Hướng dẫn đơn vị hoàn thuế cho cá nhân ủy quyền quyết toán thuế và cá nhân tự đi quyết toán hoàn thuế TNCN

1. Điều kiện hoàn thuế TNCN

Theo quy định tại Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC, điều kiện được hoàn thuế TNCN bao gồm:

• Những cá nhân đã có mã số thuế (MST) tại thời điểm đề nghị hoàn thuế mới được hoàn thuế TNCN.
• Những cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập thì hoàn thuế phải được thực hiện thông qua tổ chức đó.
• Đối với cá nhân không thuộc diện ủy quyền quyết toán thuế thì phải trực tiếp kê khai với cơ quan thuế hoặc có thể nộp bù trừ vào kỳ kế tiếp.

>> Các trường hợp được hoàn thuế TNCN:

• Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp.
• Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế.
• Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có uỷ quyền cần chuẩn bị hồ sơ (Theo điều 42 Thông tư 80/2021/TT-BTC ) như sau:

• Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa (mẫu số 01/DNXLNT, quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC). Tải về tại đây.
  • Lưu ý: AMIS Thuế TNCN chưa đáp ứng mẫu biểu này, Anh/Chị có thể lập trên phần mềm HTKK sau đó xuất XML và nộp qua MISA mTax hoặc nộp trên trang thuế điện tử.
• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;
• Bảng kê chứng từ nộp thuế theo Mẫu 02 -1/HT (áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập). Tải về tại đây.

3. Trình tự thực hiện hoàn thuế TNCN 

Căn cứ tại tiểu mục 89 Mục II Thủ tục hành chính ban hành kèm theo Quyết định 1462/QĐ-BTC năm 2022 hướng dẫn thủ tục hoàn thuế TNCN với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền quyết toán thuế như sau:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có ủy quyền sau khi bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân mà có số thuế nộp thừa, nếu đề nghị cơ quan thuế hoàn trả thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế.

Bước 2:

• Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc hồ sơ được gửi qua đường bưu chính: cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo quy định.
• Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận, giải quyết hồ sơ (và trả kết quả nếu có kết quả) thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.

4. Cách thức nộp hồ sơ hoàn thuế

Có các cách nộp hồ sơ hoàn thuế sau:

Cách 1: Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế.

Cách 2: Nộp qua dịch vụ bưu chính.

Cách 3: Nộp trực tuyến qua hình thức điện tử. Đối với hình thức này, cần đảm bảo đã hoàn thành đăng ký dịch vụ thuế (bao gồm đăng ký dịch vụ T-VAN MISA và đăng ký các loại tờ khai nộp qua mạng), Anh/Chị thực hiện ký nộp tờ khai 01/ĐNHT – Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (Tham khảo hướng dẫn điền thông tin giấy đề nghị tại đây).

Cách 1: Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế 

Trong trường hợp cá nhân muốn nộp trực tiếp tại cơ quan thuế cần chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN.

• Bảng kê 02-1BK-QTT-TNCN.

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (là chứng từ khấu trừ thuế mà doanh nghiệp cấp).

• Bản chụp hợp đồng lao động nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý Doanh nghiệp giảm trừ gia cảnh.

• Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Ngoài ra cá nhân cần mang theo chứng minh nhân dân để đối chiếu thông tin.

Cách 2: Hoàn thuế TNCN trên Cổng thông tin Tổng cục thuế

Bước 1: Truy cập vào website Thuế Việt Nam và chọn mục “Cá nhân”.

Bước 2: Lựa chọn tài khoản đăng nhập và điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu.

Bước 3: Chọn “Quyết toán thuế” >> Chọn “Kê khai trực tuyến”.

Bước 4: Nhập thông tin tờ khai hiển thị trên hệ thống.

Bước 5: Nộp tờ khai.

Bước 6: Gửi hồ sơ, chứng từ khấu trừ thuế TNCN đính kèm.

Cách 3: Hoàn thuế TNCN trên eTax Mobile

Bước 1: Mở ứng dụng và đăng nhập tài khoản eTax Mobile.

Bước 2: Chọn “Đề nghị xử lý khoản nộp thừa“.

