Hướng dẫn thực hiện
Hiện nay, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng chứng từ điện tử sẽ không phải lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng chứng từ đến cơ quan thuế trừ trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố chưa khắc phục được, cơ quan thuế phải bán chứng từ do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.
Cụ thể, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khi thuộc một trong các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Sử dụng chứng từ đặt in của cơ quan thuế do hệ thống cấp mã chứng từ điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố và chưa khắc phục được
Theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
– Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên.
Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về chứng từ điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã chứng từ điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.
– Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán chứng từ do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng.
Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng chứng từ điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng chứng từ giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp 2: Khi chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể
Tại khoản 2 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định một số trường hợp khác phải nộp báo cáo theo sự kiện phát sinh.
Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế khi:
+ Chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể hay chuyển đổi sở hữu.
+ Giao, khoán, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.
Trước đây, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng chứng từ mua của cơ quan thuế cũng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ và bảng kê chứng từ sử dụng trong kỳ.
Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022 khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử nên sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ nữa và chỉ phải nộp nếu thuộc 01 trong 02 trường hợp nêu trên.
Lưu ý: Hiện tại tùy từng cục Thuế sẽ có quy định khác nhau về việc cần hay không cần nộp báo cáo (bảng kê) tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế của quý không phát sinh chứng từ, vì vậy đơn vị cần trao đổi với cán bộ Thuế để thực hiện theo đúng quy định. Thông thường có các cách hướng dẫn như sau:
- Cục Thuế Hồ Chí Minh: CTKT điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC không cần đăng ký, truyền nhận, không cần nộp bảng kê tình hình sử dụng.
- Cục Thuế Hà Nội:
- Đối với các doanh nghiệp lớn: không cần nộp bảng kê.
- Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ: đơn vị vui lòng liên hệ với cán bộ Thuế để được hướng dẫn cụ thể.
- Gửi theo chứng từ giấy cũ – mẫu CTT25A/C: đơn vị làm mẫu giấy gửi như với chứng từ giấy trước đây.
