1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn thêm người phê duyệt tài liệu trước khi ký trên AMIS WeSign. Việc bổ sung người phê duyệt đảm bảo tài liệu được kiểm tra, phê duyệt về hình thức và nội dung trước khi trình ký, nâng cao tính kiểm soát và chất lượng tài liệu.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn thêm người phê duyệt khi khai báo người ký.
- Thiết lập thứ tự phê duyệt và ký.
- Thiết lập vị trí ký và gửi tài liệu.
2. Hướng dẫn thực hiện
Vui lòng theo dõi video giới thiệu về tính năng này để biết chi tiết hơn:
Thực hiện tạo một quy trình ký như bình thường và thêm người phê duyệt khi khai báo người ký. Chi tiết như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng AMIS Wesign\ tại màn hình chính nhấn Thêm tài liệu.
Bước 2: Chọn file tài liệu để tải lên ứng dụng\ nhấn Tiếp theo.
- Có thể chọn một trong các cách (tải từ máy tính/Google Driver/One Driver/Dropbox) để tải tài liệu lên ứng dụng.
- Có thể thực hiện tải một hoặc nhiều file tài liệu cùng một lúc để thực hiện
- Chọn vào Loại tài liệu để tiện sắp xếp và quản lý.
Bước 3: Thêm người phê duyệt thực hiện khai báo thông tin người phê duyệt và người ký:
- Đối với người phê duyệt: Nhập các thông tin Email, Họ và tên\ chọn vai trò: Người phê duyệt
- Đối với người ký: Nhập các thông tin Email, Họ và tên\ chọn vai trò: Người ký
Lưu ý: Để tài liệu được gửi đến theo đúng thứ tự Người phê duyệt (duyệt tài liệu) đến Người ký\ tích chọn Thiết lập ký theo thứ tự.
Bước 4: Thiết lập vị trí ký kéo thả loại chữ ký theo từng người ký vào tài liệu\ nhấn Tiếp theo để chuyển bước thực hiện
Bước 5: Thiết lập gửi mail tài liệu nhập Chủ đề, nội dung email\ nhấn Gửi để thực hiện gửi tài liệu cho người ký.
Lưu ý: Có thể tích chọn các thiết lập email thông báo như gửi lời nhắc, thiết lập thời hạn ký, nhắc nhở ký, …
Bước 6: Kiểm tra lại số lượng, vị trí ký đã thêm cho mỗi người nhận.
- Nếu đúng\ Nhấn Xác nhận và gửi. Tài liệu sẽ được gửi cho các bên để ký.
- Nếu Sai\ Nhấn Hủy để thực hiện chỉnh sửa.
Bước 7: Thực hiện theo dõi trên danh sách Tài liệu chờ người khác ký và nhắc nhở người ký thực hiện.
