I. Tổng quan
Mục đích: Hướng dẫn anh/chị kích hoạt tài khoản qua cả email và số điện thoại trên MISA AMIS giúp anh/chị khai báo và kích hoạt đồng thời hai thông tin này cho cùng một tài khoản người dùng. Nhờ đó, người dùng có thể linh hoạt đăng nhập bằng email hoặc số điện thoại sau khi xác thực, mà không cần phải thực hiện nhiều bước khai báo và bổ sung thông tin riêng lẻ trên MISA ID.
Nội dung hướng dẫn:
- Kích hoạt tài khoản khi thêm mới hoặc chỉnh sửa người dùng.
- Kích hoạt tài khoản khi nhập khẩu nhân viên/người dùng.
- Khai báo email và số điện thoại khi chuẩn hóa dữ liệu.
- Theo dõi trạng thái kích hoạt tài khoản
Đối tượng áp dụng: Quản trị hệ thống, nhân sự và người dùng tham gia MISA AMIS.
II. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Kích hoạt tài khoản khi thêm mới hoặc chỉnh sửa người dùng
Bước 1: Trên AMIS Hệ thống, vào phân hệ Quản lý danh mục\ chọn Nhân viên/người dùng.
Bước 2: Chọn Thêm đối tượng hoặc nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm\chọn Sửa đối tượng.
Bước 3: Tại phần Thông tin tài khoản, anh/chị thực hiện:
- Nhập email tài khoản: Địa chỉ email người dùng muốn sử dụng để đăng nhập.
- Nhập SĐT tài khoản: Số điện thoại người dùng muốn sử dụng để đăng nhập (hệ thống sẽ kiểm tra định dạng số hợp lệ).
Lưu ý: Một số trường hợp không thể thêm mới hoặc chỉnh sửa tài khoản nhân viên/người dùng
Khi khai báo email và số điện thoại tài khoản, anh/chị có thể gặp một số trường hợp hệ thống hiển thị cảnh báo và không cho phép lưu thông tin:
Trường hợp 1: Email và số điện thoại đã được sử dụng cho nhân viên/người dùng khác trên MISA AMIS.
- Hệ thống không cho phép sử dụng lại các thông tin tài khoản này để thêm mới hoặc cập nhật cho nhân viên/người dùng khác.
- Ví dụ: Nhân viên Nguyễn Văn B đã được khai báo với email [email protected] và SĐT 0123456789. Khi thêm mới nhân viên Nguyễn Văn A bằng hai thông tin trên, hệ thống sẽ không cho phép lưu do thông tin tài khoản đã được sử dụng.
Trường hợp 2: Email và số điện thoại thuộc hai tài khoản MISA ID khác nhau.
- Hệ thống hiển thị cảnh báo: “Email và SĐT đang thuộc 2 tài khoản MISAID khác nhau, vui lòng sử dụng email hoặc SĐT khác”.
- Ví dụ: Anh/chị thêm mới tài khoản cho nhân viên C với email đã được đăng ký với tài khoản MISA ID của nhân viên A, trong khi số điện thoại lại thuộc tài khoản MISA ID của nhân viên B. Do email và số điện thoại thuộc hai tài khoản MISA ID khác nhau, hệ thống sẽ không cho phép lưu và hiển thị cảnh báo:“Email và SĐT đang thuộc 2 tài khoản MISAID khác nhau, vui lòng sử dụng email hoặc SĐT khác”.
Anh/chị cần sử dụng email hoặc số điện thoại khác để hai thông tin thuộc cùng một tài khoản MISA ID.
Trường hợp 3: Số điện thoại đã được liên kết với email khác trên MISA ID.
- Hệ thống hiển thị cảnh báo: “SĐT [sđt đã được liên kết với email [email], vui lòng sử dụng SĐT khác”.
- Ví dụ: Anh/chị thêm mới tài khoản cho nhân viên C với email tài khoản và số điện thoại tài khoản là 0123456789. Tuy nhiên, số điện thoại này đã được liên kết với email của nhân viên A trên MISA ID. Do thông tin liên kết không khớp, hệ thống sẽ không cho phép lưu và hiển thị cảnh báo: “SĐT 0123456789 đã được liên kết với email [***@gmail.com], vui lòng sử dụng SĐT khác”.
Trường hợp 4: Email đã được liên kết với số điện thoại khác trên MISA ID.
- Hệ thống hiển thị cảnh báo: “Email [***@gmail.com] đã được liên kết với SĐT [*******123], vui lòng sử dụng email khác”.
- Ví dụ: Anh/chị thêm mới tài khoản cho nhân viên C với email tài khoản [email protected] và số điện thoại . Tuy nhiên, email này đã được liên kết với số điện thoại của nhân viên B trên MISA ID. Do thông tin liên kết không khớp, hệ thống sẽ không cho phép lưu và hiển thị cảnh báo “Email [email protected] đã được liên kết với SĐT [****321], vui lòng sử dụng email khác”.
Bước 4: Khai báo các thông tin cần thiết khác, tích chọn Gửi thông báo kích hoạt tài khoản qua email/SMS (nếu cần gửi thông báo kích hoạt ngay).
Bước 5: Sau khi hoàn tất thiết lập, hệ thống sẽ gửi thông báo kích hoạt tài khoản qua cả email và số điện thoại đã khai báo.
Khi hệ thống gửi thông báo kích hoạt qua cả email và số điện thoại, anh/chị có thể thực hiện kích hoạt như sau:
Trường hợp 1: Kích hoạt tài khoản qua email trước
Bước 1: Anh/chị mở email kích hoạt tài khoản được gửi từ MISA AMIS, sau đó nhấn Kích hoạt ngay.
