Sau khi đăng nhập thành công ứng dụng AMIS Phòng họp, bạn cần tiến hành thiết lập các thông tin cần thiết trên ứng dụng. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Khi đăng nhập thành công, chương trình hiển thị thông báo “Chào mừng bạn đến với ứng dụng đặt phòng họp…”. Bạn nhấn Đến trang thiết lập.
Bước 2: Thiết lập các thông tin: Thiết lập chung – Địa điểm – Phòng họp – Quản lý vai trò
2.1. Thiết lập chung
- Chọn định dạng thời gian theo 24 giờ hoặc 12 AM/PM
- Chọn Thời lượng cuộc họp mặc định
- Khoảng thời gian chi nhỏ nhất khi được gợi ý đặt phòng
2.2. Thiết lập địa điểm
- Nhấn Thêm địa điểm để bắt đầu thiết lập. Ví dụ công ty bạn có nhiều toà nhà khác thì có thể lấy tên toà nhà hoặc địa chỉ toà nhà để làm tên địa điểm như: Toà Đại Phát, Toà NO3 – T1,…
- Bạn có thể lựa chọn một hoặc nhiều đơn vị được quyền sử dụng địa điểm đó. Ví dụ: Phòng Kinh Doanh, Khối sản xuất, Viện đào tạo nghiên cứu công nghệ,…
- Nhập địa chỉ chính xác của từng địa điểm
- Lựa chọn time zone để người tham gia biết thời gian họp trong thư mời nhận được là theo múi giờ nào
- Nhấn Thêm để hoàn thành thiết lập
2.3. Thiết lập phòng họp
- Nhấn nút Thêm phòng
- Bạn gõ tên phòng họp sau đó nhấn chọn 1 trong những địa điểm đã tạo ở trên
- Tiếp đến chọn khu vực có chứa phòng họp đó. Ví dụ: Phòng họp London ở Khối sản xuất sẽ thuộc khu vực tầng 2.
- Điền công suất chứa tức số lượng người tối đa có thể ngồi trong phòng đó
- Nhập email người phụ trách dịch vụ phòng để gửi email thông báo khi người đặt phòng có yêu cầu dịch vụ
- Nhấn Thêm để hoàn tất việc thiết lập
2.4. Thiết lập vai trò quản lý
- Các quyền trên ứng dụng này bao gồm: Xem tìm kiếm thông tin phòng; Đặt phòng, sửa xoá phòng của người đặt phòng khác;
- Bạn nhấn Thêm vai trò để tạo bộ quyền mới trong ứng dụng
- Sau đó nhấn Lưu để hoàn thành việc thiết lập.
Để sửa hoặc xoá phòng /địa điểm đã tạo bạn chọn icon tương ứng bên cạnh đối tượng muốn chọn.