Bước 3: Gửi đơn đề nghị hoàn thuế.

Chọn Cục Thuế và Chi cục Thuế (nếu có) và Chọn “Tiếp tục“.

Bước 4: Nhập các thông tin của người làm đơn đề nghị xử lý khoản thuế nộp thừa >> Chọn “Tiếp tục”.

Lưu ý: Mục có dấu * là phần bắt buộc phải điền.

Bước 5: Kiểm tra lại thông tin số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa >> Chọn “Tiếp tục“.

Bước 6: Nhập số tiền phải nộp, số tiền còn phải nộp đề nghị bù trừ với số tiền nộp thừa, số tiền còn phải nộp sau bù trừ cũng như các thông tin bắt buộc >> Chọn “Tiếp tục”.

Lưu ý: Mục có dấu * là phần bắt buộc phải điền.

Bước 7: Kiểm tra lại thông tin số tiền đề nghị xử lý khoản nộp thừa >> Chọn “Tiếp tục“.

Bước 8: Đặt tên tài liệu đính kèm và chọn đơn đề nghị hoàn thuế >> Chọn “Tiếp tục”.

• Chọn tờ khai: 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN(TT80/2021).

Bước 9: Nhập mã OTP gửi về số điện thoại người nộp thuế >> Chọn “Hoàn thành“.

Cách 4: Hoàn thuế TNCN tự động

Tại Công văn 126/DNL-THNV 2025 thì Cục Thuế doanh nghiệp lớn đã hướng dẫn hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động như sau:

(1) Các trường hợp giải quyết hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân tự động: Hồ sơ đủ điều kiện được xử lý tự động là hồ sơ đáp ứng các điều kiện sau:

– Tại thời điểm giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN của người nộp thuế (NNT), tổ chức trả thu nhập đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế TNCN đã khấu trừ hoặc tổng tiền thuế TNCN NNT là cá nhân đã nộp đủ vào NSNN tại kỳ quyết toán NNT có đề nghị hoàn thuế;

– Hồ sơ hoàn thuế TNCN có chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” khớp đúng với số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo cơ sở dữ liệu (CSDL) quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ và có chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong kỳ quyết toán thuế theo CSDL quản lý thuế của ngành Thuế tại thời điểm giải quyết hồ sơ;

– Thông tin tài khoản nhận tiền hoàn trả của NNT được xác minh và liên kết với CSDL quản lý thuế của ngành Thuế.

(2) Tạo Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý

Hiện nay, ứng dụng Etax Mobile đã được Tổng cục Thuế nâng cấp, hỗ trợ NNT nhiều tiện ích, trong đó có việc tổng hợp, tạo tờ khai Quyết toán thuế TNCN gợi ý, xác định cơ quan thuế nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN và nộp tờ khai Quyết toán thuế TNCN gợi ý từ ứng dụng MaxMobile, cụ thể:

– Từ cơ sở dữ liệu kê khai của tổ chức trả thu nhập và của cá nhân, dữ liệu đăng ký thuế và đăng ký người phụ thuộc, dữ liệu tổng quan về nghĩa vụ thuế, các khoản nợ của NNT trên toàn quốc, hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế tự động tổng hợp dữ liệu đối với các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán thuế TNCN để xác định nghĩa vụ kê khai của NNT và tạo Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý đối với NNT là cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN.

NNT là cá nhân sử dụng ứng dụng Etax Mobile, ứng dụng Thuế điện từ dành cho cá nhân của Tổng cục Thuế để kiểm tra thông tin trên Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý do hệ thống ứng dụng CNTT của ngành Thuế tự động tạo lập.

Trường hợp NNT đồng ý với thông tin được gợi ý trên Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý, NNT xác nhận và nộp hồ sơ quyết toán theo quy định trên ứng dụng.

– Trường hợp NNT không đồng ý với thông tin được gợi ý trên Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý, NNT sửa lại thông tin tại các chỉ tiêu tương ứng, bổ sung lý do chênh lệch với số cơ quan thuế gợi ý và nộp hồ sơ quyết toán kèm theo tài liệu chứng minh theo quy định.