Hoàn thuế TNCN

I. Hoàn thuế TNCN là gì?

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là việc cá nhân nộp thuế được hoàn lại phần tiền sau khi đã nộp thuế TNCN thuộc một trong các trường hợp được hoàn thuế theo quy định và có yêu cầu hoàn trả gửi cơ quan Thuế.

Lưu ý: Cá nhân khi phát hiện đã đóng tiền thuế thu nhập cá nhân nhiều hơn số tiền phải nộp phải có đề nghị mới được hoàn thuế.

II. Các trường hợp được hoàn thuế TNCN

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 8, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 có 3 trường hợp cá nhân được hoàn thuế TNCN gồm:

1. Số tiền thuế cá nhân đã nộp lớn hơn số thuế thực tế phải nộp;

2. Số tiền thuế nộp thừa của cá nhân không bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo;

3. Cá nhân đã thực hiện nộp thuế thu nhập cá nhân nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;

4. Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

III. Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân

Cụ thể theo Khoản 2,3 Điều 28, Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về hoàn thuế như sau:

“2. Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu còn số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc hoàn thuế nếu có đề nghị hoàn trả.

3. Đối với cá nhân thuộc diện khai trực tiếp với cơ quan thuế có thể lựa chọn hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau tại cùng cơ quan thuế.”

Như vậy, theo quy định nêu trên có thể hiểu nếu không có đề nghị hoàn thuế TNCN số tiền thuế nộp thừa sẽ được tự động bù trừ vào kỳ nộp sau và cơ quan thuế sẽ không chủ động hoàn thuế.

• Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

• Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế thì có thể nhận lại số tiền thuế đóng thừa hoặc lựa chọn bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.

• Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

Ngoài ra, cũng theo quy định tại Điều 28, Thông tư 111/2013/TT/BTC và theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 25, Thông tư 80/2021/TT-BTC về việc hoàn thuế người được hoàn thuế phải đảm bảo:

• Có số tiền thuế thu nhập cá nhân đã nộp trong kỳ lớn hơn số thuế phải nộp khi quyết toán.

• Đã có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn thuế.

IV. Hồ sơ hoàn thuế TNCN

Căn cứ theo quy định tại Điều 42, Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ hoàn thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công gồm:

(1) Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thực hiện quyết toán cho các cá nhân có uỷ quyền. Hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị xử lý số tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa theo Mẫu số 01/DNXLNT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này;

• Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp người nộp thuế không trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, trừ trường hợp đại lý thuế nộp hồ sơ hoàn thuế theo hợp đồng đã ký giữa đại lý thuế và người nộp thuế;

• Bảng kê chứng từ nộp thuế theo mẫu số 02-1/HT ban hành kèm theo phụ lục I Thông tư này (áp dụng cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập).

(2) Trường hợp cá nhân cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế:

• Người nộp thuế có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (mẫu số 02/QTT-TNCN) thì không phải nộp hồ sơ hoàn thuế.

• Cơ quan thuế giải quyết hoàn căn cứ vào hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân để giải quyết hoàn nộp thừa cho người nộp thuế theo quy định.

V. Thủ tục hoàn thuế TNCN 

Thủ tục hoàn thuế có thể được thực hiện thông qua 1 trong 3 cách hoàn thuế thu nhập nhập cá nhân như sau:

Cách 1: Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế 

Trong trường hợp cá nhân muốn nộp trực tiếp tại cơ quan thuế cần chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế như đã nêu tại mục 3.2 gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN.

• Bảng kê 02-1BK-QTT-TNCN.

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (là chứng từ khấu trừ thuế mà doanh nghiệp cấp).

• Bản chụp hợp đồng lao động nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý Doanh nghiệp giảm trừ gia cảnh.

• Sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú nếu quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

Ngoài ra cá nhân cần mang theo chứng minh nhân dân để đối chiếu thông tin.

Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến

Bước 1: Làm hồ sơ online

Bạn tiến hành làm Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN trên phần mềm HTKK rồi kết xuất XML.

