thêm mới lao động do trùng số CCCD/ĐDCN/Hộ chiếu với lao động đã tồn tại trên hệ thống hoặc trong Thùng rác.
Nội dung:
– Nguyên nhân gây lỗi
– Các bước xử lý khi trùng thông tin định danh
Phạm vi áp dụng: Nhân sự, kế toán, quản trị phần mềm BHXH

2.1 Nguyên nhân

Lao động thêm mới tại hồ sơ điện tử bị trùng số CCCD/ĐDCN/Hộ chiếu với lao động đã có trên hệ thống quản lý lao động hoặc trong Thùng rác (do đã xóa trước đó) → Không thể thêm mới được.

2.2 Các bước xử lý

Bước 1: Sử dụng chức năng tìm kiếm.

Tại giao diện phần mềm, trên thanh công cụ 🔍 Tìm kiếm ở góc trên bên phải (biểu tượng kính lúp), nhập số CCCD, ĐDCN hoặc Hộ chiếu của người lao động vào ô tìm kiếm.

Bước 2: Khi nhập số CCCD/ĐDCN/Hộ chiếu của lao động → phần mềm sẽ hiển thị vị trí lao động trong mục Quản lý lao động hoặc Thùng rác.
Tích chọn vào kết quả tìm kiếm, phần mềm sẽ dẫn đến vị trí tương ứng:

• Nhấp vào dữ liệu lao động tại Quản lý lao động, phần mềm sẽ chuyển giao diện có dữ liệu người lao động tại phân hệ Quản lý lao động.

• Nhấp vào Dữ liệu lao động trong Thùng rác, phần mềm sẽ hiển thị danh sách người lao động tại phân hệ Thùng rác. Tích chọn người lao động cần khôi phục, sau đó bấm Khôi phục. Phần mềm sẽ chuyển dữ liệu của người lao động này về phân hệ Quản lý lao động.

Bước 3: Tại phân hệ Quản lý lao động, mở thông tin của người lao động vừa tìm thấy và chọn Chỉnh sửa. Trong mục Thông tin tham gia BHXH → Đơn vị tham gia BHXH, chọn lại đơn vị tham gia BHXH là đơn vị đang thực hiện khai báo hồ sơ điện tử. Sau đó nhấn Lưu để cập nhật thông tin.