1. Tổng quan
Bài viết giúp hiểu rõ về tính năng quản lý, tra cứu các liên hệ đã gửi tài liệu trên AMIS WeSign. Tính năng này hỗ trợ người dùng tìm kiếm nhanh các liên hệ thường xuyên gửi tài liệu hoặc các liên hệ trong cùng công ty, đơn vị, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý quy trình ký.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn tra cứu, tìm kiếm liên hệ khi khai báo người nhận.
- Phân biệt tab Cá nhân và tab Công ty trong danh bạ liên hệ.
2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Khi thực hiện tạo quy trình ký, tại bước Khai báo người nhận\ nhấn vào biểu tượng danh bạ để tra cứu nhanh.
Bước 2: Tại màn hình chọn liên hệ\ nhập tìm kiếm theo email, tên, mã nhân viên.
Bước 3: Tích chọn vào liên hệ\ nhấn Chọn để thêm người ký tài liệu.
Lưu ý:
- Tab Cá nhân: Bao gồm các liên hệ được lưu lại sau mỗi lần gửi tài liệu. Các liên hệ được người gửi nhập vào trường thông tin khi khai báo thông tin người nhận trên luồng ký sẽ được chương trình ghi nhớ và lưu lại để tiện quản lý và tìm kiếm.
- Tab Công ty: Bao gồm các liên hệ được tự động đồng bộ về từ danh sách người dùng của đơn vị trên AMIS Hệ thống (danh mục người dùng trên AMIS Hệ thống).
Lưu ý: Truy cập danh bạ, tìm kiếm theo Email thấy hiển thị trùng 2 dòng cả 2 phân loại Công ty và Cá nhân thì khi chọn thông tin người nhận tài liệu ký trên thiết lập luồng ký từ Danh bạ cần chú ý chọn đúng loại Danh bạ:
- Nếu chọn người nhận từ danh bạ với phân loại là Công ty sẽ nhận được yêu cầu ký tài liệu qua cả trên phần mềm AMIS Wesign (nhấn vào thông báo quả chuông trên phần mềm hoặc vào mục Cần xử lý trong phân hệ Quản lý tài liệu).
- Nếu chọn người nhận từ danh bạ với phân loại là Cá nhân sẽ chỉ nhận được yêu cầu ký tài liệu qua Email.