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Bạn thực hiện nộp Tờ khai Quyết toán 02/QTT-TNCN trực tuyến trên website Thuế Việt Nam – https://canhan.gdt.gov.vn

Lưu ý khi nộp hồ sơ hoàn thuế:

Theo điểm c, khoản 3, Điều 21 Thông tư số 92/2015/TT-BTC quy định nơi nộp hồ sơ quyết toán của cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công như sau:

• Cá nhân có trực tiếp khai thuế trong năm thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là cơ quan thuế, nơi cá nhân đã nộp hồ sơ khai thuế trong năm.

• Cá nhân được tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại các tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập đó.

• Trường hợp cá nhân thay đổi nơi làm việc thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức trả thu nhập cuối cùng.

Cá nhân yêu cầu hoàn thuế có thể nộp hồ sơ bất cứ thời điểm nào kể từ ngày kết thúc năm tính thuế. Ví dụ yêu cầu hoàn thuế TNCN năm 2021 có thể nộp yêu cầu hoàn thuế sau thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế vào ngày 30/3/2022.

Bước 3: Cơ quan thuế giải quyết hồ sơ hoàn thuế

Về thời gian nhận được tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân, căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Điều 58, Thông tư số 156/2013/TT-BTC, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hoàn thuế, cơ quan thuế có trách nhiệm giải quyết thủ tục hoàn thuế TNCN trong 6 ngày làm việc.

Cách 3: Ủy quyền hoàn thuế TNCN

Đối với cá nhân người nộp thuế ủy quyền hoàn thuế TNCN cho công ty nơi trả thu nhập, người nộp thuế cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Người nộp thuế ủy quyền hoàn thuế TNCN cho công ty.

Bước 2: Công ty chuẩn bị hồ sơ theo quy định.

Bước 3: Nộp hồ sơ cho cơ quan Thuế.

Bước 4: Cơ quan Thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

VI. Địa điểm kiểm tra hồ sơ hoàn thuế TNCN

Tại Điều 74 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về địa điểm kiểm tra hồ sơ hoàn thuế như sau:

(1) Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước được thực hiện kiểm tra tại trụ sở của cơ quan quản lý thuế.

(2) Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế được thực hiện kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế hoặc trụ sở của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

VII. Phân loại hồ sơ hoàn thuế TNCN

Căn cứ Điều 73 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về phân loại hồ sơ hoàn thuế như sau:

Hồ sơ hoàn thuế được phân loại thành hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế và hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước.

1. Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế bao gồm:

• Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế lần đầu của từng trường hợp hoàn thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

Trường hợp người nộp thuế có hồ sơ hoàn thuế gửi cơ quan quản lý thuế lần đầu nhưng không thuộc diện được hoàn thuế theo quy định thì lần đề nghị hoàn thuế kế tiếp vẫn xác định là đề nghị hoàn thuế lần đầu;

• Hồ sơ của người nộp thuế đề nghị hoàn thuế trong thời hạn 02 năm kể từ thời điểm bị xử lý về hành vi trốn thuế;
• Hồ sơ của tổ chức giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, bán, giao và chuyển giao doanh nghiệp nhà nước;
• Hồ sơ hoàn thuế thuộc loại rủi ro về thuế cao theo phân loại quản lý rủi ro trong quản lý thuế;
• Hồ sơ hoàn thuế thuộc trường hợp hoàn thuế trước nhưng hết thời hạn theo thông báo bằng văn bản của cơ quan quản lý thuế mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế hoặc có giải trình, bổ sung hồ sơ hoàn thuế nhưng không chứng minh được số tiền thuế đã khai là đúng;
• Hồ sơ hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không thực hiện thanh toán qua ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác theo quy định của pháp luật;
• Hồ sơ hoàn thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra trước hoàn thuế theo quy định của Chính phủ.

2. Hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước là hồ sơ của người nộp thuế không thuộc trường hợp diện kiểm tra trước hoàn thuế.