Bước 2: Hệ thống sẽ tự động kiểm tra thông tin xác thực, sau đó sẽ chuyển đến đến màn hình Thiết lập mật khẩu. Sau khi thiết lập mật khẩu thành công, tài khoản của anh/chị sẽ được kích hoạt và có thể sử dụng để đăng nhập vào MISA AMIS.
Lưu ý: Nếu muốn đăng nhập vào MISA AMIS qua số điện thoại đã khai báo, anh chị thực hiện như sau:
-
- Mở tin nhắn kích hoạt được gửi từ MISA AMIS, nhấn vào đường dẫn kích hoạt để xác thực bổ sung số điện thoại.
- Sau khi hoàn tất xác thực cả hai thông tin, người dùng có thể đăng nhập MISA AMIS bằng email hoặc số điện thoại đã khai báo..
Trường hợp 2: Kích hoạt tài khoản qua số điện thoại trước
- Anh/chị mở tin nhắn kích hoạt tài khoản của MISA AMIS, sau đó nhấn vào đường dẫn kích hoạt trong tin nhắn.
- Hệ thống sẽ tự động kiểm tra thông tin xác thực, sau đó sẽ chuyển đến đến màn hình Thiết lập mật khẩu.
- Sau khi thiết lập mật khẩu thành công, tài khoản của anh/chị sẽ được kích hoạt và có thể sử dụng để đăng nhập vào MISA AMIS.
Lưu ý:
- Hệ thống sẽ gửi tin nhắn kích hoạt qua Zalo nếu số điện thoại tài khoản trùng với tài khoản Zalo đang hoạt động.Sau đó, mở email đã khai báo để xác thực bổ sung email.
- Nếu muốn đăng nhập vào MISA AMIS qua email đã khai báo, anh chị thực hiện như sau:
- Mở email kích hoạt được gửi từ MISA AMIS, nhấn vào đường dẫn kích hoạt để xác thực bổ sung email.
- Sau khi hoàn tất xác thực cả hai thông tin, người dùng có thể đăng nhập MISA AMIS bằng email hoặc số điện thoại đã khai báo.
2.2. Kích hoạt tài khoản khi nhập khẩu nhân viên/người dùng
Ngoài việc khai báo trực tiếp, anh/chị có thể kích hoạt tài khoản qua cả email và số điện thoại khi nhập khẩu danh sách nhân viên/người dùng.
Bước 1: Trên AMIS Hệ thống, vào phân hệ Quản lý danh mục\ chọn Nhân viên/người dùng.
Bước 2: Chọn biểu tượng chữ v (ngay cạnh Thêm đối tượng)/ chọn Nhập khẩu nhân viên hoặc Nhập khẩu người dùng.
Bước 2: Chuẩn bị tệp nhập khẩu, khai báo đồng thời thông tin Email tài khoản và SĐT tài khoản của từng người dùng, sau đó tải tệp lên phần mềm\ chọn “Gửi mail/SMS kích hoạt sau khi nhập khẩu”.
Bước 3: Tiếp tục các bước nhập khẩu theo hướng dẫn trên phần mềm để hoàn tất. Sau khi nhập khẩu lên phần mềm, hệ thống sẽ gửi email/SMS kích hoạt cho người dùng tương ứng.
2.3. Khai báo email và số điện thoại khi chuẩn hóa dữ liệu
Đối với các đơn vị thực hiện chuẩn hóa dữ liệu nhân viên/người dùng, MISA AMIS hỗ trợ khai báo đồng thời email và số điện thoại tài khoản.
Bước 1: Trên AMIS Hệ thống, vào phân hệ Quản lý danh mục\ chọn Nhân viên/người dùng\ chọn Chuẩn hóa dữ liệu.
Bước 2: Tại Bước 5 Nhân viên, nếu trên file dữ liệu anh/chị khai báo sai hoặc muốn thay đổi thông tin email tài khoản và SĐT tài khoản, anh/chị có thể khai báo lại đồng thời Email tài khoản và SĐT tài khoản cho người dùng.
Bước 4: Tiếp tục và hoàn tất quá trình chuẩn hóa dữ liệu.
2.4. Theo dõi trạng thái kích hoạt tài khoản
Sau khi gửi thông báo kích hoạt, anh/chị có thể theo dõi trạng thái tài khoản tại danh sách người dùng/nhân viên.
Danh sách trạng thái người dùng: Gồm 5 trạng thái:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chưa gửi tin nhắn/email kích hoạt | Chưa lựa chọn gửi thông báo kích hoạt khi khai báo tài khoản. |
| Chờ xác nhận | Đã gửi thông báo kích hoạt nhưng người dùng chưa truy cập công ty. |
| Đang hoạt động | Tài khoản MISA ID đã có ít nhất một thông tin được xác thực và người dùng đã truy cập công ty. |
| Quá hạn kích hoạt | Đã gửi thông báo kích hoạt nhưng sau 24 giờ người dùng vẫn chưa truy cập công ty. |
| Ngừng hoạt động | Tài khoản đã bị ngừng hoạt động tại công ty. |
Lưu ý: Tài khoản ở trạng thái Đang hoạt động không đồng nghĩa với việc cả email và số điện thoại đều đã được xác thực. Người dùng cần hoàn tất xác thực từng thông tin để có thể sử dụng cả hai phương thức đăng nhập.
Danh sách trạng thái nhân viên: Gồm 2 trạng thái:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đang làm việc | Nhân viên hiện đang làm việc tại đơn vị. |
| Đã nghỉ việc | Nhân viên đã chấm dứt làm việc tại đơn vị. |